做好高校基建檔案工作的思考

摘 要 高校基建檔案是檔案綜合管理工作的重要組成部分，它影響和決定著檔案工作整體質量，它是高校未來發展、規劃的可靠依據。目前，高校基建檔案大量產生，還存在著規范管理問題。值得分析、研究。

關鍵詞 高校 基建檔案 規范管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

Thinking on Doing Archives of University Infrastructure Well

TAO Yisheng

(Anqing Vocational Technical College， Anqing， Anhui 246003)

Abstract Integrated file management is an important part of university infrastructure， it affects and determines the overall quality of archival work， which is the university for future development， planning and reliable basis. Currently， the university infrastructure， a large number of files generated， there is still a standard management. Which is worthy of analysis and research.

Key words college; infrastructure files; standard management

1 對高校基建檔案的認識

高校基建檔案是基建項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的記錄。即基建項目建設的可行性研究和審批，以及建設用地、征遷、拆遷、勘察、設計、招投標、開工審批、建設施工、監理及竣工驗收全過程中形成的并經過鑒定、整理、歸檔的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。是高校基建項目建設過程中的真實記錄，它真實的記錄和反映了基建項目建設和管理的全過程。

高校基建檔案具有周期性、專業性、成套性、復雜性等特點。周期性，是指一個完整的建設工程項目要經過立項、招標、設計、施工、竣工驗收、審計等階段，這個過程形成的材料要經過主管機關、設計單位、施工單位、環保部門、消防部門、審計部門等許多部門，一個基建項目一般要經過幾年時間才能完成。工程項目交付使用后，其使用時間長達十年或上百年。基建檔案的形成和管理將伴隨著建筑物、構筑物的存在而持續進行。專業性，基建檔案是在基建活動中形成的，而基建活動伴隨著一定的專業分工進行，不同的專業具有不同的技術內容和方法。所以基建工程過程中所產生的檔案資料具有明顯的專業性特點。成套性，基建工程項目經過的立項、招標、設計、施工、竣工驗收、審計等階段，是一個完整的系統工程，各階段所形成的檔案是一個有機聯系的整體，它記載和反映了基建項目活動的全部，建設過程的完整性決定了基建檔案具有很強的成套性。復雜性，基建檔案的復雜性是由基建本身內容決定的，它包括地質、建筑、安裝、給排水、環保、電信、消防等知識。有的較大基建項目有很多子項工程組成的，涉及到高校的方方面面，使基建檔案的內容呈現復雜性。高校的基建檔案，真實地記錄和反映了基建項目建設和管理的全過程，是項目建設竣工后，使用維護、系統改造、設備維修的重要依據和條件，是工程質量責任追溯不可替代的重要憑證，也是學校界定產權關系的法律依據。同時也為學校校園整體規劃和各種建筑物的新建、擴建、再建提供重要的參考資料。

2 高校基建檔案管理的現狀

2.1 對基建檔案管理工作認識不足，缺乏大局意識

高校領導日常工作只重視教學、科研，對檔案管理工作重視不夠，業務主管部門及有關人員對搞好基建檔案工作亦認識不足，以致檔案工作沒有和建設項目同步進行。他們認為，檔案工作是檔案管理部門的事，其目的是為了以后查閱使用，很多資料也許很難用到，不愿下大力氣收集整理，認為費時費力沒有必要。因此，在基建項目建設過程中形成的一些前期文件、設備資料等缺少收集保存意識；在平時工作中只圖方便，也不注重對文件的準確性進行鑒定；有些高校檔案人員，只是一般工作人員，說話的力度不夠，只是反映情況而已，而一些項目負責人又認為資料管理是檔案部門的要求，能夠做到一般收集保管就完成了任務，對資料的管理與工程質量、工程進度的聯系認識不足，造成檔案員與形成檔案材料的部門嚴重脫節，給檔案的管理工作帶來了一定的難度。

2.2 檔案形成的過程管理不到位，缺少必要的監督檢查

地方檔案行政管理部門和高校檔案部門對基建項目工程的各參建單位施工過程中形成的檔案資料收集整理缺少檢查，督促指導不到位，造成材料的收集與工程建設進度不能保持同步，大大滯后于工程進展。由于檔案人員，尤其是檔案管理部門的人員對基建工程專業技術要求和知識不了解，造成材料很難收集齊全和指導監督針對性不強。有些建設管理部門項目負責人對自身的管理職責不明確，對國家基建工程建設標準、規程要求掌握不足，對施工、監理單位資料不符合要求的不能及時查出、做出整改，或者是為了趕工期，對材料、設備實驗報告把關不嚴，即使檔案部門指出整改意見，也不能有效地落實到位，造成在工程結束后，工程資料返工整改，致使檔案的原始性、真實性受到極大影響，不利于檔案的整理保存和利用。

2.3 各高校資料管理水平不平衡，移交的檔案材料不能達到檔案管理要求

目前高校基建項目，除了部分高校有專職的檔案人員對施工資料進行整理歸檔外，有些高校沒有配備專職檔案人員，檔案人員業務素質也參差不齊，對文件材料的收集最多就是強調齊全完整，談不上材料整理的準確性和規范性，達不到檔案部門的要求，造成在竣工驗收和移交材料時，往往需要高校和地方檔案行政管理部門花費大量的時間進行核實、整理和補差，浪費人力和物力。高校檔案人員，大部分沒有從事過基建項目工程管理，沒有這方面的理論知識和實踐經驗，這也是造成基建項目檔案收集、整理水平不高的重要原因。

3 做好高校基建檔案的對策

基建檔案是高校檔案資源的重要組成部分，是高校的寶貴財富，基建檔案既是基建項目的歷史記錄，又是項目投入使用、維修、管理、改擴建等工作的重要依據，是項目建設的重要組成部分，是整個項目使用管理不可缺少的環節。

3.1 加強組織領導，增強檔案意識

高校檔案部門要加大宣傳力度，認真學習宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》，在組織上取得相關部門和領導的支持配合。學校領導對檔案的重視是強化檔案管理意識的關鍵，也是做好基建檔案工作的關鍵。

加強檔案管理的組織領導，系統有序地開展檔案材料的收集是做好基建檔案的前提。檔案管理部門要對計劃開工的項目進行了解，在開工前對每項工程建立檔案資料收集網絡，明確各級資料管理員的職責和任務，對網絡成員進行必要的業務培訓。同時，還要定期檢查督促各參建單位材料的整理情況，保證材料完整、準確、規范。

3.2 強化基建檔案過程監管，保證檔案工作與基建工程同步

基建項目檔案管理中，要將文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收、項目的立項準備、勘察設計、建設施工、竣工驗收同步進行。高校要保證基建項目檔案的完整、準確，就必須注重平時的收集積累、科學合理地確定文件歸檔范圍和保管期限。一個基建工程項目從工程立項開始，經過招標投標、施工方案、施工準備、開工報告、施工建設、設備安裝、竣工驗收等環節，以及工程監理、財務管理和預決算等文件，是建設單位、施工單位和監理單位對文件的形成、保管、收集、歸檔和移交的全部范圍，也是高校檔案部門監管的對象。監管要貫穿于整個基建項目的全過程，這樣才能最大限度地保證工程項目材料的齊全完整和準確規范。

3.3 健全高校基建檔案管理制度，確保材料整理科學規范

高校基建項目施工的周期比較長，期間會產生大量文件材料，且管理人員和檔案員經常發生變動，因此必須要有一套比較完善的歸檔程序和整理規范，才能持續地做好基建檔案工作。高校要根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，結合本建設項目的實際特點，制定出本校工程項目檔案的歸檔制度、檔案分類編號細則和整理標準，及時與設計單位、施工單位和監理單位進行技術交流。在整理過程中統一分類編號、統一整理標準，保證項目材料分類、整理歸檔的科學化和規范化。

3.4 全面提高檔案人員的業務素質

檔案人員的業務素質是做好基建項目檔案工作的基本要求和關鍵。做好基建檔案工作，不僅要具備檔案方面的專業知識，還要具備工程建設和工程監理方面的相關知識，能夠熟悉常規性設備、材料相關報告，積極配合基建部門做好檔案的檢查監督工作。所以，必須加強對專兼職檔案人員的業務培訓，學校要多安排他們參加一些專業培訓、參觀學習交流活動，盡快提高自身素質，成為合格的基建檔案管理人員。