會計信息系統環境下內部控制的建設

［摘 要］電算化會計信息系統在企業的廣泛建立大大提高了會計工作績效和質量，但同時由于電算化環境的特殊性，也使得會計信息系統面臨新的風險，建立適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。內部控制是指一個企業或單位為了保證其資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性，提高經營效率以及貫徹執行其規定的管理方針而在組織內采用的一系列制度、方法和手段。計算機引入會計信息系統后，內部控制本身呈現出新的特征，內部控制技術在系統管理和審計中的重要性大大提高。了解和掌握電算化會計系統內部控制的基本要求，不僅是開發設計可靠系統的前提，同時也是使系統高效運行和管理的必要條件。

［關鍵詞］會計電算化 內部控制

隨著計算機技術的發展和經濟體制改革的深化，會計電算化得到迅速普及和發展，高速度、低成本、不斷創新的經濟模型改變了傳統的企業管理模式、經營模式和會計模式。會計已經對企業的內部控制產生深遠的影響，提高了企業的運營與管理效率。企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高。但是，也為企業的內部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業內部控制制度造成了極大的沖擊，使企業內部控制制度在新的環境下顯得落后于形勢了，由于電算化會計系統的特殊性，建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

一、電算化會計系統內部控制的發展

1.計算機的使用改變了企業會計核算的環境

企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業會計核算的環境發生了變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。因此，要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠，達到企業管理的目標，企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛，更加復雜。

2.電算化會計系統改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程序，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介發生了很大的變化。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上，因此，電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制轉變為對人、機控制，控制的程序應與計算機處理程序相一致。

3.計算機的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大，因此計算機會計系統的內部控制制度與手工會計系統的內部控制制度相比較，計算機會計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，控制的重點是對職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

4.內部控制的范圍變化

傳統的內部控制主要針對交易處理。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由于系統建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大，包含了傳統手工系統所沒有的控制，如網絡系統安全的控制、系統權限的控制、修改程序的控制等，以及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

二、發展過程中的主要問題

1.對會計電算化的認識不到位 ，沒有設置合理的組織機構

不少企業領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識，沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然，是管理現代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎，是今后企業決策的重要手段，是會計制度改革的突破口。

2.安全性、保密性差

由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受，目前企業管理建立在手工記賬的基礎上，要改變已形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數據的可靠性持懷疑態度。

3.會計基礎工作薄弱

會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。目前，我國建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足;實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度來加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。

4.上機管理措施不夠完善

缺乏電源保護意識，不清楚電源失常會使使系統遭到破壞。最重要的是沒有樹立及時備份的觀念。數據文件應該及時采用強制軟盤備份，并以適當形式妥善保管，一旦系統遭到破壞，能夠通過恢復機制完全恢復到原有狀態。硬件也要備份，一旦計算機發生故障或遭到破壞，用備用的計算機及時頂替上去，不影響會計工作的正常開展，能夠消除一切病毒的蔓延和感染。

5.缺乏合格的會計電算化專業人才

會計電算化涉及計算機、會計、管理等方面的專業知識，目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，不能靈活運用軟件滿足工作需要，遇到超出范圍的問題，只能找軟件的維護人員，而維護人員又基本是計算機專業出身，對財務知識知之較少，雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用，不能靈活運用軟件處理的會計數據，進行財務信息加工和分析，滿足各方對財務信息的需求。這也是制約電算化發展的原因。

6.網絡的迅猛發展帶來了許多新問題

網絡技術無疑是目前IT發展的方向，電算化會計信息系統也不可避免受到其深遠的影響。目前財務軟件的網絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上銀行等，實現這些功能就必須有相應的控制，從而為電算化會計信息系統內部控制帶來新問題。

三、如何加強電算化會計系統內部控制

1.設置合理的組織機構

為了適應會計電算化給內部控制提出的新要求，企業應設置合理的組織機構。企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應電算化會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責劃分為電算化會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標，并且應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。

2.適當的職責分離，加強安全性和保密性

內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，電算化會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發、發展的職務與系統操作的職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統操作的職務與系統檔案管理職務等。企業為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時還應建立起職務輪換制度。

3.會計電算化崗位責任制度，加強會計基礎工作

要明確會計電算化系統人員的崗位劃分和各崗位的工作任務，會計電算化的工作崗位一般分為:會計電算化主管、會計電算化操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算審查員。同時要明確各崗位的責任制。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業務相分離的原則，如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的紀錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。

4.完善的上機管理

企業用于電算化會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業對用于電算化會計系統的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操作日志文件。

5.提高內部會計人員的素質

由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識，因此應該組織網絡安全方面及高級程序語言的培訓，大力開展計算機輔助審計技術的培訓。如：數據模擬檢測法、整體檢測法、程序編碼控制法、平行模擬法、程序追蹤法。培養一批既懂財會、審計業務、又精通計算機應用技術的有經驗的復合型專業內部會計人員。

6.網絡的安全控制

網絡安全性指標包括數據保密、訪問控制、身份識別、不可否認和完整性。加強網絡會計安全防范的核心內容是保護網絡系統的安全，避免和克服諸如會計信息失真、企業資產損失等風險的發生。為實現網絡系統的安全，應從法律保障、技術支持、加強管理三大方面入手，把網絡會計信息系統的風險消滅在萌芽狀態。

總之，電子計算機技術、網絡技術的不斷發展，將使會計電算化系統不斷更新和完善。會計電算化系統替代傳統的手工會計系統是必然趨勢。目前，會計電算化系統己經在各個企事業單位、政府部門廣泛應用。加強和完善會計電算化系統的內部控制，將成為各個企業在財務工作中以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的一個問題，內部控制的好壞將直接影響到企業的管理和效益。