辦公自動化系統在醫院信息化中的應用

王非，許同來

南京醫科大學附屬南京兒童醫院信息科， 江蘇 南京 210008

辦公自動化系統在醫院信息化中的應用

王非，許同來

南京醫科大學附屬南京兒童醫院信息科， 江蘇 南京 210008

本文闡述了醫院辦公自動化系統建設的必要性以及系統的管理目標，提出了辦公自動化系統的總體設計思路和系統配置需求，并從具體功能的實施方面對醫院辦公自動化系統進行了研究。

辦公自動化；數字化醫院；醫院信息系統

隨著“數字化醫院”建設的推進，辦公自動化系統（Office Automation System，OA系統）作為醫院信息化規劃和建設的重要組成部分，逐步得到醫院管理層的重視。目前，醫院辦公自動化系統從最基本的文字處理輔助，逐步向以信息快速傳遞、流程有效控制、信息充分利用為特征的協同辦公管理階段發展。通過協同辦公系統的運行，使醫院各部門工作人員方便地共享信息、高效地協同工作。建立統一的協同辦公系統已是數字化醫院辦公系統的發展趨勢。

1 醫院應用辦公自動化系統的必要性

在傳統辦公方式中，由于醫院中的部門繁多，使得醫院內部信息流轉效率極低。傳統的辦公管理方式存在以下的問題：① 人工操作難免會由于工作人員的疏忽與意外，從而造成信息的遺失，以及信息交流的延誤；②文件流傳時的簽核程序繁雜，使得醫院內部部門之間的工作相互干擾；③ 醫院人員流動較快，而且新員工的適應期較長，對工作效率造成影響，醫院制定的各項規章制度，難以得到快速、有效的執行；④ 紙質表單上的信息難以進行快速查詢；⑤ 對工作實施的進度難以掌握，更無法根據工作實施的進度來對工作流程的合理性進行分析。

通過辦公自動化系統，可以解決或者優化以上問題對醫院發展所造成的影響。因此，辦公自動化系統對于醫院的發展有著非常重大的意義。

2 系統總體設計

2.1 主機配備和系統配置

我院是一所集醫療、科研、教學、康復、保健為本一體的三級甲等兒童醫院，現有職工1600余人，編制床位為1000張，年門診量160萬人次，年收治住院病人4萬余人次，年手術量1.4萬余人次。根據我院的實際業務量，我們采用1臺具備小型機級別、10G內存、高速運轉的SCCI硬盤的專用服務器提供醫院OA應用和MALL服務，所有用戶在OA服務器認證，同時在整個網絡實行單組織單網絡域模式。從系統運行、數據容量及成本風險考慮我院采用硬盤RAID（ Redundant Array of Inexpensive Disks ）技術進行數據備份。

2.2 系統軟件平臺設計

根據辦公自動化應用系統的具體需求，我院采用Windows 2008 Server為網絡操作系統，WWW服務器基于IIS7.0，桌面操作系統為Windows7或Windows XP，關系數據庫系統、工作流程應用服務器基于SQL Server 2008，郵件服務器為Exchange 2010，文檔服務器為SharePoint 2010，

0A系統前端開發工具為VS.NET 2010。

3 OA系統的管理目標

（1）規范管理。我院具有規模大、涉及業務較多，業務之間的關聯性強，醫療信息量大，地域管理難度較大等特點。如果純粹使用人工處理的話，很難適應信息社會對現代化醫院的要求。使用辦公自動化系統后，將在多方面，特別是公文流轉、檔案管理等方面，幾乎可以將差錯率降為零，從而形成公文的規范化管理。

（2）提高工作效率。減少人工辦公的復雜步驟，加快公文流轉的周期，提高辦公人員的工作效率，避免無謂的人力資源及時間的浪費。

（3）降低辦公成本。完全支持無紙化辦公，大大減少日常辦公紙張使用量，降低了辦公成本。OA系統同時完全支持打印功能，可以將必須打印成文的文件打印出來，很好的解決了計算機管理和實際辦公之間存在的差異矛盾。

（4）提升對外形象。內部系統配套的一致性、公文流轉流程的規范化、公文處理速度的提高、高效的反應能力等，從整體上提高了醫院的辦公自動化應用水平，將更加利于提高醫院的對外形象和品牌價值。

（5）資源共享。利用計算機網絡提供的資源共享優勢，將辦公、業務等信息在網上發布，工作人員可以方便地搜索到自己需要的信息。也可以多個用戶同時訪問一個信息，大大提高資源的利用率。由于共享是基于安全性基礎之上，所以用戶只能查詢權限內的信息，這樣既不破壞系統數據的安全性，又能充分發揮資源共享的效能。

（6）實現遠程辦公。利用先進的通信功能，實現了在線接收、離線處理的遠程工作模式，使得工作人員在出差中也能處理相關的工作。同時節省了遠程通信費用。

4 醫院辦公自動化系統功能

4.1 個人事務

主要包括：① 待辦事宜：用戶可以根據需要安排填寫待辦的工作，填寫后系統會提示用戶待辦的工作，避免工作的差錯。② 電子郵箱：通過辦公自動化系統中的電子郵件功能，可以快速的進行郵件的接收、閱讀、應答和發送，從而解決傳統信息紙質載體的損耗高、成本高、效率低的問題。③ 內部短信：醫院內部員工可以根據自己的權限，向醫院內部某個具體人員、其中一部分人或者是全體人員發送通知，并且通過信息通知平臺接收通知，從而加快醫院內部的信息交流效率。④ 通訊錄：包括醫院的辦公電話及院內集團用戶的聯系電話。并有查詢功能，輸入姓名即可查詢電話號碼，方便全院員工的聯系。

4.2 行政公務

主要包括：① 工作流程：根據工作安排填寫我的工作流程、待辦工作流程，已辦工作流程。方便工作的安排和記錄以及查詢。② 公文管理：包括我的公文、待辦公文、已辦公文。規范公文的管理，方便用戶查詢公文。③ 會議管理：包括會議安排、會議記要、會議室查看、設置占用查詢、會議出勤統計。④ 檔案管理：用戶可以搜索需要查詢的檔案，并對查閱檔案存有記錄，方便了用戶借閱檔案。

4.3 部門應用

主要包括物流系統，用戶輸入工號、姓名、部門及密碼可以登錄物流系統，進行物資的請領，實現了無紙化的物資請領，節約成本，提高了辦公效率。

4.4 公共信息

主要包括：新聞、通知、公告、資源、規章制度。管理員根據權限貼發通知、公告，用戶登錄系統后自動提示新的通知、公告，替代電話通知的形式，提高了工作效率。同時用戶可以查閱各種規章制度，方便了用戶及時了解醫療信息。

總之，辦公自動化能提供實時通信的交互環境，優化信息的交流和管理以及提高醫院內外部信息融合。因此，辦公自動化系統在醫院信息化中的應用，可以提高醫院的工作效率，提高患者滿意度，降低醫院的運營成本，對醫院的持續性發展有著非常重要的意義。

[1] 翟紅,黃慶華,陳方園,等.醫院（集團）無線移動辦公平臺的構建[J].中國醫療設備,2010,25(8):26-28.

[2] 楊洋.醫院網絡化管理初探[J].中國新技術新產品,2011, (13):237.

[3] 李長樹.辦公自動化系統的設計方法與實現策略[J].計算機應用研究,2011,17(7):47-50.

[4] 譚慧蓉.辦公自動化的發展趨勢及策略[J].太原科技,2011, (5):10-11.

[5] 高超.醫院OA辦公自動化系統的應用[J].現代醫院管理,2008, 10(5):68-70.

[6] 溫明鋒,張保元,陳健超.醫院辦公自動化系統的設計與開發[J].醫學信息學雜志,2010,(8):32-34,38.

[7] 胡桂周,許統亮.醫院辦公自動化建設對提高管理工作的意義[J].中國醫療設備,2011,26(2):94-95,92.

[8] 黃守文,譚俊軍,黃慧玲.淺談醫院推行辦公自動化的必要性和措施[J].臨床醫學工程,2010,(8):140-141.

[9] 程順達,高海燕.醫院辦公自動化系統的研究與討論[J].中國醫院管理,2010,(3):63-64.

Application of Off ce Automation System in Hospital Informationization

WANG Fei, XU Tong-lai
Information Department, Nanjing Children,s Hospital Aff iated to Nanjing Medical University, Nanjing Jiangsu 210008, China

This paper demonstrates the necessity of constructing off ce automation (OA) in hospitals and the system management target, puts forward the general design for the off ce automation and necessity of conf guration of OA, and researches on the OA system from implementation of specif c functions.

off ce automation; digital hospital; hospital information system

R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2012.08.036

1674-1633(2012)08-0111-02

2012-03-30

作者郵箱：jiang_hongbin@yahoo.com.cn