數(shù)字化標準資料館建設是未來發(fā)展趨勢

孫秋玲

數(shù)字化標準資料館建設是未來發(fā)展趨勢

孫秋玲

本文通過分析比較傳統(tǒng)標準館和數(shù)字標準館之間的區(qū)別和聯(lián)系，從館藏結構、管理理念、服務模式、人員培養(yǎng)等方面，闡述數(shù)字標準館是傳統(tǒng)標準館的繼承和創(chuàng)新，是標準化事業(yè)發(fā)展的必然結果。

傳統(tǒng)標準館 數(shù)字標準館 館藏結構 數(shù)字化服務平臺 紙質(zhì)文本網(wǎng)絡技術

隨著計算機技術特別是網(wǎng)絡技術和通訊技術的快速發(fā)展與普及，社會已經(jīng)邁入信息資源高度共享的數(shù)字時代。以數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化為特征的科學技術革命對社會形態(tài)、產(chǎn)業(yè)結構和經(jīng)濟活動產(chǎn)生了巨大的影響。像數(shù)字圖書館的建立和發(fā)展，特別是高校圖書館聯(lián)盟式的管理模式，對同樣具有服務功能的標準檔案館帶來一定的啟發(fā)和借鑒。以下將對傳統(tǒng)標準館和數(shù)字標準館進行分析與比較。

數(shù)字化標準館的建立正是傳統(tǒng)化管理在信息時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。數(shù)字標準館不但具有傳統(tǒng)紙張式的功能，還融合了其他信息資源的全部功能，因此數(shù)字標準館必將成為未來社會的公共信息中心重要組成部分。與數(shù)字館的發(fā)展相適應，標準檔案管理也將進入科學化管理階段。

1.從標準資料館的組成和結構進行比較

（1）標準館場館的建設比較。全國各省、市大都建有標準館，機構設在標準情報研究所，傳統(tǒng)的館藏標準多是紙質(zhì)文本方式存在，過去靠手工檢索，現(xiàn)在已發(fā)展成為計算機檢索相關標準信息，并且標準出版印刷也逐步發(fā)展為遠程打印，這不僅提升標準利用率也使服務水平上一臺階。但是館藏標準種類和數(shù)量是衡量一個標準館質(zhì)量的重要指標，是標準館賴以生存的物質(zhì)基礎，傳統(tǒng)館的館藏是館與館之間相互獨立，各自為政，結果是大量的有效資源被閑置，造成人力、物力和財力的浪費，已不適應國家倡導的“綠色生活”。而數(shù)字標準館與傳統(tǒng)標準館的館藏模式上發(fā)生根本變化，數(shù)字館是利用計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術形成的不受區(qū)域限制的信息空間或信息系統(tǒng)，它以數(shù)字化方式將信息資源存儲在具有海量存儲能力的存儲系統(tǒng)中，通過計算機和網(wǎng)絡將信息資源傳遞給不同地域的用戶，從而做到不受時間和空間限制的信息資源共享。

（2）館藏結構的比較。標準館館藏種類和數(shù)量是衡量一個標準館質(zhì)量的重要指標，傳統(tǒng)館特別是一些小型標準館，由于資金、場地等多方的影響，只能收藏一些國家標準或少部分的行業(yè)標準，館藏的內(nèi)容和質(zhì)量遠遠不能滿足客戶的需求。即使像江蘇省標準化研究院這樣的省級標準館，也由于受到場地等因素的影響，收藏能力也不能滿足社會的發(fā)展。在館藏的宏觀結構上，數(shù)字館建設將打破傳統(tǒng)館之間各自為政的局面，可以促進館藏數(shù)字標準和館外其他標準庫信息資源共同構成，表現(xiàn)為多館的、區(qū)域的甚至全球的聯(lián)合館藏。數(shù)字館已突破了傳統(tǒng)紙張型標準文本管理模式，從等待客戶上門的被動服務，變成一個開放的“信息系統(tǒng)”，是使信息資源真正實現(xiàn)共享的現(xiàn)代化的管理模式。

數(shù)字館的建立將極大地改變館藏標準的不足，對標準館的評價不再是以所擁有的館藏量為標準，而更側重于對館藏利用率，即標準館在整個社會活動中為用戶提供選擇信息的能力。以館藏發(fā)展目標來說，傳統(tǒng)館藏發(fā)展是收集用戶當前所需和將來可能需要的全部資料并在本館加以存貯，但面對“快速變化的用戶需求、研究興趣、經(jīng)濟狀況”這三種變化的挑戰(zhàn)，標準館的館藏發(fā)展將從根據(jù)用戶的潛在需求收集資料轉變?yōu)楦鶕?jù)用戶的現(xiàn)實需求來提供信息。紙張是傳統(tǒng)標準資料的物質(zhì)基礎和重要資源，從以紙本型到以電子信息為中心，隨電子信息資源的增長將逐漸替代原有的紙質(zhì)文本。在數(shù)字館時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)文本雖繼續(xù)存在，但其重要性已不如以往，數(shù)字館的“館藏”將成為不受館藏建筑限制的電子信息資源庫。與傳統(tǒng)館相比，數(shù)字館的館藏無論是從結構上還是從發(fā)展目標等方面都發(fā)生了根本變化。

2.從標準館的管理模式的比較

數(shù)字館與傳統(tǒng)標準館差異巨大，因此由傳統(tǒng)館發(fā)展到數(shù)字館必然對將來的標準館的發(fā)展帶來管理的巨大變化。

（1）標準館服務模式比較。標準檔案收藏的場所發(fā)生變化，傳統(tǒng)館是一個單一的、靜態(tài)的收藏以紙質(zhì)印刷版本標準資料為主的場所，而數(shù)字館已不再是傳統(tǒng)意義上的收藏建筑物，而是一個動態(tài)多功能的信息服務機構，以“讀者需求為中心”。從以標準收藏為中心到以用戶服務為中心，傳統(tǒng)標準館重收藏輕服務，重管理缺創(chuàng)新，用戶獲取標準資料的主要方式是到標準館查找購買，接受面對面的被動服務；而數(shù)字館則完全以用戶為中心，擁有超大規(guī)模信息資源的信息空間，由眾多標準信息中心組成的一體化分布式數(shù)字資源庫，具有快速占有并便于提供信息資源的能力，使得用戶對“館藏”的利用不再受距離和時間的限制，使分散于不同地理位置的信息得以共享。

（2）管理理念方面比較。傳統(tǒng)管理常以規(guī)范人的行為，使人不犯錯誤為出發(fā)點，有著過多的管制和約束，缺乏競爭意識和管理效益觀念，沒有形成面向社會的服務和發(fā)展環(huán)境，標準館與用戶之間是一種被動關系。而數(shù)字館的科學管理就必須對傳統(tǒng)的管理理念和方式方法進行揚棄和取舍，更新服務內(nèi)容，提高服務效能，充分利用網(wǎng)絡資源，建立具有特色鮮明的服務體系，拓寬服務渠道，開展業(yè)務創(chuàng)新和服務創(chuàng)新。以“是否通過服務解決了用戶的問題”作為服務管理理念，特別是應形成科學的職能服務價值觀。不僅要能有效地保證數(shù)字信息資源的充分利用，同時加強館與館之間的聯(lián)系和互動，實現(xiàn)資源共享。

這是數(shù)字館的新的管理理念，即不但要成為標準信息資源存儲中心，更要成為技術服務中心，把滿足用戶的知識需求作為一切工作的中心，樹立以用戶為中心的嶄新的科學管理理念。

（3）工作流程的比較。傳統(tǒng)標準館其業(yè)務流程通常是：首先和各標準出版社聯(lián)系采購各類標準文本，然后對到館的標準進行整理編目，制作檢索目錄，入庫保存，然后再提供利用?，F(xiàn)在雖多以電子數(shù)據(jù)庫檢索標準目錄，但整個編目工作是手工錄入，不可避免地出現(xiàn)錯誤，工作效率比較低。為改變這些現(xiàn)象，標準出版部門，首先要對標準內(nèi)容進行數(shù)字化處理，或制作成光盤、或直接利用計算機技術，對相關標準進行編碼存儲，利用新型檢索技術、智能代理以及網(wǎng)絡技術，建立高智能化的標準服務技術主平臺，再通過這一平臺向外延伸發(fā)展相應的子平臺。這一技術機制的建立將在很大程度上決定標準館知識管理的效率和水平，其本質(zhì)是一種將標準知識信息資源與用戶緊密結合的、靈活調(diào)用、集成各種資源和功能的新型知識管理技術系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)館之間的距離感，以一個開放的“信息系統(tǒng)”，達成信息資源真正共享。

（4）經(jīng)費管理和人才管理比較。較傳統(tǒng)標準館的經(jīng)費除正常行政支出外，大部分用于購買標準文本。對數(shù)字館而言，除了要購買電子信息資源，包括購買數(shù)據(jù)庫、電子出版物和外部信息資源的使用權費用支出外，其中很大一筆開支就是用于網(wǎng)絡維護保養(yǎng)和軟硬件的更新升級。經(jīng)費的配置和管理理念發(fā)生了變化。

傳統(tǒng)標準館對從業(yè)人員素質(zhì)的要求是以具有一定標準知識和相關專業(yè)知識為主。而數(shù)字館是一種技術密集型信息機構，需要運用大量的高科技電子設備和計算機網(wǎng)絡技術，要熟練運用電子信息技術。需要培養(yǎng)標準信息資源管理者、信息分析者，并且應具有敏銳的信息意識。對人的管理不應只是簡單地人員和任務分配，人才管理根本在于充分調(diào)動服務人員的積極性和創(chuàng)造性，又要最大限度地發(fā)揮人才知識化群體效應，做到個體積極性的調(diào)動和群體的合理組合及調(diào)控。

還有對人力資源的開發(fā)利用，要從基于部門和崗位的管理過渡到給予團隊和項目的管理，要正確把握角色分工和技能互補問題，形成新的角色意識、新的行為模式、新的評價機制和人才培養(yǎng)激勵機制，要不斷強化自身素質(zhì)。

數(shù)字館與傳統(tǒng)館將互補并存，數(shù)字館因其數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化而具有傳統(tǒng)館無法具備的功能，是對傳統(tǒng)館的補充和完善。在對數(shù)字館建設過程中，應對傳統(tǒng)館原有的優(yōu)良傳統(tǒng)和理論方法繼承并發(fā)揚光大。很長時期內(nèi)標準館的格局將是數(shù)字館與傳統(tǒng)館共存的，這就要求有機互補與結合，保持兩者各自相對的獨立性，改變自身的不足和局限性，使兩者又具有不可分割的聯(lián)系。因此，數(shù)字館建設的同時，也要抓好傳統(tǒng)館的建設，以更好地服務社會經(jīng)濟事業(yè)和其他事業(yè)的發(fā)展。

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江蘇省標準化研究院）