在數字化校園背景下推進人事管理工作信息化

劉劍鋒

中國藥科大學 江蘇 210009

0 前言

隨著校園信息化建設的不斷深入發展，高校的各項行政管理也隨之產生巨大的變革。作為高校行政管理工作的重要一個方面——人事管理工作，也逐漸實現了信息化。但總體來說，多數高校對信息系統的建設各偏重于教學、科研方面，而對應用于管理方面的信息系統的投入，相對滯后并缺少全盤規劃。

1 人事管理工作為何需要實現信息化

高校人事管理信息化，具體而言是指高校人事部門借助現代化的信息技術，以計算機和網絡為平臺，通過對高校各種人事信息資源的廣泛收集、整理、深入開發和充分利用，促進人事管理從傳統事務型管理到現代人力資源數字化管理的轉變，不斷提高人事管理的效率和決策水平的過程。

1.1 由人事管理工作的性質和要求決定的

高校的人事管理工作內容十分繁雜，一般包括人員招聘、人員信息管理、勞資管理、考勤管理、年終考核、職稱評定、培訓進修、人才培養等等。而這每一項工作都牽涉到人才選拔或培養以及廣大教職工的收入。可以說人事管理工作搞不好，必然會影響到廣大教職工的工作積極性。人事管理工作的好壞直接影響到高校的核心競爭力。

(1) 工作復雜且精確度要求高

人事管理工作繁雜瑣碎，如果僅僅依靠人事部門工作人員的手記筆算，恐怕誰都難免出錯。只有把所有數據錄入管理系統，由電腦代為統計、計算，數據的精確程度才有可靠的保證。例如，全校教職工工資、津貼、獎金的發放如改成依靠軟件系統根據相關數據計算，由教職工本人復核，才能做到萬無一失。再比如關于教職工的各種詳細信息的查詢，如果沒有一套功能強大信息查詢系統，恐怕很難查找。

(2) 工作內容透明化的需要

人事管理工作關乎教職工的切身利益，如待遇、福利、職稱、培養、考核、調配等等。如果不能做到公開、公正，很難做到讓廣大員工滿意。而使用信息化系統，通過網絡化公開所有的政策、規定，在特定范圍內公示有關教職工的數據信息，則可以很好的化解這一矛盾。

(3) 檔案信息化管理的需要

高校建設迅速加快，對高校人才的需求和利用逐漸增大，檔案材料數量和種類也日益增多，人員的流動也不斷增加，加強信息化管理已經成為高校人事檔案管理發展的一個主要趨勢和途徑。檔案對于每位教職工未來的發展至關重要。隨著檔案數量的不斷增加，檔案保存、管理數字化工作已經勢在必行。當然，檔案數據的安全保護與備份，修改檔案數據的權限管理等工作不但需要建設一整套先進的軟硬件系統，更需要相關政策的進一步完善。

(4) 領導決策的需要

作為學校領導需要人事部門提供數據支撐，以便科學的做出重大的決策、決定。所以人事部門的信息化、數據的精確程度至關重要。人事部門需要對現有員工的年齡、學歷、職稱、工作業績等數據統一分析，提出學校欠缺何種人才，為學校招聘新員工、人才引進和人才培訓的方向提供支持。

1.2 數字化校園的建設需求決定的

有很多高校已經實現了人事管理工作的數字化，但卻是單獨一個系統，沒有和其他系統對接，數據沒有共享。其實人事管理系統是數字化校園建設非常重要的一個環節。高校建設數字化校園平臺，教職工信息都是由人事管理子系統提供的。可以說這一部分，人事處提供的數據最為權威，也只能由人事處才可以有權限進行維護。而且人事管理系統必須通過數字化校園的平臺和其他業務子系統和教務、科研、財務等系統對接，以便他們能及時獲得人事處已經更改的數據。我們可以舉一個例子來說明人事處對數據維護的必要性。如一個新員工來報到，到人事處報到后，人事處分給一個工號，必將其信息錄入人事處系統。很多學校都使用教職工工號作為的登錄賬號，這時該教職工根據其身份和工作性質，已經獲得了一定訪問數字化校園的權限。財務處應該通過數字化校園的共享數據平臺獲得這個教職工的相關信息，并根據需要將這些信息轉換成財務系統使用的格式進行存儲。教務系統、科技系統、圖書館系統、后勤系統等同理也會進行這樣的轉換，而不需要該教職工到所有部門辦理手續。

2 人事管理系統的方案設計

2.1 基本功能

各個高校人事管理制度不同，人事管理系統的建設需要量身定做。主要包括：人事調配(引進)、工資與保險管理、培訓培養、職務晉升、崗位考核、檔案管理、出國出境、退休管理等功能。下面設計了某高校人事管理系統的主要模塊：

(1) 招聘功能模塊

招聘功能模塊子系統實現由各部門上報招聘計劃，學校在網上公開招聘并公布招聘流程。這一模塊的設計需要有網上填報應聘者信息的功能。應聘者在網上看到招聘信息后，如有意向，會在網上注冊登錄，投遞網上簡歷。這些信息匯成人才庫，相關招聘部門也應該有權限訪問，以便審核應聘者條件，并給出反饋意見。

(2) 人員信息查詢、維護模塊

該模塊可以查詢所有在編教職工的包括基本信息、家庭信息、履歷經歷、任職信息、合同信息在內的各類信心，并由專人進行維護這類信息數據，保證數據準確性。一般部門領導可以查詢本部門的員工的信息，其余教職工可以查看自己的信息。該模塊還具有統計報表功能。

(3) 考勤管理模塊

用于全校教職工的考勤信息，并作定期統計?？梢詫⒏鞑块T考勤的權限下放到各部門的管理人員。人事部門匯總各部門的缺勤情況和全校的缺勤情況并按照規定實施獎罰措施。

(4) 人才培養模塊

由人事處根據學校的需求，列出培訓、進修的計劃，并在全校范圍內進行公式。由教職工個人在線申請，申請首先需要得到本部門領導批準、審核，然后根據相關工作流程確定最后名單。

(5) 勞資管理模塊

高校員工人數眾多，職稱、職位經常改變，導致工資核查出錯的事情時有發生。這一模塊和人員信息的模塊相關聯，由軟件根據一定政策和方法計算教職工的工資。因基本信息，教職工可以隨時查看、復核，所以可以保證該數據的準確。

(6) 檔案管理模塊

這一模塊主要是利用軟件記錄檔案的存放位置、調用記錄等。檔案數據實現數字化，存儲到學校的數據中心，涉及到安全、備份等多方面因素，目前還不能取代紙質檔案。

2.2 建設原則

該系統需要采用先進的技術架構及應用模式，基于學校數字化校園建設的總體規劃，根據學校人事管理的辦事流程和政策法規，提出整套技術解決方案，為學校建設一套安全可靠、穩定運行、適合未來發展的業務系統。

3 總結

高校的人事管理系統對明晰工作流程，降低工作強度，提高工作效率，增加工作透明度，使人事管理工作更加科學化、規范化、有著非常積極的意義，對于全面建設數字化校園更是有著舉足輕重的作用。

[1] 趙宇馨,朱江.淺析高校人事管理工作中的人事信息化[J].經營管理者. 2010.

[2] 王尹辰.信息技術背景下高校人事管理工作分析[J].時代教育.2011.