中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)構建探析

浙江財經(jīng)學院東方學院信息分院 宋杰

中小企業(yè)信息管理系統(tǒng)構建探析

浙江財經(jīng)學院東方學院信息分院 宋杰

改革開放以來，我國中小企業(yè)數(shù)量增長迅速，其信息化管理進程也在不斷推進，各種應用及信息方案如雨后春筍，這些都為中小企業(yè)的信息化管理建設進行了良好的鋪墊。本文正是在對中小企業(yè)信息化建設的概念、必要性以及發(fā)展情況進行分析的基礎上，對中小企業(yè)構建信息化管理進行了概述，重點研究了構建方法，希望能夠?qū)χ行∑髽I(yè)進行信息化建設提供參考。

中小企業(yè) 信息系統(tǒng) 信息化建設 企業(yè)管理

目前，中小企業(yè)在我國工商登記注冊部門占據(jù)的比例達到90%以上，而與其利用的份額相對較小的金融資源相比，中小企業(yè)卻對我國的GDP創(chuàng)造、城鎮(zhèn)就業(yè)、出口以及稅收做出了巨大的貢獻，其構成了我國經(jīng)濟運行的重要基礎力量，對國家的經(jīng)濟命脈起到直接助力作用。

企業(yè)進行機構簡化的重要步驟是信息化建設，這不但可以為企業(yè)提高經(jīng)營效率以及降低維持成本，而且對于企業(yè)提高經(jīng)營的連貫性和穩(wěn)定性也是一劑良藥。信息化管理可以在內(nèi)部員工中形成較好的創(chuàng)新環(huán)境，企業(yè)借助信息管理系統(tǒng)可以更好的滿足管理需求，這種差異化的競爭管理模式可以極大地提高企業(yè)產(chǎn)品及服務的附加值，促成企業(yè)的順利轉(zhuǎn)型，增加核心競爭力，保持持續(xù)健康的發(fā)展。我國《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展信息化“十一五計劃”》中就已經(jīng)提出大力扶持中小企業(yè)信息化建設的戰(zhàn)略目標和任務，近些年來，我國廣大中小企業(yè)的信息化意識已隨WTO框架的深入而有所提高，然而也面臨著魚龍混雜的現(xiàn)實局面。從經(jīng)濟發(fā)展全局來看，作為我國市場經(jīng)濟重要組成力量的中小企業(yè)信息化管理水平還較為落后，與西方國家相比劣勢明顯，亟待指引和規(guī)劃發(fā)展[1]。

1 我國中小企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀及存在問題分析

1.1 中小企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀

據(jù)國家統(tǒng)計局于2011年進行的全國中小企業(yè)信息化建設調(diào)查報告中呈現(xiàn)的信息顯示：在被調(diào)查的近三萬家中小企業(yè)中，擁有互聯(lián)網(wǎng)接入能力的企業(yè)數(shù)量占到80%以上，而這些企業(yè)中只有約五分之一的數(shù)量擁有自己的企業(yè)局域網(wǎng)及公共網(wǎng)站，近半企業(yè)有自己的電子郵件系統(tǒng)，電郵系統(tǒng)已經(jīng)成為中小企業(yè)的主要信息應用，但是核心業(yè)務的信息化應用程度卻只有10%左右，部分中小企業(yè)已經(jīng)開展了電子商務經(jīng)營管理模式[2]。

在對信息化建設對企業(yè)助力作用的調(diào)查中，多數(shù)企業(yè)認同信息化管理的正面作用，認為信息化建設能更好的規(guī)范經(jīng)銷渠道、加強客戶管理以及全面提升競爭力；在對眾多中小企業(yè)進行的信息化改造及建設意愿調(diào)查中，多數(shù)企業(yè)表達了愿意開展電子商務及進行信息化系統(tǒng)管理投資的意愿，無論是財務信息的集成管理還是企業(yè)人力資源的信息化建設，都暴露了巨大的潛在市場。

以被調(diào)查的華商基業(yè)管理咨詢有限公司為例，其本是一家致力于為大型企業(yè)提供人才培養(yǎng)與發(fā)展領域咨詢服務的公司，是目前我國在這一領域視野發(fā)展較為廣闊、理解也比較深入的專業(yè)機構。華商基業(yè)的核心業(yè)務是企業(yè)人才的培養(yǎng)體系規(guī)劃、行業(yè)課程開發(fā)、內(nèi)部培訓師以及關鍵人才培養(yǎng)等，其信息化管理建設也較為典型。目前公司的信息化管理系統(tǒng)維持部門有近20人，服務器在托管，主要應用為郵件、網(wǎng)站、內(nèi)部辦公網(wǎng)等主要的三個功能。公司的信息管理系統(tǒng)有二十多個終端，在服務器使用方面，較大的功能調(diào)整較少，服務器基本上以文檔式為主，郵件基本上一個月備份一次，公司員工每天上班第一件事就是打開郵件查看信息，網(wǎng)站的外部訪問量不是很高。目前，華商基業(yè)公司信息化建設正在做推廣，把現(xiàn)有網(wǎng)站功能豐富，增加互動功能。公司的信息化硬件建設問題較少，軟件方面的問題基本上求助于合作托管方，軟件監(jiān)控建設投入較少。總的來說，華商基業(yè)公司使用的這套信息化管理辦公系統(tǒng)，以相對較少的投入，較好地提升了公司的辦公效率，是眾多中小企業(yè)中利用信息化辦公系統(tǒng)較為成功的案例之一[3]。

1.2 中小企業(yè)信息化建設發(fā)展中存在的問題

國家統(tǒng)計局提供的報告已經(jīng)顯示了我國中小企業(yè)信息化建設理念的進步和投資意愿的提升，但是同時也發(fā)現(xiàn)了一些問題，具體如下：

(1)中小企業(yè)信息化建設人才儲備短缺，信息化科學認知程度低。目前中小企業(yè)的經(jīng)營決策大多采用領導個人決策直接決定模式，因此信息化推進很大程度決定于企業(yè)最高領導的意愿，而這些人普遍存在著信息化理論及實踐知識儲備欠缺的問題，觀念較為陳舊，而信息化建設所需要的計算機和管理雙項人才的引進受重視程度較低，具備這些技能的人才較為匱乏。

中小企業(yè)缺少科學的管理思想還導致了現(xiàn)代企業(yè)制度在管理中貫徹的較大難度，部分中小企業(yè)領導將信息化建設的精力主要集中在提升硬件、網(wǎng)絡環(huán)境以及軟件應用水平的基礎上，而對人才的管理和使用較為輕視，這不但會使得巨資信息設備運營效率低下，不能發(fā)揮應有作用，而且還會對企業(yè)的資金管理造成額外浪費成本。此外，中小企業(yè)對于員工信息化辦公的培訓力度較小，對相關軟件和信息模塊培訓教育缺乏，這也會導致中小企業(yè)信息管理建設的落后，甚至被同業(yè)和大企業(yè)趕出競爭激烈的市場。

(2)中小企業(yè)信息化系統(tǒng)管理建設投資結構不合理。資金欠缺以及企業(yè)融資難、自由資金周轉(zhuǎn)慢是眾多中小企業(yè)都存在的問題，而企業(yè)信息化管理改造和建設又是一項時間跨度較長的工程，風險與機會同在，但是小企業(yè)的實力決定了其管理水平的低下以及融資渠道狹窄的現(xiàn)實，眾多的中小企業(yè)都存在企業(yè)資金不能應付信息化建設費用的巨大支出困境。

對于信息化系統(tǒng)管理所需要的軟硬件、專業(yè)操作人才、相關業(yè)務及知識培訓以及系統(tǒng)的更新維護等事項，都需要大量資金的持續(xù)保障，而小企業(yè)的“多辦事、少花錢”經(jīng)營思想使得信息化管理建設不能在它們之間得到堅持；另一方面，不少中小企業(yè)盲目的在信息化建設過程中加大對硬件設備的投入，而對先進的信息管理集成軟件重視較少，這種頭重腳輕的做法不僅直接使得企業(yè)流動資金運轉(zhuǎn)困難，而且預期的信息化建設收益達成率也會嚴重降低，況且對于昂貴的硬件設備得不到科學的管理和維護，二次損失較大，企業(yè)后續(xù)投入實力被拖累。

2 市場經(jīng)濟背景下中小企業(yè)進行信息化管理建設的實施步驟

信息化基礎建設、生產(chǎn)作業(yè)管理信息化、內(nèi)部管理信息化以及供應鏈和客戶關系管理信息化是中小企業(yè)信息化管理系統(tǒng)構建的四個有機組成部分，具體來講有以下幾個方面：

(1)信息化基礎建設。這部分包括網(wǎng)絡平臺構建、企業(yè)網(wǎng)站建設、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設以及辦公自動化建設等。

網(wǎng)絡平臺構建要注意內(nèi)部網(wǎng)的萬維網(wǎng)接入，目的在于更加高效地利用資源共享，內(nèi)部網(wǎng)可以實現(xiàn)企業(yè)無紙化辦公，提升辦公效率，通常硬件選擇可以利用企業(yè)自有的LAN，軟件選擇要注意網(wǎng)絡協(xié)議和操作系統(tǒng)功能，要結合企業(yè)自身需求進行選取，中小企業(yè)必須進行合理投資規(guī)劃，統(tǒng)籌網(wǎng)路接入費用；外部網(wǎng)接入可以促進企業(yè)與客戶、供銷商等的及時信息交流，因此要格外注意信息安全，可采用數(shù)據(jù)加密的SSL技術方案，設置防火墻，防止來自外部的非法數(shù)據(jù)存取；要注意中小企業(yè)的Internet連入建立在遵循TCP/IP協(xié)議的基礎上，以物理連接方式將計算機系統(tǒng)進行資源整合。

中小企業(yè)網(wǎng)站建設包括站點主題及銷售目標劃定、域名申請等，前者主要涉及建立網(wǎng)站初期指導方針、確立方向以及開展優(yōu)勢特色網(wǎng)絡服務等業(yè)務，企業(yè)管理者確立數(shù)據(jù)信息類型及來源，設立轉(zhuǎn)換HTML的信息更新流程，構建信息目錄，技術人員對數(shù)據(jù)設立超文本鏈接，是信息質(zhì)量和數(shù)量平衡發(fā)展，網(wǎng)站管理者創(chuàng)建易于信息和站點搜尋的網(wǎng)絡結構，創(chuàng)新鼓勵人員訪問網(wǎng)站的生動頁面，以遠程用戶的便捷訪問為原則采用文字及圖像格式，文字為主，圖像為輔；域名申請以申請國內(nèi)域名為主，可以向域名管理機構CERNET或CNNIC進行申請，個別企業(yè)由國際需求也可以像國際Internet服務提供商咨詢。

數(shù)據(jù)庫及辦公自動化系統(tǒng)建設要注意實體數(shù)據(jù)的結構化程式處理，以數(shù)據(jù)表為導向，建立各項數(shù)據(jù)之間的對應連接，對系統(tǒng)環(huán)境及企業(yè)實際情況進行調(diào)研后編寫代碼，針對用戶界面、信息輸出入、數(shù)據(jù)打印以及管理維護模塊測試系統(tǒng)運行穩(wěn)定性，若測試結果較為穩(wěn)定，便可以組織技術人員進行操作手冊編制；辦公自動化系統(tǒng)建設注重部門之間的信息交換，電子郵件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及會議管理系統(tǒng)是重點，中小企業(yè)根據(jù)資金實力選購打印機、掃描儀、傳真機以及硬盤設備等，檔案管理系統(tǒng)標定存儲、統(tǒng)計、標記以及刪除項目，會議計劃籌備信息系統(tǒng)要統(tǒng)籌通知、回執(zhí)、計劃、安排、查詢、記錄等議題調(diào)理科目。

(2)生產(chǎn)作業(yè)管理信息化籌備。這一部分要注重信息技術細節(jié)發(fā)展，綜合應用CAD(計算機輔助設計)技術、CAM(計算機輔助制造)技術、CAPP(計算機輔助工藝設計)技術、CAE(計算機輔助工程)分析技術等來進行信息利用和協(xié)調(diào)，中小企業(yè)要結合企業(yè)產(chǎn)能形成CAD/CAM程序處理鏈條，進行產(chǎn)品質(zhì)量及效率的信息化過濾，這些高端信息處理軟件的利用可以極大地提高企業(yè)創(chuàng)新及生產(chǎn)效率，改進產(chǎn)品和服務質(zhì)量，使得管理層及時、準確、綜合地獲取行業(yè)前沿信息及企業(yè)發(fā)展狀況的數(shù)據(jù)解讀。

(3)內(nèi)部管理信息化構建。這部分要統(tǒng)籌中小企業(yè)信息流、物流、資金流以及工作流等任務集合，推進資源的存儲和銷售統(tǒng)建管理，對財務及人力資源進行信息化管理，具體來講，信息系統(tǒng)要提供企業(yè)產(chǎn)品訂單、入庫、付款等管理功能，實現(xiàn)資金流和物流的實時監(jiān)控，定期自動建立數(shù)據(jù)表統(tǒng)計，能夠提供企業(yè)資源調(diào)撥、庫存規(guī)劃、批次參照、盤點矯正以及物料折損折價計算等服務；其次還要重點建立財務管理信息化終端，實現(xiàn)企業(yè)財務與實體業(yè)務協(xié)調(diào)運行，對于人力資源信息終端要綜合構建組織結構、招聘管理、評估培訓、福利分配以及溝通交流等多方面功能[5]。

(4)客戶關系管理信息化建設。這部分的信息化處理著重信息終端的客戶資源管理、客戶交流反饋以及日常公關等項目功能，以對于客戶的營銷、服務、事物性處理為主，對于客戶渠道集成、客戶信息分析、客戶協(xié)議履行以及潛在客戶發(fā)展功能為輔。對于企業(yè)與合作方的雙向交流則要求信息系統(tǒng)的組織瀏覽信息、銷售業(yè)績報告、歷史銷售波動以及銷售傭金和其他費用的報告提供功能，此外，客戶數(shù)據(jù)參照和個性化服務提供也要在企業(yè)網(wǎng)站上有所體現(xiàn)，便于客戶自助服務，當然。與客戶的信息交流是嚴格限制在企業(yè)信息系統(tǒng)的標準Web及密碼登陸基礎上的，以防數(shù)據(jù)泄露。

3 結語

中小企業(yè)的管理信息系統(tǒng)構建是一項相對其他業(yè)務屬性較為龐大的系統(tǒng)型工程，其實施對中小企業(yè)來說是機遇與風險并存的，巨大的潛在價值和開發(fā)應用的資金投入成本等都決定了其規(guī)劃統(tǒng)籌的必要性。為了在激烈的市場競爭中立足，與大企業(yè)爭奪利潤空間，中小企業(yè)必須要在分析自身特點的基礎上，全面的了解和掌握管理系統(tǒng)信息化建設的發(fā)展及投入利用情況，以合理的管理系統(tǒng)信息化建設規(guī)劃方案為基礎，參照既有成熟經(jīng)驗，建設并運營好企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，立足標齊小企業(yè)精簡模式，實現(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設的真正價值，不斷地將企業(yè)管理和創(chuàng)新能力推向前進。

[1]王茜.關于我國中小企業(yè)管理信息化的思考[J].財會月刊,2010(1).

[2]覃忠達.淺述管理信息系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的重要地位[J].廣東煙草,2009(5).

[3]王凡林.關于重構企業(yè)信息管理系統(tǒng)的思考[J].商業(yè)研究,2010(3).

[4]劉鳳琴.我國企業(yè)信息化建設研究[J].工業(yè)技術經(jīng)濟,2010(9).

[5]張?zhí)炱?中小企業(yè)信息化進展的問題和對策[J].吉林大學學報,2010(3).

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1005-5800(2012)06(b)-059-02