如何提高民辦高校公文質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

摘 要 對于民辦高校來說，公文是其在實(shí)施行政管理過程所形成的具有法律效力和規(guī)范格式的文書。公文的質(zhì)量，反映著民辦高校的工作效率和管理水平。提高民辦高校公文質(zhì)量，應(yīng)從發(fā)文目的、主旨觀點(diǎn)、結(jié)構(gòu)內(nèi)容、語言表述、文種選擇等方面著手，以提高學(xué)校的工作效率和管理水平。

關(guān)鍵詞 公文質(zhì)量 民辦高校 管理水平

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Several Thoughts on how to Improve the Quality of

Private Colleges and Universities Document

HE Jian

(South China Institute Of Software Engineering， Guangzhou University， GuangZhou， GuangDong 510990)

Abstract For private colleges and universities， document is the implementation of the administration process formed by having the force of law and standard format of the instrument. The quality of document reflect the management quality of works of a school. To improve document quality should start with document purpose， main viewpoint， document structure， language expression and type selection so as to improve the work efficiency and management ability of the school.

Key words document quality; private colleges and universities; management level

公文，即公文文書，又稱文件。是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)政令、指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動的重要工具。對于高校來說，公文是學(xué)校黨政管理部門實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。學(xué)校公文的質(zhì)量和效率，不僅關(guān)系著學(xué)校工作的質(zhì)量和效率，還代表著學(xué)校的形象，反映著學(xué)校的執(zhí)政能力、工作效率和管理水平。民辦高校由于辦學(xué)自主性大、辦學(xué)時間短、人員流動性大等特點(diǎn)，在公文寫作和處理方面存在一定的問題，函待改進(jìn)。

民辦高校公文涉及的內(nèi)容比較廣泛，種類繁多。從向上級的報告、請示到校級的決定、命令，從通報、通知到信函，從講話稿到會議紀(jì)要，往往時效性強(qiáng)，重要程度高。一些緊急公文，還常常事關(guān)全局。這就決定了公文具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。因此公文內(nèi)容必須準(zhǔn)確，事實(shí)必須真實(shí)可靠，數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤，結(jié)論必須符合政策法規(guī)和實(shí)際情況，不夸大也不縮小，不拔高也不壓低。公文的種類、格式、行文程序、制發(fā)等必須遵循一定的要求，不能隨意，以確保公文的嚴(yán)肅性。公文是管理活動的產(chǎn)物，也是管理的手段，提高公文質(zhì)量，有利于提高學(xué)校工作的執(zhí)行力，促進(jìn)教育事業(yè)的健康發(fā)展。

1 明確發(fā)文目的，認(rèn)真搜集、整理素材

辦公室人員在接到公文寫作任務(wù)時，首先要明確發(fā)文目的。如為什么發(fā)文？發(fā)文是要解決什么問題？發(fā)文背景、發(fā)文對象等等，要做到方向清晰、目的明確。擬稿人要充分了解學(xué)校的工作重點(diǎn)，熟悉公文起草的背景，認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖確定好寫作內(nèi)容，制定寫作計(jì)劃后，有目的性的開始搜集、整理材料。在收集整理材料的過程中，應(yīng)盡可能全方位的收集材料，同時對收集到的材料進(jìn)行把關(guān)，將無用的材料進(jìn)行刪減，有用的材料進(jìn)行修改補(bǔ)充。注意材料的真實(shí)性和完整性，特別對引用的數(shù)據(jù)材料等要確保準(zhǔn)確無誤。

2 主旨突出、觀點(diǎn)鮮明

公文主旨是公文所要表達(dá)的中心思想，是公文內(nèi)容的核心。每篇公文都應(yīng)主旨突出、觀點(diǎn)鮮明。寫作時首先要圍繞發(fā)文目的，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)意圖預(yù)測發(fā)文效果，恰如其分的確立主旨，使之成為公文的核心，然后正確的運(yùn)用材料，從材料中提煉觀點(diǎn)，使之成為公文的骨架。用主旨和觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，用材料說明主旨和觀點(diǎn)，以求得主旨、觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。運(yùn)用材料過程中要引用具有典型性、代表性的材料，以增強(qiáng)主體和觀點(diǎn)的說服力，同時注意避免材料過于繁雜。

3 結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容完整

公文的結(jié)構(gòu)清晰合理，層次分明，內(nèi)容完整，才能明確地表達(dá)發(fā)文意圖和思想，便于受文單位讀懂弄通，貫徹執(zhí)行。因此，公文寫作時要統(tǒng)籌考慮公文框架、布局，把握好總體和部分之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性，以及對敘述內(nèi)容的完整性等進(jìn)行細(xì)致分析，使公文的結(jié)構(gòu)合理嚴(yán)謹(jǐn)。

公文的內(nèi)容要完整、言之有物。如果內(nèi)容空洞、言之無物，即使文字寫的天花亂墜，也起不到好的效果，反而會適得其反。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會遇到一些需要貫徹執(zhí)行上級文件精神的公文，這就要求我們在此類公文寫作時，不僅要傳達(dá)上級文件精神，還要結(jié)合實(shí)際提出具體的貫徹落實(shí)意見和要求，不能簡單的把上級文件換個文頭發(fā)下去了事。公文的各要素要完整無誤，包括主送單位、標(biāo)題、正文、落款、日期、發(fā)文單位、發(fā)文日期、簽發(fā)人等要素。

4 語言表述準(zhǔn)確、簡潔

公文寫作是一種實(shí)用寫作，不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)創(chuàng)作傾向于給讀者預(yù)留足夠的想象空間，而公文寫作恰恰相反，完全不給讀者想象的余地，而應(yīng)該盡可能準(zhǔn)確地傳達(dá)出行文者所要表達(dá)的信息。公文的思想內(nèi)容，經(jīng)過組織安排，最終要訴諸于文字表現(xiàn)，公文的語言文字表述如何，直接關(guān)系到公文的質(zhì)量和發(fā)文目的能否實(shí)現(xiàn)。這就要求公文語言準(zhǔn)確、簡潔。語言準(zhǔn)確要求語言表達(dá)符合客觀實(shí)際，符合邏輯，符合語法規(guī)范。簡潔就是簡明扼要不說廢話，在寫作時要認(rèn)真推敲，反復(fù)修改，做到語言簡練不冗余拖沓。另一方面，公文語言要拋棄“假、大、空”，做到“真、實(shí)、準(zhǔn)”。

5 正確使用公文文種，規(guī)范行文

公文文種繁多，一些文種容易混淆，如報告和請示，決定和通報等。公文作者要熟練掌握各種文種，準(zhǔn)確運(yùn)用。公文特有的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，決定了公文的寫作要遵從一定的格式。一般高校會根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本校關(guān)于公文處理的規(guī)章制度。例如我校的《廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院公文處理辦法》。公文作者必須按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》或本校的規(guī)章制度要求進(jìn)行寫作，做到規(guī)范行文。

總之，公文寫作考驗(yàn)的不僅是寫作能力，還要求寫作者具備一定的政治覺悟和統(tǒng)觀全局的能力，公文寫作者要善于學(xué)習(xí)，勤于積累，多思考，多動筆，不斷提高自身素質(zhì)，不斷提高公文質(zhì)量，有效提高學(xué)校在教育事業(yè)進(jìn)程中的管理水平和執(zhí)政能力。

參考文獻(xiàn)

[1] 于艷茹.關(guān)于公文處理規(guī)范化問題的幾點(diǎn)思考[J].理論界，2005(11).

[2] 陳子典.當(dāng)代應(yīng)用公文寫作[M].廣州:暨南大學(xué)出版社，2005.

[3] 聞君，倪亮，朱君.行政公文寫作及范例全書[M].北京:北京工業(yè)大學(xué)出版社，2008.

[4] 寧永錄，劉劍坤.規(guī)范公文起草 提高以文輔政水平[J].西安航空技術(shù)高等專科學(xué)校學(xué)報，2011.

[5] 李澤忠.如何提升辦公室秘書公文寫作能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011(2).