讓幻燈片和Word文檔轉換自如

參加各種培訓、聆聽各類講座時，常常都要和PowerPoint演示文稿打交道。對于講授者而言，為投影所講的主要內容制作投影，需要提前將很多文字內容插入到幻燈片當中，有時制作一個講座的PPT文件，可能需要花費很長時間。對于學員和聽眾而言，為了提高學習效果，往往還需要將演示文稿打印出來。直接通過PowerPoint的講義方式打印，雖然能在每一張紙上打印多張幻燈片內容，但如果每一張幻燈片都包含圖片和文字段落格式，相鄰幻燈片之間又會自動保留一定的間距，如果碰到文字內容比較多的幻燈片，打印后的閱讀效果常常不能令人滿意（如圖1）。其實，可以利用演示文稿和Word文檔之間的相互轉換功能，提高幻燈片的制作速度，改善演示文稿內容的打印效果。

輕松提取幻燈片中的文字

對于沒有備注內容的幻燈片文件，借助PowerPoint本身提供的文件轉存功能，將幻燈片轉存為RTF格式的文本文件，稍加排版之后再打印，就可以顯著地改善閱讀效果。這里以PowerPoint 2007為例，首先打開要提取文字的幻燈片文件， 例如“經典故事.ppt”，執行“Office/另存為”命令，在“保存類型”的下拉列表中選擇“大綱/RTF文件（*.rtf）”文件格式選項，單擊“保存”按鈕，即可將幻燈片文件轉存為RTF格式的文本文件（如圖2）。雙擊轉存后的RTF文件，系統默認會啟動Word軟件來打開文件，再進行排版打印就很方便了。

通過幻燈片文件轉存RTF文件的方法，只能提取幻燈片正文大綱頁面中的文字，如果幻燈片中還包含許多備注文字，則需要借助“幻燈片文字提取程序”這款綠色小軟件。具體操作方法如下：同時打開Word 2007和PowerPoint 2007軟件，然后運行“幻燈片文字提取程序”，將目標幻燈片文件拖到主程序窗口的轉換框當中，單擊“開始”按鈕，軟件就會自動打開每一頁幻燈片，依次復制文本框和備注中的文字內容，并按原來順序粘貼到Word文檔窗口當中。通常只需要一兩分鐘就可以完成提取工作并自動退出程序，最終形成一個名為“×××.ppt.Convertor.doc”的Word文檔，其中“ ×××.ppt”為原來的幻燈片的文件名稱（如圖3）。對該文檔稍加編輯，同樣可以得到我們真正需要的文本內容。

快速將Word文檔轉換成幻燈片

在制作演示文稿的過程中，常常需要將Word文檔中的文字內容依次復制粘貼到PowerPoint當中。如果文字內容較多，插入樣式又比較接近，就可以使用Word 2003提供的文件發送功能，將Word文檔內容直接發送到PowerPoint幻燈片當中，從而節省下大量復制粘貼的繁瑣操作時間。

這里以上例提取Word文檔中的經典故事的發送操作為例。首先運行Word 2003，打開對應的文檔，一手按住鍵盤上的Ctrl鍵不放，一手按住鼠標左鍵，依次拖動選中不連續的故事內容，然后執行“格式/項目符號和編號”命令，選擇任意一種項目符號，單擊“確定”按鈕。如果文檔內容較多，還可以分批選中每個小故事的內容，分別執行上述命令，插入同一種項目符號（如圖4）。

接下來，執行“文件/發送/Microsoft Office PowerPoint”命令，系統會自動打開PowerPoint，將每一個故事單獨放置在一張幻燈片中，故事名稱在標題文本框中，宋體44磅，居中對齊；故事正文在內容文本框中，宋體32磅，左對齊，如果故事內容太多，常常會超出內容文本框的顯示范圍，還需要對幻燈片進行必要的編輯修改操作。

由于PowerPoint自動版式模板中有兩個文本框，系統會以回車換行符號（直接按回車鍵，又稱段落符號），作為文本框的分隔符號，設置了項目符號的文本內容，會自動插入內容文本框，否則就插入到標題文本框。如果文本內容包含多個段落，可以將回車換行符號替換為人工換行符號（同時按下Shift鍵和回車鍵），對文本內容進行人工換行操作（如圖5）。

最后，回到PowerPoint 2003，對自動生成的幻燈片進行編輯操作。首先執行“格式/幻燈片設計”命令，選擇一種合適的幻燈片設計模版，并應用于所有的幻燈片。然后執行“視圖/母版/幻燈片母版”命令，通過母版視圖設計界面，對自動版式標題和內容區的文本框進行必要的格式設置，如字體、字號、對齊方式等。最后單擊“關閉母版視圖”按鈕，母版視圖修改操作就可以生效。對于個別文本內容特別多的幻燈片，可能還需要根據實際情況，手工改變文字大小。經過上述Word文檔發送和PowerPoint文檔編輯修改等操作，很容易就可以把樣式比較一致的大量文本內容迅速地插入到幻燈片當中（如圖6），節省下大量寶貴的工作時間。

上述幻燈片的編輯修改操作在PowerPoint2003/2007中都可以實現，但是文本發送操作卻只能在Word 2003中實現，因為在Word 2007當中，根本找不到類似的文檔發送選項，實在令人遺憾。