財務(wù)管理在技改項目中的新角色

□文/楊培新

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度改革的深入、法人治理結(jié)構(gòu)不斷完善，企業(yè)內(nèi)部各部門職能的劃分日益精細(xì)。而在越來越規(guī)范化、精細(xì)化的企業(yè)環(huán)境下，財務(wù)部門在政策方面的監(jiān)督職能必然要有所變化，才能實現(xiàn)自己獨到的價值。在浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司大型技改工程中，財務(wù)通過豐富管理內(nèi)涵，發(fā)揮了獨特的作用。

財務(wù)資金安全管理功能的延伸

(一)擴(kuò)大的管理內(nèi)涵。國內(nèi)大型建設(shè)項目的財務(wù)管理，往往對施工企業(yè)的研究較多，近年主要強調(diào)項目法施工的核算。而建設(shè)單位往往強調(diào)工程結(jié)算方面的付款控制和投資控制。其中建設(shè)單位在付款控制方面，往往按合同進(jìn)度控制。通常的工程建設(shè)投資管理中涉及的把好“財務(wù)撥款關(guān)”，也往往指“應(yīng)當(dāng)依據(jù)施工合同規(guī)定和工程進(jìn)度，嚴(yán)格按照審批程序撥付工程款”。而浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司(以下簡稱“中煙公司”)的財務(wù)付款控制則在合同控制的基礎(chǔ)上又引申了一步，對施工方專用賬戶使用進(jìn)行監(jiān)督控制。施工方從其專用賬戶中支取款項用于工程支出，應(yīng)事先錄入其采購、分包等合同、發(fā)票的信息，稱為備案告知。專用賬戶開戶行的支付專柜，在核對支票信息與備案信息一致后，執(zhí)行支付。中煙公司財務(wù)監(jiān)管人員稍后審核告知內(nèi)容與施工方上報的書面材料是否一致，對不符的付款責(zé)其糾正，且在錯誤糾正前可暫停其專用賬戶的所有支付。

(二)延伸的管理條件。一是從上世紀(jì)90年代至今，項目法施工已經(jīng)形成較清晰的按項目進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算和管理的模式，使得中煙公司要求施工企業(yè)按項目進(jìn)行相對獨立的財務(wù)核算成為可能，也就為中煙公司對主要的承建單位按其承建的項目進(jìn)行帳戶管理提供了先決條件。二是重點項目的投資規(guī)模大、資金充裕是資金監(jiān)管得以順利延伸的重要條件。由于項目的資金規(guī)模大，銀行為爭取存款樂于提供附加服務(wù)；而承建方也往往具備一定資金實力，依據(jù)公司的資金管理辦法，也能提高其自身資金管理水平。三是技改項目專用賬戶監(jiān)管軟件為延伸管理搭建了技術(shù)平臺。建立銀行共管賬戶，對項目資金進(jìn)行監(jiān)管是本行業(yè)針對重大投資項目的監(jiān)管提出的一個新思路、新方法，即要求中標(biāo)單位必須建立技改項目的專用賬戶，公司在銀行的協(xié)助下通過軟件對合同項目資金進(jìn)行監(jiān)督使用。當(dāng)然，好的思路還要正確的執(zhí)行。為杜絕法律隱患，公司在項目招投標(biāo)時將對專用賬戶進(jìn)行監(jiān)管的原則和三方(建設(shè)企業(yè)、承建單位、專用賬戶開戶銀行)協(xié)議寫入招標(biāo)文件。日常執(zhí)行時注意與承建方的溝通和對經(jīng)辦人的培訓(xùn)。軟件運行3年來監(jiān)管效果良好，并成為行業(yè)內(nèi)推廣的范例。

(三)延伸監(jiān)管的意義。以往財務(wù)控制只是在本企業(yè)層面，一旦結(jié)算結(jié)束，款項進(jìn)入對方單位，財務(wù)也就完成控制任務(wù)了。而工程項目質(zhì)量控制中確實存在很多因為總包企業(yè)占用分包單位的資金，而影響建設(shè)單位工程進(jìn)度或質(zhì)量的問題。以往的建設(shè)項目中，就發(fā)生過此類糾紛。而通過對項目資金在施工企業(yè)使用中的監(jiān)管，保證建設(shè)資金被用在真正的在建項目中:給總包的資金被分撥給合同約定的分包商，給材料供應(yīng)商的資金被用于購買合法指定品牌、質(zhì)量的材料，給勞務(wù)分包商的資金被分發(fā)到最終的勞務(wù)工手中等等。這就在很大程度上減少了由于資金不到位、資金錯位而引起的工程質(zhì)量問題。更重要的是，對銀行專用賬戶的監(jiān)管通過軟件進(jìn)行，動作統(tǒng)一、規(guī)范，且沒有很高的專業(yè)技術(shù)和工程相關(guān)經(jīng)驗的要求。

傳統(tǒng)財務(wù)核算功能的延伸

(一)以集成軟件逐步豐富核算內(nèi)容。中煙公司的所有會計核算及相關(guān)的預(yù)、決算等財務(wù)管理都是通過SAP軟件平臺實現(xiàn)的，技改項目的會計核算也沒有單獨帳套。為了準(zhǔn)確核算基建、技改項目資金，對該在建工程采用建設(shè)單位會計核算方法。為了單獨反映技改投資，通常財務(wù)軟件通過開發(fā)“項目核算”功能以實現(xiàn)對“項目”收支的輔助核算。基本開發(fā)思路是在憑證數(shù)據(jù)表文件中增加“項目代碼”字段用以專門存儲“項目代碼”信息，并以“項目代碼”為索引與項目數(shù)據(jù)表文件建立關(guān)聯(lián)，從而把對“項目”收支的核算從傳統(tǒng)的“科目”核算中分離出來。

以工程核算為例，中煙公司2009年9月前使用的是金蝶EAS系統(tǒng)，依靠該系統(tǒng)將工程項目的核算細(xì)化到合同號、款項類別、往來單位以及公司業(yè)務(wù)部門等除原會計科目以外的輔助項目，這解決了以前的項目明細(xì)核算由于合同號太多，往來單位又相互交叉，導(dǎo)致以往來單位設(shè)置查詢條件時，同一往來單位不同合同核對困難的問題。而后引入的SAP系統(tǒng)集成性則更強，可以將在建工程的信息作為資產(chǎn)卡片與未來形成的固定資產(chǎn)卡片相對應(yīng)，且進(jìn)一步將在建工程項目的核算與資本性支出的預(yù)算建立了關(guān)聯(lián)。現(xiàn)在日常查詢時，不僅可以從在建項目的明細(xì)賬追蹤到憑證，還可以追蹤到項目對應(yīng)的資產(chǎn)卡片及其年度預(yù)算的情況。

(二)完善輔助賬簿提升管理服務(wù)水平。雖然財務(wù)核算可以反映的內(nèi)容已很豐富，但在與技改辦及公司內(nèi)外部的溝通中，我們發(fā)現(xiàn)還有必要完善輔助賬冊，以進(jìn)一步滿足對賬及全過程審計、控制的需求。充分利用輔助核算可以提高企業(yè)內(nèi)部核算水平，繼而增強管理效率，對于提高企業(yè)整體競爭力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展也頗有助力。同時，在工程管理系統(tǒng)中，需要建立在同一工程項目下所簽訂的所有合同及相關(guān)工程支出的完成情況清單，并要盡量實現(xiàn)工程管理部門和財務(wù)管理部門對相關(guān)數(shù)據(jù)的共享，至少要做到雙方及時對賬，以避免相互數(shù)據(jù)矛盾，口徑不一致的狀況出現(xiàn)。

中煙公司財務(wù)建立項目核算輔助賬冊的初衷，是為了分類統(tǒng)計現(xiàn)有的核算項目，監(jiān)督核對合同的執(zhí)行進(jìn)度。但隨著與業(yè)務(wù)部門對賬，發(fā)現(xiàn)技改辦對于投資完成情況的關(guān)注點與公司財務(wù)部門的不完全一致。財務(wù)部門注重發(fā)票的取得，將工程及設(shè)備的預(yù)付款通過往來賬來反映，并不記入投資的完成情況，且由于設(shè)備的進(jìn)項增值稅可以抵扣的原因，在財務(wù)在建工程中反映的投資完成情況并不含設(shè)備價外的進(jìn)項增值稅。而業(yè)務(wù)部門對現(xiàn)金的支出更為敏感，只要是付款都認(rèn)為是投資支出的實際推進(jìn)。再加上流程不同，技改辦對由企業(yè)其他部門配合完成的工作(如行政部門配合提供的臨時廚房設(shè)施)，或在企業(yè)層面的特種委托收款(項目水電費等)，往往不計入自己的技改發(fā)生額。

技改部門未計入的支出項可在與財務(wù)對賬時增加，但在對同一事項上因與財務(wù)反映的口徑不同而呈現(xiàn)出不同的投資進(jìn)度就不能簡單地通過增減金額來保持一致。而且中煙公司內(nèi)審為了進(jìn)行工程項目支出的控制，也需要財務(wù)部門與項目實施部門在對投資完成情況的上報口徑上保持一致。這樣，財務(wù)人員依據(jù)準(zhǔn)則和制度的規(guī)定不能改變企業(yè)在建工程的核算方法，但又需向相關(guān)部門實時提供滿足對方口徑的日常數(shù)據(jù)，這就只能求助于輔助賬來反映日常核算系統(tǒng)無法反映的兩大內(nèi)容:設(shè)備增值稅及其抵扣情況、合同總價及其執(zhí)行情況。且通過輔助核算，往來款與發(fā)票的結(jié)算情況一目了然，建設(shè)支出按基建會計核算要求的分類與企業(yè)按技改項目小組的分類明晰，既便于技改辦內(nèi)部對賬，又體現(xiàn)了內(nèi)審要單獨統(tǒng)計的內(nèi)容。

(三)財務(wù)預(yù)算管理職能的延伸。正如很多深入實施ERP的企業(yè)所經(jīng)歷的，隨著企業(yè)信息管理平臺的日益完善，全面預(yù)算管理與事前控制逐漸成為企業(yè)財務(wù)管理的重點。年度預(yù)算成為企業(yè)年度資金運作的總綱，資本性支出分類別、分項目，每一項資產(chǎn)都給予獨立的預(yù)算號；日常支出分解到月度，部門的可用資金以月度預(yù)算為限。而全面預(yù)算考驗著企業(yè)各部門工作推進(jìn)的能力和分析測算的水平，也從制度層面保證了財務(wù)管理對于技改項目預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督再也不是事后反映，而是首先獲得當(dāng)期的資金預(yù)算及付款預(yù)計進(jìn)度，再據(jù)以申請撥付資金。對沒有按計劃執(zhí)行的預(yù)算要及時向相關(guān)部門詢問原因，對沒有預(yù)算或超出預(yù)算的項目一方面要嚴(yán)格把關(guān)，不予付款，另一方面要依業(yè)務(wù)的實際情況及時進(jìn)行協(xié)調(diào)聯(lián)系，督促業(yè)務(wù)部門依規(guī)范的流程辦理手續(xù)，以便能順利結(jié)算。應(yīng)該說，隨著SAP系統(tǒng)將核算與預(yù)算執(zhí)行情況關(guān)聯(lián)，在項目預(yù)算管理方面已經(jīng)可以做到事先掌握預(yù)算尺度，事中嚴(yán)格控制預(yù)算支出，解決預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，事后及時反映和總結(jié)各部門預(yù)算執(zhí)行情況。

通過多個系統(tǒng)的集成，財務(wù)預(yù)算管理工作由原先的匯總預(yù)算、反映預(yù)算執(zhí)行情況，轉(zhuǎn)而為分析解決預(yù)算及其執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，以提高預(yù)算的準(zhǔn)確性；同時協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好突發(fā)事件的應(yīng)急處理，使之既符合預(yù)算管理和資金監(jiān)管程序，又不影響業(yè)務(wù)工作推進(jìn)效率。而隨著預(yù)算執(zhí)行率的提高，財務(wù)部門對項目付款進(jìn)度的把握日漸準(zhǔn)確，也提升了財務(wù)資金運作的水平，最終既提高了經(jīng)濟(jì)效益，又加強了應(yīng)對外界不確定因素的能力，進(jìn)一步保障了項目的順利推進(jìn)。

綜上所述，在大型技改項目中，財務(wù)部門借助現(xiàn)代技術(shù)手段，在分工精細(xì)的企業(yè)環(huán)境中，不僅沒有因工作點的轉(zhuǎn)移而模糊了職責(zé)，反而充分利用財務(wù)核算和管理的職業(yè)專長，開創(chuàng)了項目資金安全管理、核算控制和預(yù)算管理工作的新局面。