河南省白沙水庫除險加固工程建設(shè)項目檔案管理

□楊迎迎 □楊曉克(河南省白沙水庫管理局)

1.工程概況

河南省白沙水庫位于淮河流域沙潁河水系潁河上游，禹州市與登封市交界處，是20世紀(jì)50年代初治淮早期興建的大型水庫之一。水庫原設(shè)計洪水標(biāo)準(zhǔn)為100年一遇，校核洪水標(biāo)準(zhǔn)為1000年一遇。水庫不能達(dá)到國家《防洪標(biāo)準(zhǔn)》5000-2000年一遇的下限，實屬險庫。2002年9月，水利部淮河水利委員會對《初步設(shè)計》進(jìn)行了批復(fù)，批復(fù)概算9429萬元，批準(zhǔn)工期24個月。白沙水庫除險加固工程于2003年6月18日正式開工，至2005年5月20日主體工程順利完工，并通過了竣工驗收。

2.工程檔案的管理

2.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

白沙水庫除險加固工程建設(shè)管理局本著對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)的宗旨，深刻認(rèn)識搞好重點建設(shè)項目檔案管理的重要性，把工程建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入規(guī)章制度和工程建設(shè)中來。工程開工前期，舉行各參建方聯(lián)席會，要求各參建單位確定檔案員，對工程文件收集、整理進(jìn)行職責(zé)分工，以保證工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集。始終堅持將檔案工作與科研、設(shè)計、基建、勘察等工作的“四同步”管理。項目建設(shè)單位把檔案工作列為項目建設(shè)的主要內(nèi)容，做到項目計劃與檔案計劃同步，檔案整理與工程建設(shè)同步，檔案驗收與工程驗收同步，創(chuàng)精品工程，建一流檔案。

2.2 完備檔案管理所需設(shè)備

建管局領(lǐng)導(dǎo)為提高檔案工作的效率和質(zhì)量，適時配置更新了所需的軟硬件設(shè)備。如攝像機、計算機、激光打印機、復(fù)印機、掃描儀、防磁柜、刻錄機、自主研發(fā)檔案資料管理軟件等等。檔案裝具全部采用無酸卷盒，做到了整齊劃一，裝具統(tǒng)一，齊全完整。

2.3 重視開發(fā)利用

為更清晰、準(zhǔn)確的反映白沙水庫的歷史變化，建設(shè)局根據(jù)工程建設(shè)檔案資料編制了《河南省白沙水庫除險加固工程竣工驗收資料匯編》、《河南省白沙水庫除險加固工程建設(shè)紀(jì)實圖集》等。

3.工作經(jīng)驗及建議

第一，各建設(shè)項目在開工以前，要找一位具備工程技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識的人員來管理檔案，可以有針對性的收集工程檔案資料，能保證工程檔案的完整。具有檔案知識，對工程建設(shè)中出現(xiàn)的檔案應(yīng)該怎么整理、怎么分類，都有明確的思路，能完整、系統(tǒng)的收集和整理檔案。對于工程建設(shè)的每個階段應(yīng)該收集的檔案資料，心中有數(shù)，能及時督促監(jiān)理、施工單位收集完整文件資料。

第二，工程的前期資料是工程設(shè)計的基礎(chǔ)，要收集完整。如地質(zhì)勘測、可研的準(zhǔn)備資料等，這些資料產(chǎn)生時，工程還沒有立項，建管局也沒有成立，只能靠工程的申報單位來收集。所以，工程在做前期準(zhǔn)備工作的同時，要派專人對這些資料進(jìn)行收集、整理、預(yù)分類，既保證檔案的完整，又能在建管局成立后順利移交給管理單位檔案人員保管。

第三，按照工程項目建設(shè)程序和工程建設(shè)項目檔案的分類，把工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料按期分類，先進(jìn)行預(yù)立卷。這樣做的好處是，在工程竣工時，可以很容易的整理、利用檔案，縮短竣工后檔案資料的整理時間，達(dá)到事半功倍的效果。

第四，加強培訓(xùn)與指導(dǎo)。專職檔案管理人員要經(jīng)常性地做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，解答各參建單位在歸檔工作中存在的問題，為工程建設(shè)項目檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下良好基礎(chǔ)。

第五，建管局要按照基建項目文件材料的相關(guān)規(guī)定，制定檔案實施細(xì)則和整理辦法，由各施工單位整理后提交建管局進(jìn)行統(tǒng)一裝訂、編號、裝盒，保證歸檔資料的統(tǒng)一、完整、規(guī)范。

第六，在整理檔案前，建議工程建設(shè)部門組織檔案管理人員，特別是檔案員到檔案工作做得比較好、已經(jīng)驗收過的單位去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，避免走彎路，有利于檔案管理工作。

第七，設(shè)備儀器檔案要做好，特別是說明書，這在工程投入使用后，有很高的利用價值。曾有這樣的情況：一臺儀器在剛過了保修期后出現(xiàn)故障，檢修人員就按照說明書一一排查、維修。試想，如果這臺機器的說明書沒有收集存入到檔案中，這臺機器的維修就成了大問題。

第八，通過工程驗收和審計，檔案的利用效果非常明顯。利用率最高的也是最重要的檔案資料是建設(shè)項目的前期文件。如科研、設(shè)計基礎(chǔ)資料、設(shè)計資料和項目管理合同等文件。對于利用率較高，存檔份額又少的文件，建議建立副本，既有利保護(hù)正本文件，又能滿足查閱需要。例如：可研的批復(fù)、初設(shè)的批復(fù)、合同等。

第九，白沙水庫除險加固工程檔案資料的突出特色就是注重聲像檔案的收集。聲像資料的收集不同于紙質(zhì)檔案的收集，因為有些資料是轉(zhuǎn)瞬即逝的。比如爆破作業(yè)，想要有爆破場面，就必須在爆破時抓拍。這就要求在建設(shè)部門要有具有攝影專業(yè)技術(shù)知識和注重檔案收集的人員，從勘測到施工、從開工到驗收、從工程舊貌到新顏，音像檔案的收集貫穿工程建設(shè)的整個過程，記錄工程建設(shè)的每個重要歷史瞬間。在白沙水庫除險加固工程驗收時，我們利用聲像資料編研了《河南省白沙水庫除險加固工程建設(shè)紀(jì)實》圖冊、光盤，給驗收組成員留下了很深刻的印象。