電腦辦公 必須高效

同樣坐在屏幕前，同樣是一個辦公室的同事，但別人一天可以做許多工作，還來得輕松自如，你一天只能做可憐的一丁點，還累得要死要活。造成這種情況的原因只有一個，那就是你計劃模糊，主次不分，做起事來毫無頭緒；你一心幾用，目標飄移，徒然浪費了大好時光。

坐著≠工作，看看你究竟在做啥？

在工作時，發發微博，逛逛論壇再與好友在QQ聊聊八卦，然后在網上搜搜最近熱門的電視與游戲，時間便從這啪啪啪聲中溜走了。在一天里我們究竟浪費了多少時間？現在就借助Free Time Tracker這款工具來了解一下。

Free Time Tracker的特點在于，它可以跟蹤每個程序上面所用的時間，并將其生成報表，通過這報表，可以非常直觀地看到這一天的時間分配情況，從而改正不良習慣，將心思花在工作上，在很大程度上改善工作效率。

運行Free Time Tracker后，軟件便會自動檢測目前運行的程序，并將用戶使用該程序的時間顯示在列表中（如圖1）。如果你覺得這種列表的形式還不足以讓你直觀地查看出自己在工作方面花了多少時間，還可以單擊菜單“Report（報告）/Usage by Categories（使用類別）”，以餅狀圖的形式呈現出來，更為直觀地顯示出在某一類別的軟件中所花費的時間。這些類別包括：Work（工作）、SysUtils（系統工具）、Web（網頁）和Leasure（休閑）等（如圖2）。通過該圖，相信即使你是一個從來覺得時間無所謂的人，也會為每天的“不務正業”而汗顏了。

忙碌≠高效，計劃合理方為達人

在工作中，我們會遇到很多需要處理的事情。但是事有輕重緩急，所以達人們很聰明，他們會抓住目前最容易和最亟待解決的事情，這樣，一件件有條不紊地做下去，最終便會發現他們的工作效率高得驚人。為了提高效率，可以借助于ThinkingRock來實現。

運行程序，在ThinkingRock的主界面中找到“Create Data File”（創建數據文件）按鈕并點擊，按提示創建一個個人數據庫。返回上級界面后，再點擊“Collect Thoughts”（收集想法）按鈕，打開計劃創建界面（如圖3），點擊“+”按鈕，在彈出的對話框中，根據輕重緩急輸入任務，再選中“ADD”（添加）按鈕，將其添加到列表中。用同樣的方法，依次添加所有任務。

接下來點擊工具欄中的“home”圖標返回主界面后，點擊“Process Thoughts”（處理想法）按鈕，進入相應界面。在“Thought”文本框中，就會自動顯示你輸入的第一項任務，在“Is this Actionable？（可執行）”欄中選擇“Yes”項。然后根據這個任務的性質，在“Next Action”（下一活動）欄下的“Status”下拉菜單中，選擇好任務性質。如果任務容易完成且耗時較短，就勾選“Do ASAP”（盡快做）項，對于可委托他人完成的任務，可選擇“Delegated”項，而對于要在特定時間完成的事，可選擇“Scheduled”（排程）項，然后在后面填入日期并將其放入日程表中。設置完畢，點擊左上角的藍色箭頭，表明已處理完這個任務，用類似的方法，繼續處理下一個任務（如圖4）。所有任務添加完畢，接下來就是管理自己的任務列表了。點擊主界面的“Actions”按鈕，進入相應的界面，在其中可看到添加的所有任務，其中“Action”中列出了所有的下一步行動，包括兩分鐘任務（Do ASAP）、委托（Delegated）、日程表（Scheduled）、普通任務和項目（Project）。

如果某個任務完成，只需在主界面中單擊“Action”按鈕，進入相應的界面，在“Action”列表中點擊相應任務，然后在右下方的“Action”標簽欄中，勾選最下面的“Done”項即可（如圖5）。

ThinkingRock的優勢在于將需要完成的所有任務管理得井井有條，主次分明，所以有了它相助，即使我們有再多的任務，處理起來也會輕松自如，得心應手。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文