內部辦公自動化(OA)系統的管理及質量提高

趙艷陽

南陽醫學高等專科學校第一附屬醫院

內部辦公自動化(OA)系統的管理及質量提高

趙艷陽

南陽醫學高等專科學校第一附屬醫院

本文闡述了辦公自動化系統在企事業單位信息系統中的重要性，分析了目前廣泛應用的辦公自動化系統常見的缺點和弊病，明確了評價內部辦公自動化系統質量的各種指標，提出了有針對性的提高內部辦公自動化質量的方法。

管理信息系統；辦公自動化；辦公自動化常見弊病；提高辦公自動化質量

This paper introduces the office automation system in enterprises information system importance, analyzes the present widely used office automation system common faults and shortcomings, the evaluation of the inner quality of various indicators of office automation system.Puts forward the improving internal office automation quality method.Keywords

management information system; office automation; office automation is common malady; improve the quality of office automation

管理信息系統（Management InformationSystem，簡稱MIS）是由人和計算機網絡集成，能提供企業管理所需信息以支持企業的生產經營和決策的人機系統。內部辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OA）則是其在實際應用中的重要組成部分。因為面向組織的日常運作和管理，因而是員工及管理者使用頻率最高的應用系統。

近年來，管理信息系統開發的深度和廣度都有了新的發展，但內部辦公自動化系統始終是一個薄弱環節，從總體上削弱了信息化程度、制約了信息化發展。目前專門的辦公流程的軟件系統尚不多見，真正投入使用的就更少。這種情況雖然與管理工作的復雜性、專業化有關，很大程度上也取決系統設計的質量。如何提高內部自動化系統的質量，成為亟待解決的問題。

1 內部辦公自動化系統的常見弊病

1）從單位整體看，各個部門尤其是行政后勤部門已開發了各類信息系統，有些系統仍停留在單機使用的封閉狀態，沒能達到資源共享的目的，信息不能暢通流動，不能進行動態處理，更不能支持高層次的決策，使單位的信息利用率停留在低水平范圍內。

2）必要的信息不完整或不準確、不及時，滯后的信息不能幫助管理者做出正確的決策，甚至導致決策失誤。有些信息存貯不合理，未能進行挖掘和加工，使得許多信息得不到充分利用，甚至白白浪費。

3）由于管理具有復雜性、專業化的特點，加上一些單位管理標準化、規范化程度低，再加上軟件商品化程度低和可選用的軟件缺乏，在開發OA系統時，很難借用其它系統的應用軟件，一切都要重新開始，花費大量精力進行重復性勞動，開發周期長亦使成本增高，造成人、財、物的極大浪費。

4）我國目前已形成的軟件開發隊伍，人員素質良莠不齊，一些人沒有受過軟件開發的正規訓練，對系統分析、系統設計沒有足夠的認識，需求分析不切合實際，加上開發工具落后，致使開發出來的系統其功能滿足不了用戶要求，甚至是不能使用，白費工夫不說，還得不到用戶的認可。

5）系統的維護缺乏專業的技術人員，文檔資料不規范，系統通用性差。辦公自動化系統的文檔資料主要是在系統實施過程中產生的，且和實際情況同步生成，它有效地體現了管理人員和實施人員階段性的工作成果，并為后續工作提供依據。缺乏必要的文檔資料或者文檔資料不詳實，必然給項目管理、項目實施和項目維護帶來很多嚴重的困難和問題。

由于建立內部辦公自動化系統涉及單位的管理水平、管理方法、人員素質、組織體制、系統投資、外部環境等諸多因素，因而出現了系統開發實施難度大、周期長、見效慢等一系列實際問題。在系統的先進性、完整性、實用性等方面與國外差距很大，投入產出的效益也不明顯，嚴重影響了內部辦公自動化系統的建設和推廣應用。以上問題如不能正確認識、認真對待，勢必影響內部辦公自動化系統向更深層次，更廣闊領域的發展。

2 如何評價內部辦公自動化系統的質量

內部辦公自動化系統的質量是指運行的系統對其全部的功能目標的滿足程度及其運行效益，其中至少包括兩個方面，一是開發管理方面，包括系統開發時的各種組織管理工作；二是技術方面，包括各階段的工作質量及成果質量。這兩個方面的質量問題是相互關聯的，管理方面的質量可促進技術成果的提高，技術成果的質量也可促進管理質量的提高。評價的目的是檢查內部辦公自動化系統的目標、功能及各項指標是否達到設計要求，滿足用戶的程度，資源的利用程度如何，找出系統的薄弱環節，以利于改進和提高。

1）系統的完整性。系統的完整性首先表現為系統功能的完整，是否能涵蓋主要業務范圍。其完整性還表現為各子系統或模塊接口是否完備，數據采集、存貯格式是否統一，便于共享。

2）系統的效率。能夠提高系統的響應時間，滿足實時處理的需求。

3）系統的文檔質量。每一階段的文檔都是后續階段的工作基礎。為保證整個系統的準確性、完整性和一致性，還要由文檔解決子系統之間和開發人員之間的軟件接口[1]問題。維護人員依靠文檔進行維護，用戶依靠文檔進行操作。

4）信息服務質量。高質量的信息可增強系統功能。簡潔友好的界面可減少培訓工作量。

5）系統的安全性。對一個有多外數據錄入口的局域網絡系統，安全性控制功能[2]成為辦公自動化系統能夠正常投入使用的先決條件。內部辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，檢錯、糾錯、容錯處理，以及電子簽名。這些手段必須足夠嚴密，難以被攻破，但也要有足夠的靈活性，方便使用者掌握和使用。當系統發生局部故障時，必須保障整個系統不至于全部癱瘓。有專門網絡管理員進行日常的維護，包括文件備份、應用軟件安裝和維護、用戶賬戶管理以及軟硬件兼容性等問題。對用戶進行外部設備共享和軟件應用等方面培訓。

6）系統集成研究和后續開發。鑒于管理信息系統的專業性和復雜性，辦公自動化系統必須考慮可擴展性，即與其他系統的集成，預留未來的發展空間。系統在正常運行中，信息容量、內外功能應可以擴充，且不引起整體架構的改變。當應用環境[3]變化時，系統能較迅速修改參數和調整策略，以適應新情況、新變化的需要。

7）系統效益評價。內部辦公自動化的目的不僅是把人們從事務性勞動中解放出來，更是要促進管理水平的提高，使單位獲得較好的經濟效益和社會效益。正確、全面、客觀的分析系統效益，對系統的推廣應用有著十分重要的意義。

3 提高內部辦公自動化系統質量的方法

內部辦公自動化系統，覆蓋整個管理辦公工作流程，是管理信息系統的重要內容，涉及行政、人事、后勤管理的各個方面。一般來說，典型的辦公自動化應用包括公文管理、政務信息采集與發布、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、督查管理、政策法規庫、內部論壇等應用等。內部辦公自動化系統應以公文處理和行政事務管理(尤其以領導辦公)為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能。其質量的高低涉及系統設計、計劃與開發、技術手段、人員素質以及資源保障等方面。要保證高質量的內部辦公自動化系統，應把質量問題滲透在開發設計的各個環節中。

1）開發科學化、工程化。按照軟件開發工程的方法，系統的設計完成必經幾個階段：⑴問題定義。⑵可行性研究。⑶需求分析。⑷提綱設計。⑸詳細設計。⑹編程聯網及調試。⑺驗收。⑻維護。根據經驗，需求分析和提綱設計階段在軟件生命周期中占了相當大的比重，此階段產生大量的文件及說明、各種文檔，它們是保證項目質量的重要資料，也是維護階段的主要依據。開發時應根據實際情況進行深入詳細的調查，整理，搞好系統分析，制訂切實可行的系統目標。在總體規劃指導下，明確各階段目標和文檔要求。在系統設計時要特別重視結構復雜、重復引用較多的部分，在結構化程度、優化程度及安全性等方面做到功能選擇合理，接口簡潔清晰。采用標準的軟件開發工具[4]和環境，可大大降低錯誤率，提高開發效率，避免不一致性，增強軟件的可移植性；應用可重用軟件，保證系統可靠性，減少開發工作量，降低開發成本，縮短開發周期；縝密考慮系統的可擴展性和適應性，為后續研發預留空間等等；從而提高系統質量。

2）提高各級管理人員的信息意識。要使全部計算機應用人員正確認識管理工作的計算機化是實現科學管理的必由之路，以及個體所承擔的信息責任，積極參與系統的開發與建設。其中，領導最了解系統的戰略目標和信息需求，須有單位領導直接參與，才能夠確定系統目標，才有權利指揮和協調工作，有效地組織、疏導，在人、財、物上給予必要的保證。其次，各級管理人員是系統建設的主體，他們是系統的實際應用和操作者，最清楚系統的具體要求，如何簡單易用，系統的質量最終由他們認同。

3）提高單位的管理水平。系統的應用在很大程度上受單位整體管理水平的制約。信息的錄入和加工來源于管理人員。因此，機構設置合理、規章制度完善，分工和職責明確，管理工作程序化、業務標準化、報表憑證統一化，才能不斷提高管理素質，提高系統質量。

4）培養知識結構合理的專業技術隊伍。沒有既熟悉管理業務又具有一定計算機知識或技能的管理人員，系統難以持久保持安全可靠的運行。計算機技術人員要不斷拓寬知識面，更新知識，積累經驗，才能保證高質量的辦公自動化系統的開發建設。

5）充分利用、發揮內網微博的實時即用性

內網微博可作為單位內辦公自動化的一部分，利用微博的實時廣播，各科室、各部門都可以通過院內微博發布最新的進展、情況；行政部門可以發布最新的通知、突發應急事件，后勤部門可以根據一定時間內所出現的問題發布預警信息或展開討論；每個人都能把與本單位息息相關的信息通過微博進行發布，信息共享，增強信息的對稱性[5]，進行互動性的討論研究形成學術氛圍，通過相互了解，信息互動，群策群力，增強單位職工的凝聚力。

為了使內部辦公自動化系統在實現管理功能的整體優化、深化和強化各項管理工作中發揮應有的作用，促進管理信息系統的建設，就必須不斷提高內部辦公自動化系統的質量。

[1]寇建秋,姬曄君.醫院信息系統與醫保系統軟件接口的實現及應用[J].醫學信息,2003(02)

[2]施衛峰,周俊,朱利剛.多用戶信息系統中數據安全性控制及其實現[J].微機發展, 2003(01)

[3]史濟民，顧春華，鄭紅.高等教育出版社,2009

[4]徐家福,鄭國樑,徐永森,錢士鈞.軟件開發工具[J].南京大學學報(自然科學版),1982(02)

[5]韋沛文.企業利益相關各方信息不對稱性與網絡化管理[J].中山大學學報(社會科學版),2001(02)

Internal office automation (OA) system management and improving the quality of

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.23.038