ERP管理軟件在會計工作中存在的問題與對策

陳莉萍

一、ERP管理軟件功能

1.ERP管理軟件基本功能

企業(yè)資源計劃（EnterpriseResource Planning，簡稱ERP）系統是一種主要面向制造行業(yè)進行物質資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統。通過運用ERP，企業(yè)能夠利用計算機對企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進行自動化管理，具有制造，辦公操作，供應鏈管理，人力資源管理，項目管理，財務與管理，客戶服務，銷售與市場營銷等商業(yè)功能。

2.ERP管理軟件會計處理與傳統會計處理的差別

（1）會計憑證產生的部門不同

ERP系統下部分會計憑證由業(yè)務部門產生，并不是所有的會計憑證均由會計人員填制。ERP系統通過設置，業(yè)務部門在完成如物資采購入庫、產品銷售出庫、生產完工確認等業(yè)務的同時，ERP系統會完成相應的賬務處理。這一階段的部分會計憑證由非會計人員完成，可保證財務處理的及時性和會計數據的一致性。會計人員僅對這部分非會計人員完成的會計憑證進行審核，但審核是在系統外完成的。一旦發(fā)現會計處理有誤時，會計人員不能修改相應的會計憑證，它必須通知業(yè)務部門對上述業(yè)務進行重做，因為各業(yè)務部門的用戶名和密碼都是分開的，各自管理自己的賬號。

（2）成本核算方法不同

ERP系統采用標準成本核算體系與企業(yè)日常采用的實際成本核算體系不同。

在ERP系統下，首先必須制定物料消耗的構成件、定額及定額費用，并由系統評估出各種物料的標準價格。其次確認員工每天對每種產品所消耗物料后形成的半成品成本，并按照標準成本系統產生半成品庫存成本，同時通過產品成本收集器歸集各種原料、輔料的實際消耗和完工產品應承擔的定額制造費用，月末財務人員將定額費用調整為實際費用，結算出產品的實際成本。第三，對日常銷售出庫的產品，系統自動產生結轉銷售收入的會計憑證，同時按標準成本結轉銷貨成本；月末財務人員再將標準成本與實際成本的差異在存貨與銷貨之間進行分配。

二、企業(yè)在ERP管理軟件應用中存在的問題

1.貨物收發(fā)與財務滯后

在日常會計業(yè)務處理中，貨物收發(fā)和財務滯后的問題時常會出現，小部分原因是部門工作流程不夠緊接，比如銷售要求物流發(fā)貨，物流發(fā)出去了但是財務實際上并沒有收到貨物發(fā)出的信息，這樣，財務確認收入或做出庫就會滯后。對收貨，采購部收到從海關清關后運來的貨物，入庫了但是財務同樣沒有獲得信息的話就不能及時做到岸成本，也會間接影響到給客戶發(fā)貨。財務部是整個公司系統的管理部分，要對公司每一步進行把關，財務部的工作滯后會嚴重影響各部門的工作效率。

2.會計數據的真實性、完整性還未達到預期的效果

依照ERP的設計思想，會計業(yè)務采取集成處理，信息集成通過數據共享來實現物流、信息流與資金流的統一，在這種狀況下，會計基礎數據應該具有即時性和準確性，但是由于會計數據多樣性、客戶需求個性化等因素的存在造成了會計數據失效、失真。

3.員工缺乏培訓，對ERP系統管理軟件一知半解

ERP是借用一種新的管理模式來改造企業(yè)舊的管理模式，是先進的、行之有效的管理思想和方法。實施ERP并不僅僅是使用了系統而是意味著管理理念的改變，如果不進行人員培訓，公司員工對如何應用ERP系統來解決企業(yè)實際問題缺乏全面的認識和了解，缺乏一種主人翁的精神和感情，新員工只能從同事那里請教得來些許認識，這必然會影響ERP的實施效果。從而導致一般只是計算機技術人員在做這項工作，其他職能部門的人員未介入或以向計算機技術人員提供幫助的姿態(tài)參與部分工作。不了解如何維護系統，也不了解系統的具體運行情況，導致無從下手，無法有效的實施ERP。公司的員工有的甚至不愿意放棄自己習慣的工作方式去使用ERP系統，它們經常希望修改ERP系統來適應他們原有的工作方式。這些都是忽略員工培訓所導致的后果。

4.ERP技術的運用給會計檔案管理帶來一定影響

雖然我國商品化財務軟件功能已經比較完善，但由于各企業(yè)在信息化方面的差異，一般企業(yè)財務軟件的應用實際上也僅限于模擬手工會計上的業(yè)務處理，尤其在會計檔案管理上，仍然采用傳統的管理模式。由財務部門統一管理，在ERP系統下會計檔案管理模式已成為必須解決的問題。由于ERP系統下存儲在計算機中的會計電子數據與各業(yè)務子系統存在密切關系，在財務部門打印的會計憑證和會計賬簿已無法反映會計核算的全貌，更無法實現對一些重要會計信息的搜索和查閱，傳統的以紙張作為媒介、由財務部門統一保管會計檔案的模式，實際上已經不適應ERP環(huán)境下的會計檔案管理要求。因此，企業(yè)內部亟需建立一套適應ERP系統的會計檔案管理模式。

三、解決ERP管理軟件應用中存在問題的基本方法

1.建立“提示”機制

對貨物收發(fā)和財務滯后這個問題，最容易直觀的解決方法就是聯系ERP維護商建立“提示”機制，如果采購部在收到貨物入庫把物料清單輸入ERP后，會自動跳出一條“提示”，這條“提示”只有使用manager用戶名進入ERP的員工才能看到，一般，只有財務部的管理者才能使用manager用戶名登陸ERP，也不會影響其他用戶名登陸的工作人員工作。同理適用于銷售部的發(fā)貨，銷售部發(fā)貨后，物流負責ERP的出庫流程操作，然后會有“提示”，這里的“提示”也可以是“批準”，在財務部受到自動提示批準發(fā)貨后，物流部門才可以聯系運輸公司。這樣一來，不管是采購還是發(fā)貨銷售，財務部可以及時得到信息進行管理。

2.建立輸入數據的確認與再確認制度

ERP系統中會計數據的多樣性勢必會造成數據的失真，畢竟輸入ERP數據的不是同一個人，而是各個部門的工作人員，如采購人員、物流人員等。在這種情況下，要找出完全解決數據輸入錯誤的方法是沒有的，只能利用人工方法來盡量減少數據出錯的機會，在員工培訓時，督促員工在ERP輸入時用確認再確認的原則，不可盲目提交數據，可以為此建立獎懲機制以促進工作。

3.加強員工培訓，提高員工對ERP系統的認可度

信息化進程的加快，使ERP技術在企業(yè)的應用成為必然。這樣，應用人員對ERP技術本身的理解，就顯得至關重要了。企業(yè)相關人員對于ERP的應用進行排斥，勢必造成ERP技術在企業(yè)應用的失敗。為了更好地發(fā)揮ERP的效用，要求企業(yè)相關人員對此要有科學的認識，加強培訓是理解認識ERP的唯一途徑，能讓他們盡快適應角色的轉變。因此，培訓應注重兩個方面：一是通過ERP相關知識的教育，使其提升知識結構，讓財務人員主動地接受新觀念、新方法；二是通過加強培訓，改善其有關操作技能，提高會計人員學習的主動性。只有企業(yè)與ERP供應商相互配合，做好全員培訓，才能實現財務人員素質的提高，使ERP更好地為企業(yè)財務管理服務。