高校檔案管理時代化對策淺析

摘 要:高校的檔案工作是學校各項工作順利開展的前提和基礎。要使高校檔案管理更具現代化和科學化水平，必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質、硬件設備等方面進行提高。那么如何更好地開展高校檔案管理工作，本文將試做闡述。

關鍵詞:檔案管理整體素質全面提升

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(C)-0212-01

在經濟飛速發展、社會信息化日益強烈的時代背景下，高校檔案管理的信息技術化也提上了日程。那么如何用信息技術搞好檔案的保存、檢索、使用效率等問題是我們高校檔案管理員面臨的首要任務。

1 認識的全面提升與改革

作為檔案管理人員，首先應該擺正思想，正確認識檔案管理的重要性和必要性。從檔案的價值到檔案管理的作用和意義都要有充分的認識，反之則會影響信息服務及學生檔案管理工作的進一步深入和開展。

從另一個角度講，檔案管理信息化的程度與好壞是衡量高校現代化水平的依據。從檔案管理做起，帶動高校的全方位發展與提高是我們檔案管理人員的最基本職責。在全面提高認識的基礎上還要樹立科學發展觀，以發展的眼光和不斷學習的態度做好高校檔案管理信息化、規律化、時代化的建設。與此同時，服務意識也是不可缺少的一部分?，F階段，很多高校把檔案信息化管理與服務納入了日常教學計劃來執行，收到了很高的成效，也給全國各高校的檔案管理工作做了很好的示范作用。

2 規章制度是高校檔案管理的依據

目前，我國高校的檔案管理制度仍未進入健全和健康發展階段。要想實現檔案管理信息化、時代化規章制度是必要的前提條件。依法用檔、護檔、治檔，堅持提高高校檔案管理部門的職責和意識，建立井然有序的管理體制。維護檔案的真實可靠性是檔案管理部門和檔案管理人員的神圣職責，也是檔案權威性的最神圣體現。更好地提供利用是檔案管理的終極目的，只有增強檔案管理職能部門的責任意識和整體素質，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的質量。

3 檔案管理人員的自身建設要不斷加強

(1)做好檔案管理工作業務素質是基礎。上個世紀的高校教育中，檔案管理還沒有提上教學日程。作為邊緣學科是從近年來開始普及和發展起來的。檔案管理的綜合性特點決定了管理人員必須有一定的業務素質，不僅需要檔案管理知識、情報和歷史知識、計算機知識，還需要檔案管理人員認真負責、公平公正的精神。現階段，我國高校檔案管理人員的基本素質狀況是:平均學歷高，專業素質弱。檔案管理工作人員平均學歷不低，但現有高校檔案工作人員學歷中，檔案專業學歷所占比例過低，通常不足四分之一。大多數人對計算機及其網絡技術、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業有自己的科學體系，檔案工作也有自身的規律、性質、原則、特點。高校檔案管理水平的提高關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍。為此，要補充計算機和現代信息技術專業人才。

同時，在系統開發整體方案制定過程中，檔案管理人員要解放思想、轉變觀念，要敢于沖破一切舊的束縛，割除各種不合時宜的老框框、老規矩，結合檔案工作的實際需要、基本規律和今后的發展趨勢，制定切實可行的目標要求和具體需求。如檔案管理系統到底要與學校哪些業務系統相關聯？關聯發生的程度有多深？數據采集標準、格式是否一致、匹配？數據流轉、傳輸、存儲各環節是否一定能實現？都要仔細考慮、認真分析。不顧實際的目標要求會造成系統開發的極大浪費，死扣硬套的具體需求使設計開發難以實現，最終結果是花了錢解決不了問題。我們的做法是:求大同、存小異、抓重點，即有所保留、有所變通、有所創新。根據我們新系統的開發實踐和運作情況看，以上思路和觀點是行得通的，工作進展比較順利并收到了良好的投入、產出效益。

(2)加強高校檔案工作人員的職業道德教育。職業道德是指人們從事社會職業、履行職責過程中，在思想和行為上應遵循的原則和規范。它是依靠社會輿論和人們內心信念以及傳統習慣來維持的。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業服務的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范。要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想。服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。

(3)加強對檔案人員的繼續教育。面對新時期檔案工作的未來，為適應崗位發展的需要，檔案人員必須拓展知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以適應本學科最新發展的動態。高校檔案專業人員繼續教育的類型和形式、方法與手段，可因人而異。平時牢固掌握檔案基礎知識及基本技能，隨時代的發展則需要及時補充一些新技術新方法，因此需要靈活掌握。高校檔案人員要補充有關檔案知識，不能“等”和“靠”，最簡單有效的辦法是通過自學來掌握、通過實踐來提高。同時，引入競爭機制，鼓勵拔尖人才脫穎而出。高校檔案部門引入競爭機制有利于造就激勵人們奮發向上的外部環境，要改變“安于現狀、不思進取”的狀況。這就需要制定切實可行的崗位考核標準與措施，把考核與評優、晉級掛鉤。使每個檔案人員所擔負的崗位職責適當高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰性的工作。這樣就會讓他們產生緊迫感，并充分調動檔案人員的積極性。

5 加強檔案館的安全管理

提高檔案人員的安全防范意識。檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等六個部分。安全使用這些設備也是檔案館管理工作的一項重要任務。要時時進行防火安全教育，警鐘長鳴。建立嚴格的規章制度，領導人分工主管，保衛科具體落實安全保衛工作。各科室設一名安全員，負責日常安全工作。嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行適時監控。

另外，科學儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務之一。檔案庫房應采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環境中繁殖很快，所以采用空調來調節庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。

6 結語

實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業人員無論是在職業道德、業務素質方面，還是在管理、服務工作等方面，都能做到與時俱進。使高校檔案工作始終順應時代發展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新階段。

參考文獻

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