信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過程中的問題及對策研究

[摘 要]信息時代是一個以信息為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟時代、一個知識成為生產(chǎn)力的時代。在信息管理系統(tǒng)日漸流行的今天，我們在看到管理信息系統(tǒng)帶來效益的同時，也要正視其在實際開發(fā)和應(yīng)用中出現(xiàn)的問題，本文結(jié)合案例，對企業(yè)實施管理信息系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些突出問題和對策進行了探討。

[關(guān)鍵詞]信息管理系統(tǒng) 引入階段 開發(fā)階段 應(yīng)用階段

一、管理信息系統(tǒng)概論

1.管理信息系統(tǒng)的概念

管理信息系統(tǒng)，是一個由人、計算機及其他外圍設(shè)備等組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統(tǒng)。其主要任務(wù)是最大限度的利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強企業(yè)的信息管理，通過對企業(yè)擁有的人力、物力、財力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正確的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員，以便進行正確的決策，不斷提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。

2.管理信息系統(tǒng)的分類

管理信息系統(tǒng)劃分的方法有很多中。按管理信息系統(tǒng)的組織功能劃分，可以分為辦公系統(tǒng)、決策系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)。現(xiàn)代企業(yè)中比較普遍的管理信息系統(tǒng)有企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、客戶關(guān)系管理（CRM）等等。

3.管理信息系統(tǒng)的作用

管理信息系統(tǒng)能給企業(yè)帶來以下幾點好處：對于基層工作人員來說，利用管理信息系統(tǒng)對日常經(jīng)營和生產(chǎn)活動進行管理，可以將企業(yè)在業(yè)務(wù)流程中所需要的信息整合起來，通過電子化使信息處理更加高效準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)流程更加流暢。對于中層管理人員來說，管理信息系統(tǒng)尤其是ERP的使用，對企業(yè)運作中的各種信息進行了集中、完備、透明地處理，盡最大的可能消滅了信息孤島的狀況，能使中層管理者清楚了解企業(yè)的運作情況。對于高層管理者來說，管理信息系統(tǒng)電子化處理的高效性和準(zhǔn)確性和強大的統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析功能會更好地支持管理者作出快速反應(yīng)和決策。

二、信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中出現(xiàn)的主要問題以及對策

管理信息系統(tǒng)雖然已進入了很多企業(yè)中，但是由于種種原因，其實施效果還有很多不盡人意的地方。例如在我國，ERP成功率不高已是個不爭的事實。2005年之前的所有數(shù)據(jù)表明，國內(nèi)企業(yè)實施ERP的成功率最高的不超過30%，即使在已經(jīng)成功實施ERP或其他大型IT系統(tǒng)的用戶中，各種應(yīng)用問題也時有發(fā)生。在不同階段，體現(xiàn)出來的問題也不一樣。這里主要分析一下共性的問題。

1.引入階段

（1）存在的問題

引入管理信息系統(tǒng)的目的是什么?這是每個企業(yè)在引進管理信息系統(tǒng)前必須面對和回答的第一個問題。為了實際需要而引入管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，會出現(xiàn)對實施過程中可能出現(xiàn)的困難估計不足的情況。實施信息管理系統(tǒng)需要大量的資金投入、良好的硬件設(shè)備以及企業(yè)對改革業(yè)務(wù)流程的決心和實行人員調(diào)配等方面的準(zhǔn)備。管理信息系統(tǒng)是一種先進管理思想的載體，必將要求企業(yè)的業(yè)務(wù)流程作出適當(dāng)?shù)母母锖蛢?yōu)化。

（2）解決問題的對策

做好前期的準(zhǔn)備工作前期準(zhǔn)備工作包括對實施管理信息系統(tǒng)的可行性分析、在企業(yè)內(nèi)部的宣傳、選擇合適的團隊進行開發(fā)等，做好這些工作能為后續(xù)的開發(fā)工作打下良好的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)對實施管理信息系統(tǒng)有沒有全面的、清楚的認(rèn)識往往影響到員工對管理信息系統(tǒng)的看法以及實施的最終狀況。

2.開發(fā)階段

（1）存在的問題

開發(fā)階段面臨的第一個問題就是管理信息系統(tǒng)項目開發(fā)。如果是外包的話，軟件開發(fā)商承擔(dān)軟件的開發(fā)以及維護工作。如果采用內(nèi)部開發(fā)方案的話，企業(yè)內(nèi)部人員將承擔(dān)上述工作，對企業(yè)開發(fā)人員的要求比較高。現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)都采用外包方案。外包往往使企業(yè)不重視調(diào)研、開發(fā)，認(rèn)為交給開發(fā)商就可以了，導(dǎo)致了后來軟件不能很好地符合企業(yè)的需求。

（2）解決問題對策

開發(fā)要建立在充分調(diào)研的基礎(chǔ)之上，并注意讓用戶參與到建模等過程中。如果在軟件調(diào)研方面沒有用戶的參與，只是幾個領(lǐng)導(dǎo)拍板決定的話，那選出的系統(tǒng)很有可能就沒有最大限度地考慮到用戶的真實需要，到頭來不是效率提高得不顯著，就是造成資源的浪費。大多數(shù)技術(shù)人員還是不能直接理解由業(yè)務(wù)語言描述的模型，因此技術(shù)人員需要在用戶的幫助下進行技術(shù)建模，將業(yè)務(wù)需求說明書轉(zhuǎn)化為技術(shù)人員可以理解的語言。要盡量定制出適合自己的產(chǎn)品。

3.應(yīng)用階段

（1）存在的問題

雖然在開發(fā)階段克服了很多難題，但是并不意味著應(yīng)用階段就會輕松很多。例如開發(fā)階段克服的大多數(shù)都是技術(shù)上的問題，那么在應(yīng)用階段需要克服的更多是“人”的問題。人和信息，才是管理信息系統(tǒng)的最重要部分。管理信息系統(tǒng)是一個技術(shù)問題，也是“人”的問題。管理信息系統(tǒng)需要靠人來實施，而因為系統(tǒng)的實施會帶來對員工的觀念的沖擊、對已有的工作流程的沖擊、甚至與個人利益產(chǎn)生沖突，所以怎樣才能讓員工真正落實系統(tǒng)、使其產(chǎn)生預(yù)期的效益是一個重要的問題。

（2）解決問題的對策

有步驟、有層次地推進管理信息系統(tǒng)的實施正如上文所分析的那樣，管理信息系統(tǒng)實施的過程中要考慮很多有關(guān)“人”的因素。企業(yè)的信息化不是一步到位的事情，要根據(jù)實際情況循序漸進地推進。在起步階段不一定要馬上建立一個無所不包的完整系統(tǒng)而是要根據(jù)自身企業(yè)的特點一步一步推進。要幫助使用者克服抵觸心理，以及提高其操作能力，因為“人”才是信息化中的關(guān)鍵要素。

三、結(jié)束語

很多知名企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)的時候都遭受過失敗。例如陶氏化學(xué)在花費了7年時間和大約5億美元試圖實施一套基于大型機的ERP包之后，丟棄了這個項目，重新從客戶機、服務(wù)器開始。實施管理信息系統(tǒng)是一件需要深思熟慮的事情，實施過程中也會有重重困難。充分調(diào)研、充分溝通、科學(xué)建設(shè)、合理組織，才能對管理信息系統(tǒng)的成功實施打下良好的基礎(chǔ)。

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