機械工程制造企業采購管理優化研究

沈鈺健

（上海交通大學，上海 200122）

機械設備零件供應商管理和采購，是繼基礎設施工程項目招投標之后，逐漸引起有關部門重視的又一新的領域。

500位來自美國和亞洲的主要機械設計制造公司的執行高管，參與了近期進行的一項綜合表現最優的調查統計，調查顯示只有將自己的零部件與供應商管理過程與產品開發過程進行了整合，公司才能夠為自己的設計師提供更多重要的供應鏈數據，讓設計師能夠在設計初期就與供應商進行協作。最終，這些公司能夠推出成熟睿智的設計方案，降低成本，提高收益，改進產品質量，節省寶貴的時間。

1 采購前管理

工程建設機械采購的步驟、原則與途徑，一般可分為如下幾步：

1.1 廣泛收集市場貨源信息

貨源信息來源包括：

（1）產品樣本、產品目錄、機械性能手冊、電視廣告、報刊廣告；

（2）從各種展覽會上收集到的資料；

（3）用戶、廠家提供的資料；

（4）制造廠家銷售人員上門推銷提供的資料；

（5）代理商或有關專業人員提供的資料。

以上資料信息，在平時可能并非急需，所以往往不注意收集、整理。但它卻是將來承接某項機械選購任務時難得的信息資料，應當把上述資料分類收存，以備查料。

如今大多數工程建設制造廠家和經銷代理商，都上了互聯網，我們可以很方便地從網上獲得貨源信息，甚至可以嘗試網上訂貨。在當今社會，充分利用互聯網，應該引起我們極大的興趣和高度的關注。

1.2 初選若干機型和廠家

這是在第一步的基礎上進行的。為了判別收集到的資料的真實性以及準確程度，須做一些調查研究和考察工作。

（1）首先要對初選機型的制造工藝、廠方采用何種標準設計，其生產組織、品質保證措施、全面品質管理及獲獎情況進行一番考察。

（2）了解其產品有哪些用戶。用戶對所初選的機型的運行性能、可靠性與壽命、人機關系、經濟性和服務性的反映和評價。調查對象主要是用戶中的機務管理人員和操作維修工人。對于熟悉的制造廠商及機械，上述兩項工作過程可省略。

（3）貨源、供貨時間，能否代辦運輸。

（4）訂貨渠道、價格及隨機附件、易損件等情況。

（5）做好調查記錄，填寫“機械貨源調查表”。

2 采購合同管理

2.1 訂立合同的方式

《合同法》規定：當事人訂立合同、采取要約、承諾方式。要約是希望和他人訂立合同的意思表示，該意思表示應當符合下列規定：

（1）內容具體確定；

（2）表明經受要約人承諾，要約人即受該意思表示約束。承諾是受要約人同意要約的意思表示，承諾生效時合同成立。

另外，合同法中還對要約與要約邀請的區別、要約的生效時間、撤回、撤銷、消滅以及承諾的表示方式、生效時間、撤回、確認等作了明確具體的規定。

了解并掌握《合同法》中關于要約、承諾的有關規定，對于訂立工程建設機械采購合同具有重要的現實意義。

我們可以充分運用要約和承諾這種方式方便、快捷地訂立合同。這主要體現在兩個方面：一是要約和承諾都可以采用數據電文形式發出，我們可以充分利用各種現代化的通訊方式快捷地訂立合同；

二是要約和承諾都可以撤回，要約還可以撤銷，當然這都要有一定的條件。

2.2 國內訂貨合同的訂立

進行機械訂貨，必須簽訂訂貨合同。訂貨合同在供需雙方簽名或蓋章后，就具有法律效力。當然，合同條款應符合有關規定。國內機械訂貨比較簡單。但在簽訂訂貨合同時應注意以下各點：

（1）訂購人應持有單位法人代表的授權委托書，并察看對方的授權委托書，注意其委托書授權范圍、權限和有效期。

（2）訂貨機械名稱。購置什么機械，必須明確、具體。如欲購置機械的全名、規格、型號等必須寫清楚，并符合規范。

（3）數量和品質。其一為數量，沒有數量，就無法確定供需雙方權利義務的大小。因此，合同中要明確規定訂購機械的數量。其二為品質，品質是機械內在素質和外觀形態的綜合標志。合同中的品質條款必須符合國家有關機械產品的技術條件規定和標準化要求。

（4）價款。價款的確定要符合國家的物價政策。除法律另有規定的以外，一律用人民幣計算支付。

2.3 國外訂貨合同的訂立

向國外訂購機械之前，需選定進口經貿單位。這一般按行業和部門分工是固定不變的。訂購單位此階段的工作，是履行規定報批手續，拿出有關詳細文字材料，送達經貿單位，與經貿單位建立文書公約。進入實質談判階段后，訂購單位要參與商務技術談判。訂購單位應向外商提出我方的具體技術要求，同時索取有關技術文件。從機械的性能、價格、售后服務、賣方商務信譽等，多方面進行廣泛對比，以期滿足我方全部要求；商務技術談判結束后，應草簽合同。

內容主要包括：

（1）機械名稱、基本技術結構及參數；

（2）品質、數量及隨機技術文件；

（3）價格及支付；

（4）包裝、裝運及交貨期；

（5）安裝調試具體要求；

（6）保險及不可抗拒力；

（7）仲裁。

合同草簽之后，應對其中條款進行逐條審查。只有經審查核對無誤后，才可正式簽訂合同。

在對草簽的合同審查核對時，應注意的事項較多，例如：

其一，機械的名稱、結構，參數等；

其二，品質量、數量等。

機械的品質要求一定要具體，盡可能定量化，以便調試階段的驗收鑒定，不能有含糊不清的品質條款。應寫明所訂購機械等的數量和計量單位。一些貨物，如機械零配件、易損備件因其本身特性或受包裝和運輸工具的限制，外商實際交貨的數量往往難以符合合同規定的數量，為避免糾紛，通常對數量規定一個機動的幅度，允許外商多交或少交一定數量的貨物。

3 機械設備采購后驗收

進入施工或養護單位的機械，無非是新增、更新、改造或革新的新機械或在用機械，只有通過固定資產驗收手續，才能正式成為施工或養護單位的財產——固定資產。

對機械的固定資產驗收，主要由機務部門來完成，使用部門進行必要的協作。機務部門負責對機械的實物形態進行驗收，而財務部門則是根據機務部門的實物驗收意見，辦理固定資產的增、減變動等財務手續。實際上機械固定資產的驗收工作，絕大部分由機務部門負責完成。為此，我們著重介紹機務所做的有關實物形態的驗收工作。

4 結束語

機械設備采購公開招標是引起有關部門重視的又一新的領域。能否利用好企業對這個領域的投入，以較低的投入，采購到質量好、價格優、性能先進的機械設備，是各大機械制造資企業單位迫在眉睫的一項重要任務。

[1]佚 名.如何優化工程機械設備現場管理[J].中國招標，2010，(2)：19-21.

[2]中機系(北京)信息技術研究院.工程機械調研報告[J].工程建設，2010，(4)：62.

[3]范文敏.談施工企業工程機械設備管理存在的問題及解決方法[J].陜西建筑，2009，(1)：72-74.