高校文書檔案管理工作的現狀分析及對策思考

摘 要:文書檔案是高校檔案的重要組成部分，在高校工作中發揮著重要的作用，要做好文書檔案的管理、開發和利用，必須要注重其規范性、標準性、指導性、政策性和服務性，確保文書檔案保管利用價值最大化和檢索利用便捷化。文章分析了高校文書檔案管理中存在的問題，并提出了解決的方法和措施。

關鍵詞:高校文書檔案現狀分析對策

中圖分類號:G64文獻標識碼:Ａ文章編號:1674-098X(2011)07(c)-0211-01

文書檔案是在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢且具有保存價值的文書轉化而成。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個行政管理工作中發揮著極為重要的作用。

文書檔案在高校中同樣起著重要的作用，高校文書檔案工作是整個學校各職能管理部門工作的重要組成部分，目前在文書檔案管理工作中，或多或少也存在一些問題，影響著文書檔案立卷的質量與標準。

1 高校文書檔案管理中存在的問題

1.1 文書檔案立卷質量不高

高校檔案整理的目的就是為了保存在各種工作與活動中形成且具有保存價值的原始文件材料記錄，可以為后人提供借鑒經驗和查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案案卷的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌;反之，檔案材料不齊，標準不高，就不能很好地反映學校的工作原始情況，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。另外，公文格式不規范、文書立卷不符合原則和方法、案卷保管期限劃分混亂等也會導致文書檔案質量不高。

1.2 檔案材料歸檔措施不到位

隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。有的文書檔案資料只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的;有的只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，不利于重要文件檔案的保存。

1.3 管理工作人員積極性不高

有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案管理意識和責任心，對管理方面的專業知識掌握不到位，致使文書在立卷過程中不符合原則，達不到規定的要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。還有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與己無關。

2 解決高校文書檔案管理的對策與措施

針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。

2.1 加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，在文件處理中，要把好文件資料的質量關，要時刻想到檔案工作，做好文書資料的立卷歸檔，實現文書、檔案工作一體化。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門;嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外，文件處理要及時準確。收發文件要及時登記，發現缺失要及時查找，特別是賬外資料，如領導講話、會議資料等，應注意及時收集，確保文件檔案資料的齊全完整。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門要及時整理歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

2.2 做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤

辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的普遍運用和迅速發展，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統納入到整個信息管理工作中，實現信息優化配置與共享。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員要努力提高自身認識，做到開拓進取，與時俱進。努力在新形勢下研究探索文書檔案管理的新路子、新模式，使文書檔案管理工作不斷向縱深領域發展。

2.3 提高高校文書檔案管理人員的專業技能

高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷提高新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關專業知識，掌握和提高應用計算機、外語、網絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。

2.4 提高文書檔案管理工作人員的積極性

學校首先要重視檔案管理工作，建立健全規章制度，加強檔案整理工作的檢查監督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作;其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態度，把好業務技能關，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業務培訓;再次要搞好各崗位協作，要明確各個崗位在資料收集、整理、分類、保管和移交工作的職責，消除檔案管理工作與己無關的思想認識，應該做到人人了解檔案的重要性，注意對平時工作中資料的收集、保管，杜絕將有用的資料、文書丟棄。

3 結語

文書檔案工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書工作和檔案管理工作的關系，充分發揮文書檔案的優勢，彌補管理工作中的不足，適應時代的發展，才能使高校文書檔案利用價值最大化和檢索利用便捷化。

參考文獻

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