輕松添加分頁小計

在制作材料清單、工資表、采購記錄、項目報價表等頁數較多的數據表格時，為了方便查看，往往要求在打印出來的每一頁表格頁末有一行分頁小計對本頁數據進行合計，最后一頁除了分頁小計外，還得再增加一行總計行用于合計所有數據。如果靠手工逐頁插入分頁小計顯然不輕松，最要命的是在增加、刪除數據行后還得重新打印排版。其實在Excel2010中要快速添加分頁小計是很簡單的，下面就來看看如何通過分類匯總的方法來實現。

給記錄編頁碼

例如用Excel2010打開要添加分頁合計的“工資表”，單擊“頁面布局”選項卡下的“打印標題”，在“頂端標題行”中輸入$1:$3，確定后即可讓1~3行的表題重復出現在每一頁上。然后在表格右側增加一列（J列）。在I2輸入每頁要打印的表格行數15（包含分頁小計行），在J3輸入標題為“頁碼”。在J4單元格輸入公式為=\"第\"INT((ROW()-3)/$I$2)+1\"頁\"，公式中的-3為標題行數。選中J4雙擊填充柄（右下角的小方塊）把公式向下復制粘貼到所有數據行，即可在J列顯示各行所在頁碼（如圖1）。

插入分頁小計

選中表格區域A3:J172，切換到“數據”選項卡，單擊“分類匯總”，在“分類匯總”窗口中設置“分類字段”為頁碼，“匯總方式”為求和。在“選定匯總項”中把需要匯總的頁碼、基本工資、全勤工資……等需要小計的項目全部選中，在此，頁碼一定要選中參與匯總。把下面的“每組數據分頁”和“匯總結果顯示在數據下方”兩個復選項選中，確定后馬上可以看到所有分頁小計和合計行（如圖2）。最后再選中J列，右擊選擇“隱藏”以隱藏J列，就可以打印輸出了。

平常編輯時一般不宜有分頁小計，對此只要選中表格區域單擊“數據”選項卡的“分類匯總”，再單擊“全部刪除”按鈕即可消除所有分頁小計和合計。下次打印時只要再重新分類匯總一下，分頁小計就又出現了。此外，若需要改變每頁打印的數據行數，只要在I2中輸入所需行數，然后先刪除分類匯總，再重復步驟2的分類匯總操作即可。

若不希望I2中的行數被打印出來，可以將其字體設置成白色或把單元格的數值格式自定義成“;;;”。若需把第1頁匯總、第2頁匯總……等分頁匯總名稱改成分頁小計，只要查找“第*頁匯總”替換為“分頁小計”即可。如果完全不想要匯總名稱，只要在“選定匯總項”時不選頁碼，A則這些分類匯總名會顯示在頁碼列中，可以隨J列一起被隱藏。