淺談高職院校基建工程檔案的管理

提要：隨著高職院校規(guī)模的不斷擴大，高職院校基建工程項目也不斷增加。基建工程檔案作用重大，諸多因素使高職院校基建工程檔案的管理產(chǎn)生許多問題。采取加強軟件建設(shè)、硬件投入，嚴格過程管理等措施，能夠使基建檔案的管理工作更加完善。

關(guān)鍵詞：高職 基建工程檔案 管理措施

一、基建工程檔案的含義

凡是在高校新建、改建、擴建、大型維修等工程實施過程中形成的各種形式的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料均屬基建類檔案歸檔材料，主要包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

二、基建工程檔案的作用

高校基建工程檔案是反映基本建設(shè)工程的真實紀錄，記載了高校基建產(chǎn)品形成的全過程，是高校在實施工程改擴建、維修的重要參考依據(jù)，是載明產(chǎn)權(quán)關(guān)系的重要法律依據(jù)。做好基建檔案管理工作具有現(xiàn)實意義。

三、高職院校基建檔案管理中存在的主要問題

1.制度不健全、管理意識淺薄。一些高職院校對基建檔案工作的重要性的認識不足，存在著管理規(guī)章制度不健全、不細致，執(zhí)行力度不夠等現(xiàn)象，檔案部門的自身宣傳力度也不夠，造成基建管理人員存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想。

2.保障工作存在軟肋。隨著檔案管理工作的加速發(fā)展，檔案管理工作的管理理念、管理手段和技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革，但某些院校在硬件設(shè)施的配備和檔案人員素質(zhì)的提高方面還有一定差距。由于所需硬件設(shè)施的配備不齊、規(guī)章制度不健全、管理制度的執(zhí)行力不足及管理人員非專業(yè)等原因存在，造成了很多高校基建檔案編制工作與工程進度不同步、資料整理滯后失真，檔案裝訂不系統(tǒng)，檔案資料不齊全，這些無疑影響到工程檔案的編制質(zhì)量，使其所擁有的參考價值大打折扣。

3.編制質(zhì)量差。首先，書寫不規(guī)范：有的文件如驗收記錄、圖紙會審等用鉛筆、圓珠筆填寫，有的字跡模糊不清，失去歸檔價值。其次，資料缺損嚴重、內(nèi)容有欠缺：文件和記錄被損壞，重要文件和記錄收集不全，需要簽字、蓋章的文件（如設(shè)計、合同、函件等）沒有簽章，檢驗驗收記錄填寫不全。再次，與工程進度不同步，內(nèi)容失真：施工記錄編制滯后，后期補編的記錄有偏差；后期補發(fā)的變更內(nèi)容往往會導致圖物不符，使檔案失去可溯性。最后，歸檔、裝訂不規(guī)范。一些具有憑證和法律效力的關(guān)鍵文件如工程立項文件、規(guī)劃、設(shè)計、材料的質(zhì)量證明文件、工序驗收記錄等須由原件歸檔的卻使用復印件；裝裱紙張不規(guī)范、大小不統(tǒng)一，不符合工程文件歸檔裝訂要求；文件、記錄等沒有按類別存放，裝訂混亂。

四、加強高職院校基建檔案管理的措施

1.建立健全規(guī)章制度。為加強和規(guī)范基建的檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強基建工程檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，牢牢地樹立起重視檔案管理的主觀意識。

2.加強基建檔案工作軟件建設(shè)。基建檔案管理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，學校領(lǐng)導的高度重視是搞好基建檔案工作的重要因素。學校領(lǐng)導應(yīng)該重視加強檔案管理工作的軟件建設(shè)，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。

3.提高檔案人員管理素質(zhì)。要把提高檔案人員的素質(zhì)放在主要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的業(yè)務(wù)能力、愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，應(yīng)該把提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)列為重要工作內(nèi)容，選擇專業(yè)性強的人員充任崗位。根據(jù)需要安排專職人員參加各種學術(shù)培訓活動，鼓勵專職人員廣獵學識，不斷提高自身的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。加強科學管理，重視規(guī)章管理制度建設(shè)，重視崗位工作考核，提高專職人員的工作責任心。

4.樹立及時歸檔的工作意識。基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強，所有參建單位的檔案管理工作都會直接影響到整體工程項目的歸檔效果。從項目立項到竣工驗收，在整個建設(shè)過程中，所有參建方都應(yīng)該端正工作態(tài)度，增強責任心，自覺地樹立起及時歸檔的工作意識，不論對自身歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內(nèi)完成建檔、移送工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的進展。

5.增加過程管理力度。從工程項目一開始就要進行檔案的收集、核查、監(jiān)督、整理工作。在工程準備階段，檔案文件主要產(chǎn)自建設(shè)單位和設(shè)計部門。檔案管理人員要與有關(guān)人員建立起溝通、追蹤、協(xié)作的工作關(guān)系，檔案管理人員要主動及時地開展歸檔工作，有關(guān)人員也要自覺地將文件資料歸檔。在工程施工過程中，基建檔案主要產(chǎn)自施工、監(jiān)理單位。首先要加強對人的控制，要求相關(guān)單位配備的人員必須是專職人員，具備相當?shù)墓ぷ髂芰Γ辉趯嶋H工作中，應(yīng)會同施工、監(jiān)理單位的檔案管理人員一起共同管理，要充分利用施工、監(jiān)理單位檔案人員的主導作用，經(jīng)常對工程檔案的進展情況進行定期不定期的核查、督促，利用施工、監(jiān)理合同和制定的有關(guān)管理制度加強對施工過程中的檔案管理。在工程竣工驗收階段，基建工程檔案的管理以匯總、核查、整理、歸檔為主，這個階段的工作主體仍是參建各方。在竣工驗收之前，應(yīng)該組織所有參建單位的專職人員對工程竣工檔案進行自檢，對各參建單位的工程檔案進行核查驗收，再提請城建檔案管理部門、質(zhì)監(jiān)部門對所有歸檔資料進行核查、指導，監(jiān)督各方整改直至合格。在工程檔案移交階段，應(yīng)與城建檔案及學校檔案館做好交接工作，不足之處要及時與相關(guān)單位、人員進行溝通，督促整改到位，做好交接記錄。

6.實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管理，有利于檔案的歸類和查找，這樣能更加有效地發(fā)揮基建檔案的服務(wù)功能。

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