試析職業院校檔案資源體系建設

　　（河南推拿職業學院，河南 洛陽471023）
　　摘要：職業院校檔案資源體系建設必須以科學發展觀為指導，從國家和職業教育發展的高度看待和探究職業院校檔案資源體系建設，從前端控制、全程管理、后續管理、檔案安全、檔案資源整合、其他資源整合等方面入手，全面提升職業院校檔案資源的價值和服務合力。
　　關鍵詞：職業院校；檔案資源體系；檔案資源整合
　　職業院校檔案資源體系，從狹義講，即指由包含職業院校各項工作信息的檔案載體及其衍生體共同形成的檔案資源體系；從廣義講，還應包括職業院校檔案工作所擁有的人力資源、經費資源、環境資源、物質資源、管理資源等。職業院校檔案資源體系建設可分三個層次，微觀的是個體職業院校的檔案資源體系建設；中觀的是個體職業院校檔案資源融入的地域性檔案資源體系建設和地域性院校檔案資源體系建設；宏觀的是全國檔案資源體系建設、全國職業院校檔案資源體系建設等。筆者認為，職業院校檔案資源體系建設必須在科學發展觀的指導下，以發展和大格局的眼光全面推進，即在建設好每個職業院校的檔案資源體系的基礎上，融入到更高、更廣范疇的檔案資源體系建設中，最終形成為國家和地區政治、經濟、教育、文化發展服務的檔案價值合力。
　　一、從前端控制看職業院校檔案資源體系建設
　　根據文件生命周期理論，中外檔案學家提出了“前端控制”的理念，要求檔案部門及其人員應對文件從形成源頭進行控制，以保證文件管理的質量，并使文件管理階段的成果為后續檔案管理所利用，對文件/檔案實施一體化管理。［1］
　　從國家檔案管理和職業教育管理的角度出發，職業院校檔案資源體系建設前端控制工作可具體化為：制定職業院校資源有關的國家標準、法規和規范；安排穩定的檔案資源體系建設的資金來源及其制度；制定檔案資源體系建設的備份方案和應急預案制度體系；督促職業院校檔案館（室）深入貫徹《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和國家有關部門制定的專業專門檔案管理規范，健全檔案歸檔制度，完善歸檔范圍，落實檔案集中統一管理原則，確保職業院校檔案資源在分類、載體上的完整齊備；建立、完善、監督、執行國家職業院校檔案工作獎勵體系；建立健全國家職業檔案工作評價體系。
　　二、從全程管理看職業院校檔案資源體系建設
　　職業院校檔案資源體系建設的全程管理是指伴隨著文件/檔案生命周期開展的一切檔案資源保障管理活動，即將文件/檔案形成、流轉、收集、整理、保管、備份、銷毀等各個工作環節有機地聯系起來，按照國際和國家及地方和專業的統一標準和規范進行持續的業務流程重組，并將保障文件/檔案本質的需求融入到業務流程中，使其融合生成。在業務流程結束后，及時將文件歸檔并及時呈轉更高層次保管機構，參與國家檔案資源共享體系。具體工作包括有：對檔案資源載體的物理保護和信息保護及其方案的制定與調整；檔案資源接收、征集、編研、整合、信息檢索等方面的制度及執行；檔案資源維護人員、設備設施、技術培訓等方面的制度與執行等。
　　從國家檔案管理和職業教育管理的角度看，全程管理就是：制定檔案資源體系建設的有關法規和制度并監督執行；開展館員培訓教材的編訂和培訓活動的實施；編制執行國家職業院校檔案資源體系建設的計劃、制度、管理辦法并監督完善等。
　　三、從后續管理看職業院校檔案資源體系建設
　　職業院校檔案資源體系建設的后續管理，從職業院校檔案館（室）視角看，就是指職業院校各業務部門和文書部門將現行業務辦理完畢，將具有保存價值的文件按照檔案管理的需求進行整理、鑒定和編目，移交給職業院校的檔案館（室）進行集中保管，由檔案館（室）對歸檔后文件實施的管理。具體的工作包括檔案的補充管理、后續鑒定和檢索體系的完善等工作。
　　從國家檔案管理和職業教育管理的角度看，職業院校檔案資源體系建設的后續管理包括以下內容：特定檔案資源的呈繳、備份管理；電子文件中心的建設與管理；地域性檔案資源體系的建設管理等。
　　四、從后期監督看職業院校檔案資源體系建設
　　不論從個體的職業院校，還是從國家檔案管理和職業教育管理的角度看，職業院校檔案資源體系建設都需要進行后期監督，具體包括：檔案資源體系建設活動的評估；館員技術水平的評估；經費財政結算；檔案資源體系建設活動的總結、報告；制度、標準、規范的完善；檔案資源體系建設先進經驗、方法、模式的參考性提供等。
　　五、從檔案安全看職業院校檔案資源體系建設
　　館藏建設是檔案館事業發展的永恒主題，沒有豐富的館藏資源，檔案館的公共服務功能也就無從說起。［2］職業院校檔案資源體系建設在社會信息化和信息社會化的發展進程中，由于受到法規和制度不健全、檔案實體保管環境跟不上時代發展，以及信息技術的自身弱點等影響，其真實性、完整性、可靠性及長期可續性受到嚴重挑戰。［3］更不用說職業院校檔案館（室）館員隊伍建設跟不上事業發展的要求。［4］這些都表明，職業院校檔案資源的安全受到著一定威脅。
　　職業院校檔案資源體系建設的檔案信息安全問題主要依賴于檔案信息安全體系的建設，具體來講就是要從四個方面來做好相關工作：建立和堅持全面、科學、發展的檔案資源安全觀，確立檔案資源安全的思想基礎；針對檔案資源安全的新情況、新變化和新特點，制定檔案資源安全戰略和規劃，完善檔案資源安全策略機制；促進傳統安全技術和現代安全技術相互補充、相互結合，應用先進的安全科學技術，從不同層次、不同角度構筑檔案資源的安全屏障；樹立現代人才觀念，堅持依法治教，有計劃、有重點、分層次、分類型、多形式、多途徑地開展檔案資源安全人才的培養和教育，建立檔案資源安全的人才保障基礎。［5］
　　六、從檔案資源整合看職業院校檔案資源體系建設
　　職業院校檔案資源整合的目標是結構合理和配置優化。結構合理指的是職業院校檔案館（室）的收藏結構，尤其是職業院校整體、區域職業院校、專業職業院校、地域檔案資源體系及至國家檔案資源體系的館藏結構要合理。配置優化：一是指職業院校檔案館（室）的合理布局及相關館（室）接受范圍的統籌規劃，合理調整，多種檔案保管機構的合理布局；二是要進一步健全完善和嚴格執行各職業院校內部歸檔制度；三是要確保各職業院校的檔案資源按期保質保量地向上級檔案館移交；四是要強化數字檔案檢索系統和全文數據庫建設，在館（室）際互聯和檔案信息多元組合的基礎上，推進職業院校檔案館（室）數字化建設，逐步融入國家檔案資源體系之中。
　　整合職業院校檔案資源，要堅持職能決定原則、地域性原則、公共性原則、系統性原則和突出特色原則。［6］通過這些原則的貫徹執行，提高職業院校檔案資源整合和檔案資源體系建設的科學性。
　　在實踐中，要通過機制和制度創新，把有價值的職業教育的檔案接收進館（室），為地域、專業及國家檔案資源的優化組合提供基礎。各級職業教育管理部門和各職業院校要積極爭取各方面對職業院校檔案資源整合工作的支持，理順各種關系，整合好本館（室）檔案資源、同一系統館（室）檔案資源、同一地區檔案資源等，促進檔案資源配置的更加科學合理，為全面實現國家檔案資源共享奠定基礎。
　　在工作中，我們還要注重職業院校檔案資源的呈繳、移交、異地、異質多方面的備份工作，抓好電子文件中心的建設，促進重點檔案的搶救保護工作。
　　七、從相關資源整合看職業院校檔案資源體系建設
　　1.整合人力資源。人力資源是職業院校檔案事業生存發展的重要條件，并在一定的時候起到決定性的作用。檔案工作或是檔案資源體系建設工作歸根結底還要有館員來完成。整合職業院校檔案人力資源，一是要引進競爭機制，二是引進流動機制，三是要有職業教育和全國或區域檔案人力資源的交流配置機制。
　　2.整合經費資源。職業院校檔案工作和檔案資源體系建設離不開經費支持。整合經費資源就是要擴大經費來源，把不同渠道的經費融合在一起，形成一種合力，推動職業院校檔案工作的發展。對于職業院校檔案資源體系建設來說，就是一要爭取國家檔案管理部門、職業教育管理部門和各職業院校的長期穩定的經費保障，二要積極爭取社會捐贈和資助，三是要自主經營積累一些經費。
　　3.整合環境資源。改變職業院校檔案館（室）周圍環境中的不和諧之處，營造一個良好的環境氛圍，更好地體現檔案館（室）的特征。
　　4.整合物質資源。一是要開展全國性或地域性的職業院校檔案館（室）的系統調查和評估，摸清家底，明確達標要求，健全開放和服務功能。二是要改善職業院校檔案館（室）的地區分布，加大扶持西部地區職業院校檔案館（室）的建設，促進西部職業院校檔案資源體系建設。
　　5.整合管理資源。就是在信息時代，職業院校檔案資源體系建設遇到了巨大的挑戰和機遇，正確的管理可以促進職業院校檔案資源體系的建設。我們要根據自身的特點，創建和完善有中國和專業或地域特色的職業院校檔案資源體系建設的管理模式，最終實現對社會的獨特貢獻。
　　綜上所述，職業院校檔案資源體系建設是一個復雜的系統工程，需要我們從國家檔案管理、職業教育管理及職業院校的檔案資源體系等多層面加以研究、探索和實踐。職業院校檔案資源體系建設任重而道遠。
　　參考文獻：
　?。?］ 薛四新，等.現代檔案管理基礎［M］.北京：機械工業出
　　版社，2007：76，183.
　?。?］ 楊冬權.以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務能力
　　為重點，實現檔案管理事業新跨越［J］.中國檔案，2009，
　?。?2）：8-14.
　?。?］ 許桂清，李映天.檔案信息安全保障體系的建設與思考
　?。跩］.檔案學研究，2010，（3）：54-58.
　　［4］ 胡全裕.論高職院校檔案工作存在的問題與對策［J］.無
　　錫職業技術學院學報，2004，（1）：7-9.
　　［5］ 邢燕，才碧瑩.淺析信息安全保障體系建設［J］.黑龍江
　　檔案，2010，（6）：18.
　?。?］ 潘積仁.檔案資源建設：原則 實踐 策略［J］.中國檔案，
　　2009，（7）：16-18.