以海洋環境監測檔案為例淺談質量保證措施在檔案管理中的應用

摘要：隨著國家對檔案質量管理工作要求的不斷提高，為獲取并長久的保存質量合格的檔案，既需要在歸擋前期對檔案資料進行全面審核，保證資料的完整性、可靠性，規范性，也需要對檔案的歸檔要素進行定期檢查，并且嚴格控制檔案室環境條件，已達到完整有效并且長期的保存檔案資料的目的。以海洋環境監測檔案在歸檔過程中開展的質量保證措施為例，淺談質量保證在檔案管理中的應用。

關鍵詞：質量保證 檔案管理 應用

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X(2012)01(c)-0197-01

1 引言

近年來，隨著國家對海洋環境監督力度的不斷增強，監測檔案管理的重要性也更加凸顯。作為監測任務完成后存在的唯一依據，檔案資料顯得尤為重要。為了獲得一份合格的檔案，僅僅是在檔案整理規范性方而有所規定是不夠的，同時也需要加強檔案資料的質量控制，包括資料的完整性查詢、報表填寫的符合性、電子文檔的定期檢查及存儲條件的控制等各方面，以全面保證資料的完整性、可靠性、符合性、長期保存性。以下，就以海洋環境監測檔案為例，淺談質量保證措施在檔案管理中的應用。

2 檔案分類

現在使用監測任務檔案可從存儲介質上分為兩大類，即電子文件、紙質資料。

2.1 電子文件

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依照計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

歸檔電子文件一股以光盤作為存儲載體，選用順序為制只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等。現以監測任務中最常使用的只讀光盤為例，淺談在歸檔過程中采取的質量保證措施。

2.1.1 歸檔前光盤的檢查工作

對于存檔的光盤，在歸檔前除了按照《海洋科學技術研究檔案業務規范》HY／T056-2010及《海洋調查觀測監測檔案業務規范》HY／T058-2010的要求核查內容的完整性、真實性外，還需要檢查光盤表面是否存在劃痕、是否清潔，內容在相應的系統環境中是否可讀，是否存在病毒等措施，以便更好的控制存檔光盤的質量。

2.1.2 光盤檔案整理相關要求

參照《海洋科學技術研究檔案業務規范》HY／T056-2010及《海洋調查觀測監測檔案業務規范》HY／T058-2010的規定執行。

2.1.3 光盤的存儲條件

光盤在存檔過程中應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層，因此檔案室可對易損光盤外加光盤保護盒，以硬盒塑料光盤盒為佳，以避免光盤在存儲過程中被擠壓、劃擦；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓，有條件的實驗室可將光盤與紙質資料分開存放；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離，檔案室中放置的密集柜一般可符合隔離條件；環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％，檔案室內可放置溫濕度表、干燥劑以調控以上溫濕環境。

2.1.4 光盤的定期檢查

電子存儲介質(如光盤)存在易損壞、易劃傷、數據易流失等問題，為了保證光盤資料的長期使用，檔案室需要定期對存儲的光盤進行檢查，檢查內容包括電子文件的可讀性、內容完整性、表面清潔性等條件。一般情況，光盤滿4年進行一次機讀檢驗，合格率應達到100％。在處理電子文檔的設備進行更新后，應立刻對設備運行環境進行檢查，確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應立刻進行電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。另外，為避免一張光盤出現問題時無法讀出數據，檔案室內對同內容的光盤應刻錄兩套分別保存，或采取別的可靠措施予以保存。

2.2 紙質資料

以監測任務檔案為例，紙質資料包括：報告、原始數據報表、照片等。現在很多任務歸檔規定也同時要求在檔案內放入任務的相關計量資料、合同書、任務書(方案)等，可根據任務要求入檔。

2.2.1 歸檔前紙質資料的審核

為保證原始資料的質量，在文字資料歸檔前，需要對其進行審核，審核內容包括：歸檔資料(報告、原始記錄表)內容是否完整；樣品的采集地點、時間、數量及化驗項目是否符合任務書(方案)要求；原始數據報表的填寫是否符合要求，如內容是否填寫齊全、簽字是否完整、劃改的地方是否簽字確認，且劃改的地方不宜過多，以保證書面整潔；報告的編制是否符合《海洋監測規范》、《海洋調查規范》等相關技術規程的要求。對于提交的照片資料，檢查照片的清晰度、拍攝的角度是否能體現所要表達的監測目的，拍攝時間、地點、任務、內容是否完整并符合要求，這就需要對資料進行多次審核，并且要求資料既符合數據的可靠性要求，也必須滿足檔案管理部門的相關要求。以我單位為例，在資料提交前，進行三級審核制度，由資料產出部門先對資料數據的可靠性、真實性、完整性進行兩級審核，合格后，提交檔案管理部門，由檔案管理部門進行第三級審核，即提交資料是否滿足歸檔要求，以全面保證檔案的質量。

2.2.2 紙質檔案整理相關要求

參照《海洋科學技術研究檔案業務規范》HY／T056-2010及《海洋調查觀測監測檔案業務規范》HY／T 058-2010的規定執行。

2.2.3 紙質資料的保存環境

因紙質資料具有占用空間大、易燃、易被蟲蛀等特點，所以檔案室內庫房應具有足夠的庫容空間，做好防火、防塵、防高溫、防潮、防盜、防蟲及溫濕度調控等條件，并且避免陽光直曬。環境溫度選定范圍：14℃～24℃，相對濕度應控制在45％-60％。檔案室庫房內應存放溫濕度計、滅火器、防蟲、防潮等配置。

2.2.4 紙質資料的定期檢查

每年對檔案室庫房檢查一次，確保帳物相符。可按照本單位檔案庫房管理規定，定期開展紙質資料的檢查工作，內容包括資料的完整性、環境條件的符合性、案卷內資料是否保存完好等。

每隔兩年應對照片(底片)進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度出現嚴重波動，應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等)，亦應注意包裝材料的變質問題，若發現問題，應查明原因，及時采取補救措施。為避免照片在存放過程中出現卷曲等質量問題，可在歸檔時將照片資料塑封，然后根據項目分類集中保存。

3 結語

檔案資料作為任務完成后的唯一依據，其重要性可見一斑。隨著國家對檔案要求的不斷提高，為了保證檔案的輸出質量，采取的各項質量保證措施是極為重要的，只有在資料歸檔前嚴格審核、按要求整理、入卷、嚴格控制資料保存環境、定期對資料進行檢查，才能夠長久有效地保存合格的檔案，使所開展監測任務的作用長期的發揮下去。