高校學生檔案管理應進一步完善

　　摘要：學生檔案是學生在校期間個人學習、經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，做好學生檔案管理，具有重要意義。各高校學生檔案管理日趨規范化，但也存在諸如：檔案內容單薄、管理方式落后、信息化管理模式運用很少等不足，較大程度地限制了檔案的最大利用。可以從完善檔案材料的內容，推行數字化管理等途徑加強學生檔案管理，提高學生檔案的管理水平，更好地為學生服務。
　　關鍵詞：學生檔案 歸檔范圍 信息化管理
　　中圖分類號：G675 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004—4914（2012）06—096—02
　　一、高校學生檔案管理目前存在的問題
　　高等學校檔案管理辦法中對高等學校檔案的界定：高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。而學生檔案是對學生就讀期間成長經歷的歷史記錄，是其人事檔案的基礎。然而，在實際工作中，很多學校對學生類檔案要求不夠嚴謹。各校檔案館、室普遍只是關注學生學籍類材料，而對其他內容的材料較少列入收集歸檔的范圍，或者因為收集難度大而忽略了其齊全完整的要求。隨著我國現代化建設的發展，檔案工作的服務性集中表現在檔案信息資源的開發利用上。由于社會信息化的不斷推進，互聯網的普及，高校自身和社會各界對高校檔案信息資源服務的需要呈現出多樣化的發展趨勢，傳統的高校檔案服務方式和模式已經不能完全適應新的服務需求。具體體現在：
　　1.真實性和利用價值欠缺。現行學生檔案歸檔范圍已經實行了幾十年，目前各高校學生檔案材料綜合起來看，主要是反映學習成績、學歷、學位以及很少的鑒定材料；在很大程度上既不能反映學生發展全貌，也不能為用人單位提供相關信息，因此無論從歷史真實性方面，還是從利用價值方面都已經不再適用。在當今強化素質教育和培養復合型人才的教育背景下，應根據大學生學習生活的特點，修改歸檔范圍，通過檔案材料反映其個性化發展特征，為用人單位提供參考，使學生在激烈的就業競爭中順利走向工作崗位。
　　2.管理手段落后，效率低，時效性差。隨著網絡時代的到來，人類社會的各個領域都在經歷著巨大的變化，檔案領域同樣如此，檔案的手工管理方式越來越顯得無能為力，難以適應信息化的要求。利用現代信息技術服務于高校學生檔案管理工作，是學生檔案管理工作適應時代發展的必然要求。因此將信息化管理技術引入到學校來，進行學生檔案管理，減輕工作量，提高工作效率，強化管理水平勢在必行。學生檔案管理工作的主要任務是處理整個管理服務過程中產生的大量基礎信息，在傳統的學生工作中，依靠原始方法人工完成這些信息的收集、整理、登記、重復勞動多，效率低、時效性差，而借助計算機網絡等現代信息技術為基礎的學生管理信息系統正好能克服傳統方式下存在的不足。利用學生管理信息系統對于各類學生管理信息進行自動處理，把結果置于網絡上。全校師生就可根據自己的權限進行查詢和處理各種信息，這樣可以大大提高學生管理的工作效率，明顯改善學生管理水平。
　　二、完善高校學生檔案管理的措施
　　為了加強學生檔案管理工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地服務學生、服務高校、服務社會，高校學生檔案管理中存在的問題應進一步完善，其治理工作應從以下途徑入手：
　　1.對現行學生檔案要擴大收集范圍，充實檔案內容。
　　（1）增加信用檔案。誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位關注的基本要求。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面的材料形成，來準確反映學生的信用行為和品行情況。
　　（2）關注學生的能力。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，而且要發現學生的多方面潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。應注意收集反映學生成長進步的材料，包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等。
　　（3）建立心理檔案來反映學生的心理狀況。近年來，隨著高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生心理素質的材料，應對這些資料加以收集和整理，形成學生的心理檔案。從學校教育管理看，通過學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取相應的心理疏導措施來促進學生健康成長；從用人單位選拔人才看，可以通過心理檔案來了解畢業生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
　　如果每個學生都有這樣一份真實、充實、全面的檔案材料，無疑會在學生的應聘工作中發揮巨大作用，會在學生和用人單位之間提供良好的、面對面的溝通媒介，減少用人單位和學生本人許多盲目的工作和無效的勞動。
　　2.推行信息化管理學生檔案。
　　（1）圍繞溝通互動性，應設有管理平臺和學生平臺。管理平臺主要用于學生檔案管理工作人員對學生檔案的信息材料錄入、修改等管理使用。學生平臺主要用于學生對自己檔案狀況加以了解，比如檔案的轉遞過程、檔案材料內容等。
　　（2）圍繞學生從入校到離校的所有相關信息材料，應設有查詢和維護功能。此功能是學生信息管理平臺的最基本功能，學生從入校到離校的相關文件信息都要予以數字化，學生檔案信息就是一個數字化的電子檔案，通過此功能可以查詢到某學生在校期間的所有信息及其與其相關的信息。比如：學生某段時間的上課情況，學生某學期的綜合素質測評得分情況，學生某學期各科考試成績，學生某時期受獎勵或處分情況等。
　　（3）圍繞檔案管理信息化，應配備專業的計算機人才。檔案信息化管理離不開網絡和計算機知識的應用，無論是電子文件的歸檔和管理，還是信息材料的查詢和利用，都離不開檔案知識和計算機知識的有機結合。
　　（4）建立高校檔案信息安全保障體系。在高校檔案信息化建設中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在檔案信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效地技術手段和管理措施，做好身份認證和密匙管理，加強對檔案管理系統的監控；存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局部網要與一切外部網實行物理隔離；各種數據庫要及時進行備份，確保檔案信息的安全保密和系統運行安全可靠。在利用安全上不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或未設置訪問權限，也不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則。
　　總的來說，做好在校高校學生檔案管理工作，不僅僅體現了一個學校對人才的重視程度，更為單位提供了評價個人的可靠參考，最重要的一點是保證了學生個人履歷的完整與真實性，為學生今后發展提供可靠有利的支撐。根據檔案管理中出現的問題進行分析，并給出合理化建議，對高校檔案管理工作人員提供借鑒。
　　[基金項目：優化高校檔案T型資源結構建設研究（項目編號：YB2010053）]
　　（作者單位：山西大學商務學院山西太原030031）
　　（責編：若