運(yùn)用多媒體,優(yōu)化文書與檔案管理教學(xué)

摘要：本文從文書與檔案管理教學(xué)的實(shí)踐出發(fā)，提出運(yùn)用多媒體，呈現(xiàn)直觀形象，展示真實(shí)情境，展現(xiàn)管理案例，提供操作示范，增大課堂容量，激發(fā)學(xué)習(xí)興趣，提高教學(xué)效率。同時(shí)，就文書與檔案管理教學(xué)實(shí)效提出建議，如以就業(yè)為導(dǎo)向，搜集多媒體教學(xué)素材等。

關(guān)鍵詞：文書與檔案管理 多媒體教學(xué) 實(shí)踐 思考

文書與檔案管理是中職學(xué)校文秘專業(yè)的一門專業(yè)課。這門課程掌握得如何，是衡量專業(yè)學(xué)生專業(yè)綜合知識(shí)水平和技能高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。這門課程實(shí)用性很強(qiáng)，但內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)而枯燥，學(xué)生學(xué)習(xí)積極性不高。受傳統(tǒng)教學(xué)媒體的限制，教學(xué)過程往往立足教材，以闡述理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物。因此，課程目標(biāo)難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。學(xué)生一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸到實(shí)際問題，往往感到無從下手，又要從頭學(xué)起。

多媒體教學(xué)以圖文并茂、聲像俱佳、動(dòng)靜皆宜的表現(xiàn)形式，不僅能拓展學(xué)生的空間概念，還能打破時(shí)間和空間的限制，展現(xiàn)真實(shí)情境和管理案例，提供直觀形象和操作示范，使教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)變得易于理解和掌握，將文書與檔案課程教學(xué)引入全新的境界。

一、在中職文書與檔案管理教學(xué)中運(yùn)用多媒體

1.呈現(xiàn)直觀形象，激發(fā)學(xué)習(xí)興趣

多媒體教學(xué)融文字、圖像、聲音、動(dòng)畫等各種信息傳輸手段為一體，一些在傳統(tǒng)教學(xué)手段下難以表達(dá)、呈現(xiàn)的事物可以通過圖像或視頻的形式，形象、生動(dòng)、直觀地顯示出來，從而激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。豐富的視覺圖像，加深了學(xué)生對(duì)文書和檔案由來及其發(fā)展歷程的了解，改變了學(xué)生一貫認(rèn)為文書檔案就是發(fā)黃且?guī)в忻刮兜呐f紙張的觀念，從而調(diào)動(dòng)起學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，學(xué)生能以積極的態(tài)度投入到今后的學(xué)習(xí)活動(dòng)中。

2.展示真實(shí)情境，增強(qiáng)專業(yè)感受

面對(duì)沒有文書和檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，在教學(xué)過程中利用多媒體，提供仿真的工作情境，是打破枯燥無味的教學(xué)桎梏的有效方法之一。例如，“檔案的保管”一節(jié)中，在介紹檔案室的庫(kù)房、裝具、設(shè)備時(shí)，由于條件所限，不便帶領(lǐng)全班學(xué)生進(jìn)入庫(kù)房。有了多媒體輔助教學(xué)，可以結(jié)合知識(shí)點(diǎn)，向?qū)W生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，可以讓學(xué)生通過視頻親眼目睹檔案室中配置的密集架、防盜門、溫度計(jì)、除濕機(jī)等物品，直觀地了解檔案擺放、檔案編號(hào)、檔案的存放位置及庫(kù)房安全措施、相關(guān)管理制度等。

3.展現(xiàn)管理案例，增加感性認(rèn)識(shí)

在課堂教學(xué)過程中，很難讓學(xué)生親臨其境地去感受和體驗(yàn)文書和檔案管理工作過程。但是，筆者認(rèn)為，可以利用多媒體的視頻功能，展現(xiàn)能夠反映工作過程、工作步驟、工作方法的基層企事業(yè)單位文書處理、檔案管理的實(shí)際工作案例，讓學(xué)生增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)。

4.提供操作示范，進(jìn)行模仿訓(xùn)練

多媒體展示操作過程方便，可見度高，演示效果好。例如，檔案裝訂是最終固定案卷的過程，是學(xué)生必須掌握的一項(xiàng)基本技能，但教材中只有“包括除去金屬物、整理取齊、裝訂貼封、粘貼案卷標(biāo)簽等步驟”的陳述。教師在講臺(tái)上示范，學(xué)生觀察不清楚。利用多媒體輔助教學(xué)，可將裝訂步驟和操作方法進(jìn)行分解、細(xì)化，采用特寫鏡頭演示整個(gè)過程，即清除卷內(nèi)金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)加固，檢查文件順序，整理取齊后暫時(shí)固定，定位打孔，穿裝訂線，打結(jié)固定，粘貼案卷標(biāo)簽等。通過多媒體放大演示并配合相應(yīng)的專業(yè)講解，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)操作過程和方法的理解，便于學(xué)生模仿，盡快掌握檔案裝訂的技能。

5.增大課堂容量，提高教學(xué)效率

多媒體教學(xué)可以在短時(shí)間播放大量的信息，大大增加課堂教學(xué)的容量，成為解決學(xué)時(shí)矛盾的重要途徑。尤其是只需要學(xué)生了解的知識(shí)和內(nèi)容，通過使用多媒體，能真正達(dá)到最優(yōu)化效果。例如，教學(xué)“我國(guó)現(xiàn)行主要的通用公文”一節(jié)，學(xué)生只需要了解文種名稱、適用范圍，不需要掌握結(jié)構(gòu)規(guī)范、格式規(guī)范和寫作要求。教師可用多媒體展示命令、決定、決議、公告、通告、通報(bào)、通知、公報(bào)、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等18個(gè)文種典型文本和適用范圍，通過逐個(gè)演示講解，并利用表格對(duì)比，在一個(gè)課時(shí)內(nèi)就能讓學(xué)生直觀感知18個(gè)文種的差異，了解18個(gè)文種的適用范圍，順利完成教學(xué)目標(biāo)。

二、對(duì)運(yùn)用多媒體優(yōu)化文書與檔案管理教學(xué)的思考

1.以就業(yè)為導(dǎo)向，搜集多媒體教學(xué)素材

中職文書與檔案管理課程教學(xué)改革，要以就業(yè)為導(dǎo)向，從培養(yǎng)實(shí)用型文書與檔案管理人員入手，按照工作過程組織學(xué)習(xí)過程，按照崗位需求搜集和選擇教學(xué)素材。要搜集文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)，注重利用網(wǎng)絡(luò)和辦公平臺(tái)收集和保存黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等不同類型的文書范本、檔案范本和工作實(shí)例，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，成為符合崗位需求的多媒體教學(xué)資源，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的信息，提高的職業(yè)能力。

2.以能力為本位，開發(fā)多媒體教學(xué)資源

圍繞專業(yè)內(nèi)容和能力培養(yǎng)目標(biāo)，著力彌補(bǔ)傳統(tǒng)教學(xué)手段的不足，為學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)生動(dòng)形象、直觀有趣的教學(xué)環(huán)境；拍攝各種類型的庫(kù)房和一線管理人員的具體操作等場(chǎng)景，要生動(dòng)、具體地展示學(xué)生難以接觸到的文書和檔案以及文書與檔案管理的過程、步驟、方法，使學(xué)生獲得豐富的感性認(rèn)識(shí)和間接經(jīng)驗(yàn)。多媒體教學(xué)課件的設(shè)計(jì)思路、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，要適合中職學(xué)生的年齡和認(rèn)知規(guī)律，表現(xiàn)形式要符合教學(xué)原則和所使用教學(xué)方法的要求，有利于訓(xùn)練中職學(xué)生的工作能力。

3.以教師為主導(dǎo)，提高多媒體教學(xué)實(shí)效

從傳統(tǒng)的教學(xué)模式轉(zhuǎn)向多媒體教學(xué)，要求教師從知識(shí)的講授者轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生學(xué)習(xí)的指導(dǎo)者、幫助者和促進(jìn)者，創(chuàng)設(shè)民主、寬松、和諧的教學(xué)氛圍。在運(yùn)用多媒體進(jìn)行文書與檔案管理課程教學(xué)時(shí)，要從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變，盡可能地提供學(xué)習(xí)空間和實(shí)際案例，創(chuàng)建情景、協(xié)作、會(huì)話等學(xué)習(xí)環(huán)境要素，關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度和專業(yè)情感，加強(qiáng)學(xué)習(xí)方法的指導(dǎo)，使學(xué)生能主動(dòng)、愉快、扎實(shí)地學(xué)習(xí)，有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前所學(xué)知識(shí)的意義建構(gòu)，讓不同層次的學(xué)生都在學(xué)習(xí)過程中獲得樂趣，體驗(yàn)到滿足感與成功感。

4.以學(xué)生為主體，構(gòu)建多媒體教學(xué)模式

學(xué)生是教育的對(duì)象，又是學(xué)習(xí)的主體，要想真正掌握職業(yè)技能，必須親自動(dòng)手實(shí)踐操作。多媒體教學(xué)模式的構(gòu)建，必須堅(jiān)持“以學(xué)生為中心”的理念，在教學(xué)中靈活機(jī)動(dòng)地運(yùn)用多媒體創(chuàng)設(shè)情境（自然情境、活動(dòng)情境、問題情境等）、提供范例、展示過程、進(jìn)行示范。同時(shí)，結(jié)合講解分析、討論互動(dòng)、實(shí)物展示、實(shí)踐操作，激發(fā)學(xué)生的求知興趣和探索欲望，給學(xué)生創(chuàng)造自我表現(xiàn)的空間，形成有效的學(xué)習(xí)策略，讓學(xué)生更早、更快接觸現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境，全面了解文書和檔案管理工作的流程，增強(qiáng)學(xué)生的實(shí)戰(zhàn)技能。

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（作者單位：浙江省衢州中等專業(yè)學(xué)校）