加強人事檔案管理 促進醫院人力資源可持續發展

錢華

加強人事檔案管理 促進醫院人力資源可持續發展

錢華①

人才是醫院的核心競爭力，人事檔案是醫院人才開發的重要資源，加強人事檔案管理，創新管理方式，實現人事檔案管理現代化，充分發揮人事檔案的資源優勢，將人事檔案管理與人力資源管理有機結合起來，從而為醫院人力資源的開發利用奠定堅實的基礎。

人事檔案； 管理； 醫院； 人力資源； 可持續發展

醫院人事檔案是指醫院醫護人員在醫療、科研等過程中形成的文字材料，它反映了醫護人員的思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等方面的情況。人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著不可替代的關鍵作用，為醫院領導提供各類人才信息和用人依據，為勞動工資制度改革、醫院各類專業技術人員的職稱評定和醫院職工享受各類福利待遇提供依據，是醫院人才開發的重要資源[1]。

隨著社會發展，人們對健康的重視，醫療保健日趨規范，醫療行業競爭日益激烈，人才流動向市場化發展，“科技興院、人才興院”作為主戰略已深入人心。人才是醫院的核心競爭力，醫院要在競爭中求生存、求發展，就要及時發現人才、培養人才，不斷改革用人制度，務求準確識才、選才、用才。因此，只有在管理好人事檔案的基礎上建好醫院的人才庫，才能有效促進醫院人力資源管理工作的開展。

1 加強人事檔案管理，推進人事檔案管理的科學發展

1.1 要加強人事檔案管理隊伍的建設，全面提高人事檔案管理水平 目前，大多數醫院檔案管理人員均非專業專職人員，學習檔案專業知識的機會較少。同時，部分檔案管理人員年齡較大，計算機能力水平偏低，不能較好地利用現代化人事檔案系統。各級檔案工作主管部門必須結合專業特點，注意對檔案管理干部隊伍自身建設和培養，采取各種形式，定期對人事檔案管理人員進行崗位培訓，不斷提高他們的政治素質和業務水平，能夠精通人事檔案管理工作的業務，如收集、鑒別、整理、保管、轉遞和提供利用等工作的有關規定和工作方法以及檔案保護技術、信息化管理等科學技術知識，使他們在思想上過硬、在業務上熟練、在方法上創新、在能力上領先，真正成為實現醫院正確決策的好參謀。

1.2 創新檔案管理方式，醫院人事檔案管理由傳統手段向現代信息化管理轉變 醫院人事檔案反映了個人的成長經歷、教育背景、政治思想、醫療業務能力水平、績效考核情況等，它具有動態性的特點。傳統手工管理需要耗費大量的人力、物力，管理效率較差，不便于流動管理和信息利用。傳統手工管理耗時較久，檔案材料往往大量積壓，查閱檔案時看到的還是幾年前的信息。而現代信息化管理可制作電子檔案，逐步將檔案管理由文件處理轉向數字管理系統，開發和建設好人事檔案數據庫系統。利用計算機使檔案數字化、信息化，節省了人力、物力，提高了檔案管理的效率。同時，實行現代化管理，動態管理人事檔案信息，面向應用，建立“活庫”，保證了人事檔案信息的時效性和準確性，能夠促進人才資源的開發和利用。

在此基礎上，建立全國統一的干部人事檔案信息系統，利用現代化的計算機技術和科學的檢索系統，可提供檔案材料的鑒別、分類、查閱、轉遞功能，有利于流動人員的檔案管理，也便于檔案信息隨時查閱和利用。實現檔案工作各個環節的信息化，沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務，適應新時期的發展需要。如在辦理干部任前考察、政審、戶口遷移、公證信息采集、職稱申報等事宜時，能夠直接在系統中查閱相關人事檔案信息，不再需要辦理繁雜的各類證明手續，簡化了辦事流程，提高了效率。

2 人事檔案管理工作促進醫院人才資源的可持續發展

2.1 充分利用現有人事檔案信息，建立醫院的人才庫 作為人才信息縮影的人事檔案，在開發醫院人才資源過程中占有重要的位置。人事檔案是貯存醫院人才資源的信息庫，具有信息集中、系統、準確、全面的特點，能為人力資源工作提供各種有價值的信息，充分利用現有的人事檔案信息，建立醫院的人才庫，能為選拔、使用和培養人才提供服務，逐步形成能夠有效進行選才、育才、用才、惜才、展才的人力資源管理制度，促進優秀人才脫穎而出。

人事檔案為醫院人才資源的開發提供了重要信息資源。一份完整的人事檔案，可以提供一個醫務人員較全面的個人信息，為工資、獎勵、升降、調動、聘任、職稱晉升與教育培訓提供人力資源信息與依據。

2.2 科學分析人事檔案，實現醫院人力資源規劃 人力資源規劃是現代醫院人力配置的前期性工作，是一個對醫院人員流動進行動態預測和決策的過程，它在人力資源管理中具有統領與協調作用。任何組織，要想有合格、高效的人員結構，就必須進行人力資源規劃。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據。通過對人事檔案信息的分析，能夠預測醫院人力資源需求和可能的供給，按醫院人才發展規劃制定年度人才招聘計劃，合理配備人員。

在醫院，影響人力資源需求的因素主要來自醫院內部，有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求，人才工作計劃制定是否科學合理、實施是否順利等方面發揮著重要作用。

可以通過分析人事檔案信息，總結醫院整體的人才儲備狀況，結合人事流動的檔案信息，預測醫院人才的需求狀況，從而有效科學的制定人力資源規劃、崗位設置、人員基本編制，為醫院領導的決策提供可靠的依據。如果沒有詳細的人事檔案信息分析，就無從清晰的了解醫院整體的人才儲備狀況，也就無法進行科學預測，由此可見，做好醫院人事檔案工作，對于人力資源需求預測的關鍵性。所以，醫院人力資源部門要以利于醫院人才隊伍建設為立足點，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為醫院人力資源管理工作提供有效的服務。

2.3 通過研究人事檔案制定員工培訓發展計劃，實現人力資源綜合素質能力提升 人事檔案中員工知識素質、工作經驗和工作技能是其中的重要組成部分，通過對這些資料的研究，能為制定多元化的員工職業生涯規劃提供依據。人力資源部門對人事檔案信息進行研究分析，可以從中發現人才成長的某些特點和規律，對于識別人才、培養人才都有著十分重要的意義。透過對員工人事檔案中的學歷、履歷、進修、培訓材料分析，制定出符合醫院實際的多元化職業發展規劃，有目的、有針對性地制定和安排培訓發展計劃，利用多種教育資源，組織員工全面實施政治理論學習、專業技術人員繼續教育及崗位規范化培訓，全面提升員工的整體素質[2]。

人力資源管理的價值絕非單純的功能應用，作為醫院戰略的重要組成部分，人力資源戰略的制定需要基于詳實、客觀、深度的分析基礎之上，因此，人力資源的各種分析是人力資源戰略決策的基礎。人事檔案管理與人力資源管理有機結合起來，通過對醫院現有人員信息的分析，整合相關信息資源，使人事檔案管理逐步走向標準化、系統化、規范化，為人力資源的開發利用奠定堅實的基礎，為醫院的長足發展提供人力資源保障。

隨著衛生系統人事制度改革的不斷深化，人力資源管理方法和理念的不斷更新，相信人事檔案必將成為人力資源管理的新突破口，人事檔案也必將為實現醫院人力資源的可持續發展做出更大貢獻。

[1] 石青.醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國醫院，2009，13(8)：50-51.

[2] 許劍波，姚云華.醫院檔案信息化建設的現狀與對策[J].中國現代醫生，2010，48(1)：87-88.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.13.058

①華東療養院 江蘇 無錫 214065

錢華

2012-02-27) (本文編輯：李靜)