優(yōu)化鐵路系統(tǒng)的檔案工作

鐵路局檔案管理部門創(chuàng)新檔案指導(dǎo)工作的思路，變“同一性”為“多元性”。對(duì)基礎(chǔ)不一的單位指導(dǎo)，分“逐漸型”和“優(yōu)化型”，繼而從傳統(tǒng)到科技化，從單項(xiàng)化到多項(xiàng)化，確立有計(jì)劃、有步驟、有側(cè)重、有特色地開展對(duì)基層單位檔案的指導(dǎo)工作。

近年來，鐵路的快速發(fā)展，給鐵路各個(gè)系統(tǒng)的管理工作轉(zhuǎn)型，拓展了發(fā)展空間，與此同時(shí)，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。針對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，如何以適新應(yīng)變的精神，優(yōu)化和創(chuàng)新對(duì)鐵路基層單位檔案工作指導(dǎo)的思路、模式、方法和內(nèi)容，有效地開展檔案指導(dǎo)工作，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用，是擺在鐵路局檔案部門面前的重要課題。

一，優(yōu)化檔案指導(dǎo)工作的思路

自鐵路確立多元化經(jīng)營戰(zhàn)略和生產(chǎn)力布局調(diào)整以后，市場(chǎng)經(jīng)營主體隨著經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，形成了多元化、專業(yè)化的趨勢(shì)，基層單位也由“單系統(tǒng)向多系統(tǒng)”轉(zhuǎn)換。目前，鐵路基層單位有運(yùn)輸單位、非運(yùn)輸單位、運(yùn)輸輔助單位、鐵路建設(shè)指揮部、合資公司等幾大系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的單位雖然有一定的企業(yè)共性特征，但由于其自身性質(zhì)所決定的個(gè)性內(nèi)涵，使其產(chǎn)生的檔案及側(cè)重點(diǎn)在相互之間存在著較大的差異，用“同一性”的思路去指導(dǎo)，勢(shì)必失之偏頗。另外，這些基層單位的檔案管理水平往往也是不平衡的，有的已建檔且有一定的基礎(chǔ)，而有的是新建單位則“白紙一張”，有的剛剛起步，有的甚至尚未開展此項(xiàng)工作；有的檔案硬件比較到位，但管理軟件相對(duì)薄弱；有的文書、會(huì)計(jì)檔案相對(duì)規(guī)范，而科技、聲像、實(shí)物檔案卻幾乎是空白；有的建立了單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)和制度，配備了必要的設(shè)施，而有的還未對(duì)此給予足夠的重視；有的檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)比較嫻熟，而有的卻一無所知；有的人員業(yè)務(wù)和經(jīng)驗(yàn)尚可，但面對(duì)新技術(shù)、新要求卻難以應(yīng)對(duì)。為了有效加強(qiáng)對(duì)鐵路基層單位檔案的指導(dǎo)工作，全面提高基層單位檔案管理水平，鐵路局檔案管理部門必須創(chuàng)新檔案指導(dǎo)工作的思路，結(jié)合基層單位檔案管理的具體情況，變“同一性”為“多元性”， 對(duì)于新成立及未建檔的單位，指導(dǎo)要“基礎(chǔ)型”，從零開始，從無到有；對(duì)于剛建檔基礎(chǔ)較為薄弱的單位，指導(dǎo)要“逐漸型”，從有到優(yōu)，從低到高；對(duì)已建檔并有一定基礎(chǔ)的單位，指導(dǎo)要“優(yōu)化型”，從傳統(tǒng)到科技化，從單項(xiàng)到多項(xiàng)化，從而有計(jì)劃、有步驟、有側(cè)重、有特色地開展對(duì)基層單位檔案的指導(dǎo)工作。

二，優(yōu)化檔案指導(dǎo)工作的模式

以往鐵路局檔案指導(dǎo)的模式，一直停留在鐵路局“一人唱戲”的格局上，長期來依賴“從上至下”的指導(dǎo)路徑，即指導(dǎo)工作是我講你聽，我說你做，“以灌為主”。為了切實(shí)做好新形勢(shì)下對(duì)基層單位檔案管理的指導(dǎo)工作，必須優(yōu)化鐵路局檔案指導(dǎo)工作的模式，加快構(gòu)建“縱橫貫通，緊密聯(lián)系”的指導(dǎo)平臺(tái)，鐵路局檔案部門主要負(fù)責(zé)“上對(duì)下”的系統(tǒng)指導(dǎo)、階段指導(dǎo)、新規(guī)定指導(dǎo)等；在基層建立“老對(duì)新”的橫向協(xié)作機(jī)制，發(fā)揮一些建檔基礎(chǔ)較好單位的作用，分組、分系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)同組、同系統(tǒng)新建檔單位的基礎(chǔ)性輔導(dǎo)；同時(shí)要加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)，形成鐵路局與基層單位、系統(tǒng)和跨系統(tǒng)的檔案管理研究、改進(jìn)和創(chuàng)新機(jī)制，通過優(yōu)化指導(dǎo)模式，真正形成“縱向到底、橫向到邊、相互聯(lián)動(dòng)”的網(wǎng)格化檔案指導(dǎo)新模式，切實(shí)提高鐵路局整體檔案管理水平。

三，優(yōu)化檔案指導(dǎo)工作的形式

長期來，鐵路局檔案指導(dǎo)工作的形式基本上是單一“培訓(xùn)”形式，這種形式已經(jīng)滯后了鐵路局生產(chǎn)力布局調(diào)整以來的變化要求，嚴(yán)重制約了檔案指導(dǎo)工作的發(fā)展，創(chuàng)新“靈活新穎、實(shí)用可行”的多樣化指導(dǎo)形式已迫在眉睫。為了有效開展檔案指導(dǎo)工作，必須加快優(yōu)化和拓展指導(dǎo)形式。一是實(shí)行“集中與分散”相結(jié)合的培訓(xùn)形式，定期全面地開展檔案基礎(chǔ)和共性知識(shí)的集中培訓(xùn)，同時(shí)不定期地按系統(tǒng)或?qū)I(yè)板塊分別組織專題培訓(xùn)；二是實(shí)行“網(wǎng)絡(luò)與信息”相結(jié)合的指導(dǎo)形式，在現(xiàn)有鐵路局內(nèi)部OA系統(tǒng)上，建立“檔案管理”專頁，分別開辟基礎(chǔ)知識(shí)、管理規(guī)范、工作程序、管理臺(tái)賬、信息技術(shù)等專欄，定期發(fā)布檔案管理的制度、機(jī)制和檢查考核結(jié)果，展示先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)、新技術(shù)、新設(shè)備等。同時(shí)針對(duì)基層單位需求，利用電話、手機(jī)等信息平臺(tái)及時(shí)給予指導(dǎo)；三是實(shí)行“示范與現(xiàn)場(chǎng)”相結(jié)合的指導(dǎo)形式，在基層選樹各種類型的檔案管理示范點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，為全局各系統(tǒng)基層單位提供可供借鑒和參考的示范標(biāo)準(zhǔn)，提高指導(dǎo)工作的直觀性、規(guī)范性。同時(shí)根據(jù)各示范點(diǎn)及各單位的具體情況，有針對(duì)性地開展現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作，直擊問題關(guān)鍵，解疑釋惑，提高基層單位的認(rèn)知度；四是實(shí)行“協(xié)作與輪訓(xùn)”相結(jié)合的指導(dǎo)形式，通過基層檔案工作協(xié)作組活動(dòng)，定期開展檔案工作交流、業(yè)務(wù)切磋、信息溝通、相互觀摩等，以此達(dá)到互相學(xué)習(xí)和互相促進(jìn)的作用。同時(shí)，安排基層單位檔案人員到鐵路局檔案部門實(shí)踐、輪訓(xùn)，使之全面了解檔案管理的各項(xiàng)工作以及各門類檔案的工作流程。通過倡導(dǎo)多渠道的檔案指導(dǎo)工作形式，切實(shí)提高檔案管理的有效性。

四，優(yōu)化檔案指導(dǎo)工作的內(nèi)容

鐵路局檔案指導(dǎo)內(nèi)容，基本以培訓(xùn)檔案具體業(yè)務(wù)為主，不僅在大的板塊上沒有變化，在具體內(nèi)容上也停留在傳統(tǒng)階段，這些內(nèi)容在鐵路發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入高速重載的時(shí)代以及檔案事業(yè)不斷發(fā)展的今天，顯然已經(jīng)不能適應(yīng)。鐵路新體制、新機(jī)制的不斷導(dǎo)入，對(duì)指導(dǎo)內(nèi)容的制度建設(shè)提出了新的要求；檔案新技術(shù)的不斷研發(fā)應(yīng)用，對(duì)創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)提出了新的期盼；管理新設(shè)備的不斷投入使用，對(duì)人員素質(zhì)的提高提出了新的標(biāo)準(zhǔn)。為了使指導(dǎo)內(nèi)容能夠跟上企業(yè)和檔案工作的發(fā)展節(jié)奏，必須優(yōu)化指導(dǎo)工作的內(nèi)容，做到“操作和管理”、“素質(zhì)與創(chuàng)新”的一致性和先進(jìn)性。一是改變以往單純的業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)，在規(guī)范操作時(shí)，還要將檔案管理理念納入指導(dǎo)的內(nèi)容，指導(dǎo)基層單位建立檔案管理的制度體系，如檔案網(wǎng)絡(luò)、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲、保密、安全等管理制度；收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等作業(yè)制度，確保檔案管理的制度化。二是要將基層單位不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)知識(shí)，充實(shí)到指導(dǎo)內(nèi)容中，使基層檔案人員掌握單位業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)，能根據(jù)入檔的真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)效性和保密性原則，切實(shí)開展檔案的收集、整理和利用工作。三是要及時(shí)把新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)、新成果、新流程、新硬件等融入指導(dǎo)的內(nèi)容，使基層檔案人員及時(shí)掌握檔案管理的新理論和新方法，持續(xù)改進(jìn)落后的手工操作工藝，簡(jiǎn)化繁瑣呆板的操作程序，推廣計(jì)算機(jī)先進(jìn)手段，不斷開發(fā)檔案指導(dǎo)工作的新領(lǐng)域，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。四是轉(zhuǎn)變指導(dǎo)工作只注重檔案實(shí)體業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，要將檔案工作的主體—檔案隊(duì)伍的建設(shè)加入指導(dǎo)的內(nèi)容。首先是加強(qiáng)檔案工作重要性和崗位責(zé)任性的指導(dǎo)，要使從業(yè)人員充分認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作是鐵路局整體工作的一個(gè)重要組成部分，事關(guān)鐵路建設(shè)和運(yùn)營的安全與質(zhì)量，效益與效率，要指導(dǎo)大家在這枯燥單調(diào)的環(huán)境中，耐得住寂寞，忍得住清平，培育極強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，良好的職業(yè)道德，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)精神，堅(jiān)守檔案管理工作崗位。其次是加強(qiáng)檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)和能力的引導(dǎo)，從事檔案管理的人員，由于工作的思維定勢(shì)，習(xí)慣于按部就班，墨守陳規(guī)，按照傳統(tǒng)辦事，依據(jù)經(jīng)驗(yàn)管理，以老一套、老辦法應(yīng)對(duì)一切，不善于改革，缺少創(chuàng)新的活力和能力。要引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案管理人員激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，聯(lián)系鐵路局改革發(fā)展的實(shí)際，以及檔案管理實(shí)踐中的新情況、新問題、新要求，進(jìn)行分析、研究、改進(jìn)和創(chuàng)新，努力營造創(chuàng)新的良好氛圍，逐步扭轉(zhuǎn)一些單位和一些人認(rèn)為檔案工作可有可無的錯(cuò)誤看法，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理工作被邊緣化的現(xiàn)象。再次是加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的培訓(xùn)指導(dǎo)。一些檔案管理人員面對(duì)新領(lǐng)域和新情況，常常出現(xiàn)應(yīng)對(duì)不力、心中無策、業(yè)務(wù)能力顯失的狀況。為此在組織培訓(xùn)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，還要引導(dǎo)他們提高自我學(xué)習(xí)的能力，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，還要學(xué)習(xí)有關(guān)建設(shè)工程、運(yùn)輸業(yè)務(wù)、信息技術(shù)、管理技術(shù)等知識(shí)，切實(shí)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理的質(zhì)量。