農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的實(shí)踐與體會(huì)

陳永鋒 趙 冉

農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的實(shí)踐與體會(huì)

陳永鋒 趙 冉

廈門市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢驗(yàn)測(cè)試中心

該文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)實(shí)踐，初步闡述了傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室管理存在的問(wèn)題、實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)的目標(biāo)、內(nèi)容，實(shí)施信息化的優(yōu)勢(shì)、實(shí)施過(guò)程遇到的問(wèn)題及解決辦法，并說(shuō)明了下一步建設(shè)方向。

農(nóng)產(chǎn)品 檢測(cè)機(jī)構(gòu) 信息化

近年來(lái)，隨著各種突發(fā)性或群發(fā)性食品安全事故的不斷發(fā)生，農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全日益成為社會(huì)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題。作為市級(jí)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)量也隨之不斷增長(zhǎng)，檢測(cè)項(xiàng)目大批量遞增，分析測(cè)試任務(wù)繁重，按照傳統(tǒng)的檢驗(yàn)工作流程進(jìn)行原始記錄的填寫、檢驗(yàn)報(bào)告的編制，工作量巨大，檢驗(yàn)報(bào)告格式不統(tǒng)一，工作效率低下，工作延續(xù)性無(wú)法保證。在這種背景下，本單位與軟件公司合作開(kāi)發(fā)了《廈門市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)》，把信息技術(shù)與實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有的質(zhì)量保證體系相結(jié)合，通過(guò)優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)流程，提高了試驗(yàn)信息傳遞的時(shí)效性、部門協(xié)作的高效性、數(shù)據(jù)利用的綜合性以及報(bào)告編制的規(guī)范性，進(jìn)而減少工作人員工作量，降低實(shí)驗(yàn)室的管理成本。

1 信息化建設(shè)的目標(biāo)

以實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系為框架，應(yīng)用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的形式提高實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理水平，完善質(zhì)量管理體系，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理工作的規(guī)范性、檢驗(yàn)過(guò)程的程序化、自動(dòng)化，各部門間的信息與資源共享，檢測(cè)過(guò)程所采集的各類數(shù)據(jù)、信息可形成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，管理者可快速得到相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)作出決策。

2 信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容

信息化系統(tǒng)建設(shè)的主要任務(wù)是規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，建立標(biāo)準(zhǔn)、可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)內(nèi)容包括系統(tǒng)管理、檢驗(yàn)管理、物資管理、文檔管理、網(wǎng)上委托檢測(cè)與查詢等模塊。

2.1 系統(tǒng)管理

2.1.1用戶管理。根據(jù)人員的角色，設(shè)置不同管理權(quán)限和相應(yīng)用戶名及密碼，防止非法、越權(quán)使用。

2.1.2操作記錄查詢。對(duì)重要數(shù)據(jù)存取的操作日志進(jìn)行查詢，查看數(shù)據(jù)修改痕跡，保證數(shù)據(jù)的安全可靠，利于對(duì)責(zé)任事故進(jìn)行分析處理。

2.1.3數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)。可定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)庫(kù)遭遇破壞時(shí)的快速恢復(fù)。

2.1.4數(shù)據(jù)設(shè)置。對(duì)檢驗(yàn)原始記錄、檢驗(yàn)依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)表格式、數(shù)據(jù)字典等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，供后期共享調(diào)用。

2.2 檢驗(yàn)管理

從收樣登記開(kāi)始，全程經(jīng)多級(jí)審核、層層監(jiān)控產(chǎn)生特定格式的檢測(cè)報(bào)告，至客戶領(lǐng)取結(jié)束。流程管理支持分步退單操作，以滿足流轉(zhuǎn)過(guò)程的修改需要。

2.2.1樣品登記。將樣品類別根據(jù)業(yè)務(wù)類型分為委托檢驗(yàn)、監(jiān)督檢驗(yàn)、仲裁檢驗(yàn)，每種類別對(duì)應(yīng)相應(yīng)報(bào)告模板，選擇樣品類別后，系統(tǒng)根據(jù)實(shí)驗(yàn)室編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成唯一性樣品編號(hào)，該編號(hào)貫穿樣品流轉(zhuǎn)的全過(guò)程。在樣品登記時(shí)需采集樣品的基礎(chǔ)信息，包括樣品狀態(tài)、采（送）樣時(shí)間、采（送）樣單位、采（送）樣人員等；同時(shí)還需對(duì)判定依據(jù)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)限、留樣處置時(shí)間等進(jìn)行登記，登記完成后打印樣品檢驗(yàn)委托單，并提交樣品質(zhì)控。

2.2.2樣品質(zhì)控（合同評(píng)審）。由中心授權(quán)負(fù)責(zé)人通過(guò)了解客戶要求，評(píng)價(jià)中心的檢測(cè)能力和資源（即中心的資質(zhì)認(rèn)定檢測(cè)能力范圍、儀器設(shè)備、現(xiàn)有時(shí)間、人員等能否滿足客戶的要求），并對(duì)客戶委托樣品狀態(tài)、量進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而確認(rèn)是否接受委托。如接受委托，系統(tǒng)自動(dòng)生成打印檢測(cè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單。

2.2.3樣品檢驗(yàn)。經(jīng)過(guò)質(zhì)控的樣品，首先由檢測(cè)室主任根據(jù)檢測(cè)項(xiàng)目及科室人員工作量進(jìn)行評(píng)價(jià)，不符合檢驗(yàn)要求的進(jìn)行退檢，符合要求的進(jìn)行科室內(nèi)任務(wù)再分配后，進(jìn)入任務(wù)接受人檢驗(yàn)界面，非任務(wù)接受人員無(wú)法對(duì)檢測(cè)項(xiàng)目進(jìn)行任何操作，以保證數(shù)據(jù)的唯一性、正確性。檢驗(yàn)人員在實(shí)驗(yàn)過(guò)程，可即時(shí)在系統(tǒng)中錄入檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)，檢驗(yàn)結(jié)果根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定自動(dòng)生成，保存后與檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)一同進(jìn)入科室復(fù)核、審核人員界面。

2.2.4復(fù)核審核。復(fù)核人員對(duì)原始數(shù)據(jù)的完整性以及標(biāo)準(zhǔn)曲線和空白值使用合理性、檢出限、數(shù)據(jù)計(jì)算處理等進(jìn)行復(fù)核，簽署復(fù)核意見(jiàn)。審核人員負(fù)責(zé)審查原始數(shù)據(jù)、復(fù)查計(jì)算公式、計(jì)算參數(shù)及標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照、檢測(cè)結(jié)果正確性，原始記錄修改的規(guī)范性，對(duì)有疑慮或存在錯(cuò)誤信息的檢測(cè)項(xiàng)目做退回處理，對(duì)符合要求的簽署科室審核意見(jiàn)。待各科室承檢的所有檢測(cè)項(xiàng)目均審核合格后，樣品信息自動(dòng)傳遞至審核批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。

2.2.5審核批準(zhǔn)。檢測(cè)結(jié)果經(jīng)檢測(cè)室三級(jí)審核后，由報(bào)告編制人員匯總檢測(cè)室提供的數(shù)據(jù)，對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)（由系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)價(jià)），編制電子版檢驗(yàn)報(bào)告后，交報(bào)告審核人進(jìn)行整體審核，最后報(bào)中心授權(quán)簽字人終審。

2.2.6報(bào)告管理。經(jīng)簽字人終審簽發(fā)的報(bào)告自動(dòng)進(jìn)入報(bào)告發(fā)放環(huán)節(jié)，由報(bào)告編制人員進(jìn)行報(bào)告的書(shū)面打印、簽章發(fā)送及電子存檔。

2.2.7數(shù)據(jù)綜合查詢與統(tǒng)計(jì)分析。可根據(jù)樣品登記信息（如樣品編號(hào)、樣品類別等）及檢驗(yàn)過(guò)程信息（如檢驗(yàn)科室、檢驗(yàn)項(xiàng)目等）中的任何一個(gè)或多個(gè)組合進(jìn)行查詢、篩選所需信息，并自動(dòng)生成月報(bào)、季報(bào)等形式多樣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)預(yù)警分析，如對(duì)某設(shè)定期間合格率低的行業(yè)、樣品種類、檢測(cè)項(xiàng)目等進(jìn)行預(yù)警，為監(jiān)管工作提供重點(diǎn)方向。

2.3 物資管理

2.3.1實(shí)驗(yàn)物資管理

2.3.1.1實(shí)驗(yàn)室物品基本設(shè)置。對(duì)本實(shí)驗(yàn)室所涉及的物品根據(jù)所屬性質(zhì)進(jìn)行分類、編碼，共分三類，一類為大類，如儀器設(shè)備、化學(xué)試劑、輔助用品等，二類、三類在一類基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分（如一類為化學(xué)試劑，二類為醛類，三類為優(yōu)級(jí)純）。有效的分類及編碼利于后期的物品查詢選擇、庫(kù)存管理、信息統(tǒng)計(jì)功能的實(shí)現(xiàn)。

2.3.1.2供應(yīng)商設(shè)置。對(duì)實(shí)驗(yàn)室物品供應(yīng)商信息進(jìn)行登記并對(duì)其質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評(píng)估。

2.3.1.3物品采購(gòu)、登記管理。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)科室需求申請(qǐng)、采購(gòu)部門詢價(jià)與選擇供應(yīng)商、管理部門審核批準(zhǔn)、使用人員驗(yàn)收評(píng)價(jià)、倉(cāng)管人員出入庫(kù)管理全流程的在線電子化審批、狀態(tài)(如審批情況等)查看及信息登記。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置的最低允許采購(gòu)限值、最低庫(kù)存量預(yù)警、比價(jià)功能等，可有效控制庫(kù)存數(shù)量、采購(gòu)成本。

2.3.1.4物品查詢、統(tǒng)計(jì)。實(shí)時(shí)查詢物品當(dāng)前(含申請(qǐng)中、定購(gòu)中、已到貨未入庫(kù)物品、庫(kù)存量)及歷史明細(xì)（申購(gòu)及出入庫(kù)情況），統(tǒng)計(jì)各科室各類資金使用量，動(dòng)態(tài)掌握經(jīng)費(fèi)使用情況，準(zhǔn)確了解物品信息，為管理人員審批提供參考數(shù)據(jù)，解決傳統(tǒng)的盲目審批狀況。

2.3.2 儀器設(shè)備管理

對(duì)設(shè)備檔案、驗(yàn)收記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、期間核查記錄、溯源校準(zhǔn)記錄、故障和修理記錄等內(nèi)容進(jìn)行信息化管理，同時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)生成周期檢定表和維護(hù)計(jì)劃，并通過(guò)短消息對(duì)臨近檢定的設(shè)備進(jìn)行提醒。

2.4 文檔管理

2.4.1 人員檔案管理。將實(shí)驗(yàn)室人員的基本情況、培訓(xùn)學(xué)習(xí)記錄等個(gè)人技術(shù)檔案電子化保存。

2.4.2 實(shí)驗(yàn)室資料管理。將質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、自行編制的規(guī)范、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢定證書(shū)及有關(guān)表格等規(guī)范性文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)其有效性、更新情況、受控狀態(tài)、認(rèn)證認(rèn)可情況進(jìn)行監(jiān)控，避免無(wú)效文件的采用。同時(shí)對(duì)檢驗(yàn)項(xiàng)目的判定值進(jìn)行預(yù)先設(shè)定，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)過(guò)程的結(jié)果自動(dòng)判斷，避免人為誤判。實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速檢索、查閱到相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化信息傳遞。

2.5 網(wǎng)上委托檢測(cè)與查詢

通過(guò)單位門戶網(wǎng)站與實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室與客戶間遠(yuǎn)程的信息交流和網(wǎng)上交易，客戶可憑樣品編號(hào)與授權(quán)碼通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)時(shí)了解實(shí)驗(yàn)進(jìn)程，查閱檢驗(yàn)報(bào)告，如此可大大減少實(shí)驗(yàn)室與客戶間發(fā)生的業(yè)務(wù)成本和時(shí)間成本，提高實(shí)驗(yàn)室競(jìng)爭(zhēng)能力。

3 實(shí)施信息化的優(yōu)勢(shì)

3.1 實(shí)時(shí)發(fā)揮質(zhì)量管理體系作用

系統(tǒng)設(shè)計(jì)以樣品檢驗(yàn)流程為主線，將GB/T 15481-2000《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》所涉及的要素貫穿其中，有機(jī)結(jié)合，可實(shí)時(shí)充分發(fā)揮質(zhì)量控制和質(zhì)量管理功能。

3.2 以信息化技術(shù)擴(kuò)充管理手段

通過(guò)該系統(tǒng)可依照相應(yīng)權(quán)限對(duì)檢測(cè)流程進(jìn)行全程監(jiān)控、查詢、追溯，對(duì)檢測(cè)結(jié)果、業(yè)務(wù)信息和管理信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和匯總，并且限制非授權(quán)人員瀏覽上述信息。既可做到信息查詢統(tǒng)計(jì)的便捷性、準(zhǔn)確性，同時(shí)又在最大程度上對(duì)客戶信息、資料進(jìn)行保密。在關(guān)鍵點(diǎn)的控制與預(yù)警方面的設(shè)計(jì)也突顯出信息技術(shù)輔助管理的優(yōu)勢(shì)，如留樣處置的到期提醒、超檢測(cè)時(shí)限的警告、物品低庫(kù)存預(yù)警及允許采購(gòu)的最低庫(kù)存控制、臨過(guò)期標(biāo)準(zhǔn)品的處置通知、采購(gòu)單價(jià)與歷史最低價(jià)的自動(dòng)比價(jià)。

3.3 信息傳遞的即時(shí)性及規(guī)范性

數(shù)據(jù)采集和處理功能可避免信息的重復(fù)錄入，做到源出一處、全局共享，將檢測(cè)人員從繁雜的數(shù)據(jù)計(jì)算中解脫出來(lái)，縮短數(shù)據(jù)處理時(shí)間，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，避免人為因素對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)的影響，保證結(jié)果的公正性。同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作流程，可以使不同的人在不同的時(shí)間里完成某個(gè)任務(wù)時(shí)，都可以得到質(zhì)量劃一的結(jié)果，如定制檢驗(yàn)報(bào)告模板，可保證報(bào)告形式的統(tǒng)一性。

3.4 業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化與程序化

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)（文檔標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、儀器設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、物品標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)、人力資源庫(kù)等）的建立與操作流程的規(guī)范，保證了工作的完整性、持續(xù)性，避免因人員離崗造成業(yè)務(wù)中斷。

3.5 信息的快速檢索及分析

信息化建設(shè)的最大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在可隨時(shí)調(diào)用系統(tǒng)所采集的各類歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析、深層運(yùn)用，自動(dòng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為決策提供及時(shí)、有效的數(shù)據(jù)支持。

3.6 信息傳遞的無(wú)紙化

適應(yīng)低碳社會(huì)發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)文檔資料傳遞過(guò)程的無(wú)紙化，且可以迅速更新文檔，確保文件始終處于受控狀態(tài)。

4 實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題及解決辦法

在信息化實(shí)施過(guò)程中必然涉及人們傳統(tǒng)管理思想、管理模式、工作習(xí)慣的轉(zhuǎn)變及業(yè)務(wù)流程的重組、責(zé)權(quán)利的再分配，大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化導(dǎo)入，還有系統(tǒng)漏洞等一系列實(shí)際問(wèn)題，初期會(huì)引起相關(guān)人員的抵觸情緒。因此，實(shí)施信息化管理需要管理層高度重視和大力支持，充分做好引導(dǎo)和溝通協(xié)調(diào)工作，積極而穩(wěn)妥地推進(jìn)。一旦前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立完成，檢驗(yàn)人員體驗(yàn)到信息化系統(tǒng)的便捷性及其帶來(lái)的效益與效率的顯著提高，相關(guān)問(wèn)題也就會(huì)迎刃而解。

5 下一步建設(shè)方向

5.1 結(jié)合現(xiàn)代物流系統(tǒng)，引入電子商務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在線委托、樣品異地交接、費(fèi)用網(wǎng)上支付、進(jìn)程實(shí)時(shí)跟蹤、報(bào)告遠(yuǎn)程打印的新商務(wù)模式，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，降低業(yè)務(wù)成本，增加實(shí)驗(yàn)室的區(qū)域影響力。

5.2 進(jìn)一步完善檢驗(yàn)儀器與實(shí)驗(yàn)室信息化系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、分析，設(shè)備檢驗(yàn)圖譜自動(dòng)關(guān)聯(lián)存檔。

5.3 進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施及信息安全手段，開(kāi)發(fā)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程審核、審批功能，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、隨地使用系統(tǒng)。

6 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)為我們提供了高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化人機(jī)系統(tǒng)，它的有效運(yùn)用對(duì)優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室資源配置，規(guī)范和監(jiān)督檢測(cè)行為、提高工作效率和檢驗(yàn)質(zhì)量、提升管理水平和單位形象，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力起到了舉足輕重的作用，是農(nóng)產(chǎn)品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)發(fā)展的必然選擇。同時(shí)，我們必須正確認(rèn)識(shí)到，信息化建設(shè)是一個(gè)漸進(jìn)動(dòng)態(tài)的增效過(guò)程，必須結(jié)合工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，在實(shí)踐中不斷開(kāi)發(fā)和完善。