輕松添加分頁小計

在制作材料清單、工資表、采購記錄、項目報價表等頁數(shù)較多的數(shù)據(jù)表格時，為了方便查看，往往要求在打印出來的每一頁表格頁末有一行分頁小計對本頁數(shù)據(jù)進(jìn)行合計，最后一頁除了分頁小計外，還得再增加一行總計行用于合計所有數(shù)據(jù)。如果靠手工逐頁插入分頁小計顯然不輕松，最要命的是在增加、刪除數(shù)據(jù)行后還得重新打印排版。其實在Excel2010中要快速添加分頁小計是很簡單的，下面就來看看如何通過分類匯總的方法來實現(xiàn)。

給記錄編頁碼

例如用Excel2010打開要添加分頁合計的“工資表”，單擊“頁面布局”選項卡下的“打印標(biāo)題”，在“頂端標(biāo)題行”中輸入$1:$3，確定后即可讓1~3行的表題重復(fù)出現(xiàn)在每一頁上。然后在表格右側(cè)增加一列（J列）。在I2輸入每頁要打印的表格行數(shù)15（包含分頁小計行），在J3輸入標(biāo)題為“頁碼”。在J4單元格輸入公式為=\"第\"INT((ROW()-3)/$I$2)+1\"頁\"，公式中的-3為標(biāo)題行數(shù)。選中J4雙擊填充柄（右下角的小方塊）把公式向下復(fù)制粘貼到所有數(shù)據(jù)行，即可在J列顯示各行所在頁碼（如圖1）。

插入分頁小計

選中表格區(qū)域A3:J172，切換到“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“分類匯總”，在“分類匯總”窗口中設(shè)置“分類字段”為頁碼，“匯總方式”為求和。在“選定匯總項”中把需要匯總的頁碼、基本工資、全勤工資……等需要小計的項目全部選中，在此，頁碼一定要選中參與匯總。把下面的“每組數(shù)據(jù)分頁”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”兩個復(fù)選項選中，確定后馬上可以看到所有分頁小計和合計行（如圖2）。最后再選中J列，右擊選擇“隱藏”以隱藏J列，就可以打印輸出了。

平常編輯時一般不宜有分頁小計，對此只要選中表格區(qū)域單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“分類匯總”，再單擊“全部刪除”按鈕即可消除所有分頁小計和合計。下次打印時只要再重新分類匯總一下，分頁小計就又出現(xiàn)了。此外，若需要改變每頁打印的數(shù)據(jù)行數(shù)，只要在I2中輸入所需行數(shù)，然后先刪除分類匯總，再重復(fù)步驟2的分類匯總操作即可。

若不希望I2中的行數(shù)被打印出來，可以將其字體設(shè)置成白色或把單元格的數(shù)值格式自定義成“;;;”。若需把第1頁匯總、第2頁匯總……等分頁匯總名稱改成分頁小計，只要查找“第*頁匯總”替換為“分頁小計”即可。如果完全不想要匯總名稱，只要在“選定匯總項”時不選頁碼，A則這些分類匯總名會顯示在頁碼列中，可以隨J列一起被隱藏。