知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理的問題及措施

劉 楠

（唐山師范學(xué)院 辦公室，河北 唐山 063000）

知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理的問題及措施

劉 楠

（唐山師范學(xué)院 辦公室，河北 唐山 063000）

通過文獻(xiàn)資料法、邏輯分析法、專家訪談法闡述了高校檔案管理中所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，分析了我國高校檔案管理中存在的問題，并提出今后發(fā)展策略。

高校；檔案管理；知識經(jīng)濟

伴隨著人們對信息需求和依賴性的逐漸增強，檔案事業(yè)也迎來了前所未有的發(fā)展機遇。但是，知識經(jīng)濟的興起，信息時代的變遷，必然會對人們的生產(chǎn)、生活方式和工作、思維方式帶來強烈的沖擊，高校的檔案管理工作也不可避免地會出現(xiàn)一系列客觀現(xiàn)實問題，值得展開進(jìn)一步的梳理和分析，以促進(jìn)高校綜合檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

1 知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理所面臨的機遇和挑戰(zhàn)

1.1 知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理所面臨的機遇

知識經(jīng)濟時代背景下，信息傳輸、數(shù)字壓縮、語言識別、虛擬技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在一定程度上均得到了快速發(fā)展，高校綜合檔案數(shù)字化信息資源管理在這一發(fā)展背景下，迎來了發(fā)展的機遇。高校的檔案管理工作從最初的案卷、文件目錄發(fā)展到現(xiàn)代的分類法和主題法，為高校師生提供了一個超文本活化的信息服務(wù)，從而提高了高校綜合檔案管理效率，拓寬了知識傳播路徑和信息利用效率，促進(jìn)了高校的檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)主要包括以下兩個方面：（1）傳統(tǒng)封閉狹隘的自我發(fā)展觀念的影響，造成了高校綜合檔案管理缺乏宏觀的規(guī)劃和管理，條塊分割，各自為政，自我封閉，缺少合作；（2）重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念。長期以來由于受到計劃經(jīng)濟的影響，一些高校綜合檔案管理人員工作只是習(xí)慣于把需要保存的檔案信息收入館藏，重藏輕用，缺乏服務(wù)的積極性和服務(wù)意識。

2 我國高校綜合檔案管理中存在的若干問題分析

2.1 領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，檔案從業(yè)人員管理意識差

部分高校領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，沒有意識到檔案管理對學(xué)校的教學(xué)、科研所起到的積極意義，很少關(guān)注或過問學(xué)校的檔案建設(shè)工作，造成工作松散，工作效率低下，統(tǒng)計數(shù)據(jù)失準(zhǔn)，基礎(chǔ)材料匱乏，歸檔立卷不及時并造成材料積壓。

2.2 高校綜合檔案管理者的思想意識落后

高校綜合檔案管理工作者由于長期拘囿于檔案的搜集和整理，不能結(jié)合知識經(jīng)濟發(fā)展的需求樹立現(xiàn)代管理意識并踐行管理行為，缺乏對自身工作重要性的認(rèn)識，以致在實際的工作中缺乏管理創(chuàng)新和改革意識，不能合理地開發(fā)和利用高校綜合檔案管理的多種資源，造成管理資源的無形消耗。

2.3 檔案管理人員整體素質(zhì)不高

知識經(jīng)濟時代對高校綜合檔案管理者的素質(zhì)自然也提出了更高的要求，要具備文件整理、計算機、管理、信息搜集等多方面的工作能力。但是，就目前我國高校綜合檔案管理人才的實際來看，有的是因為工作調(diào)動安排在高校綜合檔案部門，有的是其他人員兼職做檔案工作，缺乏檔案管理經(jīng)驗，嚴(yán)重影響知識經(jīng)濟時代高校綜合檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)利用，因此培養(yǎng)專業(yè)檔案管理的復(fù)合型人才刻不容緩。

2.4 高校綜合檔案信息開發(fā)利用工作相對落后

檔案信息資源的合理開發(fā)和利用是高校綜合檔案管理的重點，但是，對于高校綜合檔案信息資源的開發(fā)多停留在表面層次上，缺乏深度編研，以致難以真正進(jìn)入信息市場流通，不能滿足用戶的實際需求，難以產(chǎn)生社會和經(jīng)濟效益，進(jìn)而造成高校綜合檔案人力、物力、財力的浪費現(xiàn)象。

2.5 高校綜合檔案的宣傳力度和開放力度不足

高校綜合檔案管理的宣傳力度和開放力度不足也是制約和影響高校綜合檔案管理的一大桎梏，這也在一定程度上造成了高校綜合檔案信息資源的利用率較低。分析原因，由于高校綜合檔案管理部門缺乏市場意識，封閉保守，檔案管理人員“保密保險”的陳舊管理意識依然存在，甚至很多大學(xué)生不了解查檔的途徑、方法和學(xué)校檔案館（室）的內(nèi)容、成分，這也不利于高校綜合檔案管理工作的持續(xù)開展。

3 高校綜合檔案管理的應(yīng)對措施

3.1 樹立檔案知識意識和現(xiàn)代管理意識

由于高校的檔案管理工作長期處于半封閉狀態(tài)，制約高校綜合檔案管理的內(nèi)外部因素猶存，從業(yè)人員對于現(xiàn)代信息文明和知識經(jīng)濟的相關(guān)知識知之甚少，這就需要思想上入手，樹立檔案知識意識和現(xiàn)代管理意識，以建立適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的思想觀念和意識。首先，要提高對知識經(jīng)濟時代背景下高校綜合檔案管理的重視；其次，樹立開拓進(jìn)取的檔案管理發(fā)展理念，改革高校傳統(tǒng)檔案管理模式，充分發(fā)揮高校綜合檔案信息資源優(yōu)勢，激發(fā)檔案管理人員的潛能，不斷增強高校綜合檔案部門的發(fā)展能力；再次，建立和深化開放意識，采用多種靈活的服務(wù)方式，營造一個良好的利用環(huán)境，引入競爭機制，樹立實效意識和資源共享意識，增強科研意識和競爭意識，強化服務(wù)意識。

3.2 推進(jìn)高校綜合檔案管理現(xiàn)代化

首先，運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，搜集、整理、保存、統(tǒng)計高校綜合檔案，以提高高校綜合檔案文件立卷效率和檔案質(zhì)量，并借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，建立高校綜合檔案信息數(shù)據(jù)庫；其次，運用現(xiàn)代化技術(shù)手段和管理模式，推進(jìn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，開展檔案系統(tǒng)的建庫聯(lián)網(wǎng)工作，并為高校信息網(wǎng)建設(shè)創(chuàng)造條件，進(jìn)而實現(xiàn)高校綜合檔案信息資源共享；再次，加強高校綜合檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，目前高校綜合檔案部門計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)置，軟硬件設(shè)備缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就需要按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，以便實現(xiàn)信息資源共享。

3.3 加強高校綜合檔案人才隊伍建設(shè)

加強管理人才隊伍建設(shè)是實現(xiàn)高校綜合檔案高效管理的核心所在。高校檔案管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代知識技術(shù)，充實知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)檔案創(chuàng)新意識，以更好地為開展各項管理服務(wù)工作。具體可以通過建立高校綜合檔案管理人員的競爭激勵機制，在系統(tǒng)教育、實踐教育和繼續(xù)教育中不斷提升管理水平。

4 結(jié)束語

知識經(jīng)濟時代為高校的檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供了良好的發(fā)展機遇，但是，高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的重視，檔案從業(yè)人員管理意識差，高校綜合檔案管理者的思想意識落后，檔案管理人員整體素質(zhì)不高，高校綜合檔案信息開發(fā)利用工作相對落后亦是不爭的事實。這就需要在不斷改革的進(jìn)程中，探索高校綜合檔案管理與知識經(jīng)濟的契合點，真正把高校綜合檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

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[3]羅竹蓮.做好新時期高校檔案工作的思考[J].檔案天地, 2004(6):34-35.

[4]周冀.高校檔案管理的觀念更新[J].中國檔案,2004(12): 23-24.

（責(zé)任編輯、校對：任海生）

Management Issues and Measures of Comprehensive Archives in the Knowledge Economy Era

LIU Nan
(Office of Tangshan Teachers College, Tangshan 063000, China)

Through literature, logical analysis, and expert interviews, the opportunities, the challenges, and the problems of university records management were studied. A development strategy in order to provide a reference for development was finally put forward.

colleges and universities; file management; knowledge-based economy

G27

A

1009-9115(2012)05-0159-02

2012-05-18

劉楠（1977-），女，河北唐山人，檔案館員，研究方向為綜合檔案。