淺談河南省水利普查檔案質量控制管理措施

羅曉丹

淺談河南省水利普查檔案質量控制管理措施

羅曉丹

水利普查是一次綜合性、全方位的普查，涉及范圍廣、參與部門多、技術要求高、工作難度大，這在河南省水利發展史上是空前的，在統計調查史上也是少有的。水利普查檔案管理是水利普查工作的重要內容，收集保存好大量的水普檔案、加強水普檔案監督管理就顯得尤為重要。第一次全國水利普查自2010年正式啟動以來，河南省各級水利普查機構高度重視，周密部署，將檔案管理貫穿于普查工作全過程，與其他各項工作同安排、同部署、同時抓，同步推進，指導思想上突出一個“早”字：早計劃、早安排、早部署，早建章立制、早落實管理人員、早落實工作責任；工作方法上落實一個“協”字：協調左右，協同部門，協助基層，多管齊下，協力工作；具體工作中狠抓一個“細”字：細心制定工作制度，嚴密工作流程，仔細收集資料，悉心整理，細密分類，細致歸檔，精細裝訂，謹慎保管，做到簡化整理，深化檢索，科學管理，規范歸檔。主要經驗做法是：

一、高度重視，明確責任，切實加強領導

領導重視和支持是普查檔案工作順利開展的關鍵。河南省水利廳黨組高度重視水利普查檔案工作，在多次各類工作會議上對全省水利普查檔案工作提出要求。第一次全國水利普查工作開展伊始，全省各級水利普查機構高度重視水利普查檔案管理工作，成立了檔案管理的工作組織，明確了分管檔案工作的領導，選調了檔案工作人員，明晰了工作責任，落實了工作經費，同時建立了水利普查檔案工作制度，認真履行檔案工作的責任和義務，將檔案工作納入水利普查工作計劃和管理工作程序，實行同步管理，同步運行。

二、及早安排，超前謀劃，注重資料收集

資料收集是檔案管理的基礎。2011年，根據《第一次全國水利普查檔案管理辦法》要求，河南省普查辦結合全省實際，率先研究制定了《河南省水利普查檔案管理細則》，從制度上將檔案工作納入水利普查工作內容和工作計劃，落實職責分工，完善工作程序，配備必要的檔案管理軟硬件設施，及時、積極、主動開展水利普查檔案工作。要求全體普查工作人員在抓好普查工作的同時，必須對水利普查過程中形成的有保存價值的各類歸檔資料，應交盡交，個人不得保存，嚴防資料丟失和泄密。檔案管理人員對各類資料要做到早收集、早歸整、應收盡收，邊收集，邊整理邊歸檔，確保水利普查資料的完整。

三、加強溝通，密切合作，規范化管理

省普查辦多次與省水利廳、省檔案局溝通協調，及時商討研究解決業務中的疑難問題，制定印發《河南省水利普查檔案管理細則》，細化分解水利普查文件材料歸檔范圍保管期限和歸檔文件材料整理要求，并按照要求配備了專用檔案室、檔案柜和保險柜，存放涉密材料，同時做好防火、防盜、防潮、防污染、防蟲害等工作，確保檔案安全。建立健全檔案管理制度，從檔案收集、整理、立卷、歸檔以及安全、保密等方面，制定和完善了一系列規章制度，使檔案管理工作做到有章可循，確保檔案管理工作規范化、制度化。省水利廳、省檔案局聯合制定和印發了《河南省第一次全國水利普查檔案驗收辦法》，細化各項驗收規定。全省各級水利普查機構也注重與當地水行政主管部門和檔案行政管理部門溝通協調，尋求檔案業務指導與技術支持，及時協調、解決在普查檔案工作中的困難和技術問題，推進普查工作進展。

四、加強培訓，強化隊伍建設

省普查辦先后召開全省水利普查檔案管理座談會，舉辦水利普查檔案管理培訓班，邀請省水利廳、省檔案局專家，對各市、縣（市、區）水利普查辦公室、技術支撐單位檔案管理工作人員等400余人進行系統培訓和業務指導，現場參觀省級檔案資料實物，增進認識和交流，并就水利普查檔案管理中存在的問題進行了現場討論、答疑，提高水利普查管理人員的業務水平，保障檔案工作要求的規范實施。組建全省檔案管理QQ群，覆蓋到各縣（市、區），打造業務溝通、指導平臺。收集檔案整理過程中的疑難問題，研究解答后形成匯編材料印發。

五、明確原則，統一標準，嚴格過程控制

為了確保水利普查檔案規范、準確、完整、系統，河南省制定了詳細的工作流程和歸檔標準。全省水利普查檔案整理遵循科學性、系統性原則，著重突出“簡化整理，深化檢索”。一是明確歸檔材料整理原則。水利普查文件材料要按“卷”進行整理，在案卷整理工作中，應注意遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，便于保管和利用。二是統一歸檔文件材料整理要求。結合《第一次全國水利普查檔案管理辦法》、《第一次全國水利普查檔案驗收辦法》和其他電子文件檔案、文書檔案的管理規定，從如何建立水利普查檔案的最基本單元開始，對歸檔文件材料整理原則、方法，歸檔文件編號，案卷裝訂、裝盒到文件材料的收集、整理、移交、安全保管等方面進行了系統全面的要求。三是統一歸檔格式和驗收時間。所有紙質文件、音像材料、照片資料等都要歸檔規范、包裝美觀。電子文件、音像材料、照片分別參照《電子文件歸檔與管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《照片檔案管理規范》進行整理歸檔。根據《河南省水利普查檔案管理細則》要求，省水利普查辦負責各省轄市水利普查檔案管理工作的驗收，省轄市水利普查辦負責所轄各縣（市、區）水利普查檔案管理工作的驗收。四是制定普查質量歸檔流程，編制河南省第一次全國水利普查歸檔材料收集指引，列出省級、市級、縣級及技術支撐單位水利普查檔案資料收集清單，明確歸檔重點與分類，按照“誰形成、誰收集、誰整理”原則做好資料歸集。

六、強化分工，精細操作，確保檔案質量

在水利普查檔案整理中，河南省堅持一個“細”字，即從工作細節著手，收集資料要細心，整理資料要細致，裝訂資料要精心，保管資料要嚴密，確保普查檔案真實完整、可靠安全。省普查辦選配了業務能力強的水利普查檔案管理專職人員，對全省水利普查檔案管理進行綜合指導，指定專人負責檔案日常管理工作，同步做好有關文件、便函和簡報、周報的收集，及時做好有關會議、培訓等資料的整理、歸檔工作，建立歸檔文件材料的案卷和文件級目錄及重要文件材料全文數據庫，促進水普檔案信息化管理。各專項同志嚴格按照《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，將各項資料分門別類，交由專人統一歸檔。把檔案整理與日常業務等工作有機結合起來，合理分配工作時間，做到普查填報工作與檔案整理兩不誤。

全國水利普查工作已進入收尾階段，河南省水利普查工作也在緊鑼密鼓地進行。作為全國水利普查大軍中的一員、水利普查檔案工作者深感責任重大，使命艱巨而光榮，相信通過全省各級水利普查機構團結協作，真抓實干，一定能夠圓滿完成河南省水利普查檔案工作

河南省水文水資源局 450003）