如何做好水產科技檔案的歸檔與管理

董 文

(山東省淡水水產研究所 山東 濟南 250013)

隨著生活水平的不斷提高，飲食結構的日趨合理，人們越來越重視食品安全問題，在對水產品需求量增加的同時更加注重水產品的質量。但就目前來看，還普遍存在著追求水產品產量而忽視產品質量的問題，加強水產科學技術研究就是解決這一問題的關鍵。水產科技檔案是從事水產科學研究部門在科研管理和實踐活動中所形成的文字、圖片、數據、光盤、影像等具有保存價值的載體材料。它是水產科研活動的真實記錄，在科研工作中發揮著知識儲備作用。水產科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業性強的特點，又有載體多、內容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對水產科技檔案的管理提出了更高的要求。但目前來看，有些部門對科技檔案的管理工作重視不夠，多數科研人員對科技檔案歸檔管理的重要性還認識不足、歸檔意識不強，這就造成了水產科技檔案管理上的諸多問題，嚴重影響了科技檔案的完整性、系統性和準確性。為了探討解決問題的途徑，筆者結合自己多年來的工作實踐，就水產科技檔案歸檔管理方面談一下自己的看法。

一、科技檔案歸檔管理對科學研究發展的重要性

隨著水產科學技術發展的不斷深入，科技檔案作用的重要性也日益顯著。它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果，其詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據和參考。從這個意義上可以看出，完整、系統、準確的科技檔案對科學研究是必不可少的。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據，進一步促進科研工作的持續發展，以實現科研成果轉化為經濟效益和社會效益。

二、科技檔案歸檔管理中存在的問題

1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。

多數單位和部門把精力集中于基礎設施建設、提高科研創新能力上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案管理意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發展中的作用。首先受傳統觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關緊要；還有的是擔心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規定和要求，從而使科技人員只片面強調科學研究的重要性，對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。

2、歸檔材料質量不高，完整性、系統性較差。

科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務書和相關協議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結驗收鑒定階段的工作總結、技術報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復印件多，原件少等問題。

3、檔案制度缺失，歸檔工作職責不明確。

科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員職責不明。

4、檔案管理人員業務素質偏低，專業性較差。

長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業務指導不到位，多數檔案管理人員都是身兼數職，沒有經過正規檔案管理部門的培訓，以至于業務素質偏低，專業性不強。對科技檔案歸檔內容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上檔案管理人員還要承擔其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質量和數量。

三、加強科技檔案歸檔管理的對策

針對當前科技檔案歸檔管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的歸檔管理，使科技檔案的作用得到充分發揮。

1、增強檔案管理意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。

檔案管理意識涉及到人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔起科技檔案歸檔的職責；其次，檔案管理部門要積極開發科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。

2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規范化。

建立《科技檔案管理辦法》、《科技檔案歸檔制度》等規章制度。制度應包括科研項目從開始到結題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。

3、提升檔案管理人員綜合素質，強化工作服務能力。

人的素質是關系到工作成敗的重要因素，因此，科技檔案管理人員綜合素質的提高是搞好檔案管理的根本保證。檔案人員要系統學習檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識，掌握先進的科技檔案管理方法和技術，具備科研項目管理知識，熟悉項目的來源情況和工作規律。只有這樣，檔案人員才能具有較高的綜合素質，做好收集、歸檔、整理各個環節的各項工作，進一步增強科技檔案工作服務能力。

綜上所述，要想做好科技檔案歸檔管理工作，需要有關部門及人員共同協作和共同努力。科技人員與主管部門不僅要轉變觀念，重視、支持、配合科技檔案管理人員的工作，還要幫助他們加強學習和培訓，使檔案管理人員的綜合素質得到進一步提升，讓科技檔案管理工作在科研發展中發揮更大的作用。