WPS文字2010輕松匯編員工記錄表

企業(yè)中經(jīng)常需要匯編全部員工記錄表、XX活動(dòng)報(bào)名人員記錄表、XX方案調(diào)查員工意見匯總表、行風(fēng)評(píng)議表匯總之類的匯總表格。通常編制這類匯總表時(shí)，都得先設(shè)計(jì)、打印統(tǒng)一的表格讓大家填寫，再錄入電腦進(jìn)行匯總。其實(shí)配合常用的QQ和WPS文字2010，這類記錄表的匯編工作完全可以輕松搞定。

以匯編公司員工記錄總表來說，你只要把用WPS文字2010制作好的“員工登記表.doc”文件上傳到單位的QQ群共享中，讓大家下載填寫，然后以自己的姓名再上傳到QQ群共享。匯編人員再從QQ共享中把它們批量下載，按每個(gè)登記表內(nèi)容以一行記錄的方式進(jìn)行匯總生成人員登記總表就行了。這樣做就很輕松了吧，唯一比較棘手的就只有把登記表文檔匯總生成登記錄總表的工作而已。

1.合并登記表文件

我們收到的個(gè)人情況登記表事實(shí)上就是數(shù)十上百個(gè)文檔，得先把這文檔中的所有表格都集中到同一文件中才能進(jìn)行匯總處理。在WPS文字中這很容易實(shí)現(xiàn)。先把所有登記表文件集中保存在同一文件夾中，例如D:\\員工登記表。打開WPS文字2010新建一個(gè)文檔，單擊“插入”菜單選擇“文件…”，在“插入文件”窗口中打開“D:\\員工登記表”文件夾，按“Ctrl+A”鍵選中所有的個(gè)人登記表文件，單擊“插入”按鈕，即可把所有文件中的表格都匯集到當(dāng)前文檔中（如圖1）。

2.消除分段

后面的匯總操作我們需要以段落標(biāo)記來區(qū)分各單元格數(shù)據(jù)，所以此前我們必須先消除表格內(nèi)外的所有分段，以免影響后面的操作。單擊“編輯”菜單，選擇“替換”，打開“查找和替換”窗口。把光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“高級(jí)”按鈕展開高級(jí)選項(xiàng)，再單擊“特殊字符”按鈕，選擇“段落標(biāo)記”，輸入查找內(nèi)容為“^p”。在“替換為”中不輸入，單擊“全部替換”即可刪除所有分段。替換后表格內(nèi)外的所有分段會(huì)全部被刪除，表格上的標(biāo)題、題注等所有文字則會(huì)合并入表格的第一個(gè)單元格中。此外，刪除分段后所有表格會(huì)全部連在一起變成一個(gè)超長表格（如圖2），這樣下面轉(zhuǎn)換文本時(shí)就方便多了。

3.提取表格中的文本

按“Ctrl+A”鍵全選所有文字和表格，單擊“表格”菜單選擇“轉(zhuǎn)換/表格轉(zhuǎn)換成文本”，在“將表格轉(zhuǎn)換成文本”窗口中選中“段落標(biāo)記”單選項(xiàng)和“轉(zhuǎn)換嵌套表格”復(fù)選項(xiàng)（如圖3），按“確定”完成轉(zhuǎn)換。現(xiàn)在可以看到表格全部消失，只剩下表格中的文本，以每一單元格的內(nèi)容獨(dú)占一段的方式顯示，空單元格也會(huì)占用一個(gè)空行。轉(zhuǎn)換后各段文本的對齊方式會(huì)有些差別，有的在中間有的在左邊，不過這不影響后面操作，就不用管它了。現(xiàn)在先選中第一張表格的全部文本（包括總標(biāo)題），單擊“工具”菜單選擇“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，在“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”窗口中即可看到選中內(nèi)容的段落數(shù)為40（如圖4），這是下面轉(zhuǎn)換匯總表時(shí)需要用到的列數(shù)。

4.匯總表格記錄

由于要把一個(gè)表格中的所有數(shù)據(jù)匯總到一行記錄中，使得匯總后的表格需要有相當(dāng)大的頁面寬度來顯示，因此生成匯總表前得先把紙張調(diào)到最寬。單擊“文件”菜單選擇“頁面設(shè)置”，在“頁面設(shè)置”窗口的“紙張”選項(xiàng)卡下輸入紙張寬度為最大值558毫米。確定完成設(shè)置后，就可以開始匯總了。

按“Ctrl+A”鍵全選所有文本，單擊“表格”菜單選擇“轉(zhuǎn)換/文本轉(zhuǎn)換成表格”。在“將文本轉(zhuǎn)換成表格”窗口中輸入上一步驟算出的列數(shù)40，文字分隔位置選擇“段落標(biāo)記”，單擊“確定”完成轉(zhuǎn)換。OK，現(xiàn)在你已經(jīng)可以看到每張表格的數(shù)據(jù)獨(dú)占一行的記錄總表雛形了（如圖5）。

5.整理生成記錄總表

現(xiàn)在匯總表已經(jīng)有了，我們只要再刪除那些無關(guān)的列，添加標(biāo)題行，并重新高調(diào)一下列寬字號(hào)、頁面設(shè)置即可。把鼠標(biāo)指向表格第1列的上側(cè)，當(dāng)光標(biāo)變成向下的箭頭時(shí)，單擊左鍵選中第1列表格。右擊選中的第1列表格，在右鍵菜單中選擇“刪除列”即可刪除第1列。重復(fù)這一步把匯總表中不需要的3、5、7、9等列逐一刪除。然后需要根據(jù)單元格內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整好各列表格的列寬、對齊方式和字號(hào)等等，并按記錄表的要求重新設(shè)置好紙張尺寸頁邊距，這些操作相信大家都很清楚，就不細(xì)說了。再來是在表格第一行中右擊選擇“插入/行（在上方）”，在表格最上面插入一行空表，并在其中輸入各列的標(biāo)題文字。最后把輸入光標(biāo)定位到第1行第1個(gè)單元格內(nèi)的標(biāo)題文字前，回車在表格上方插入一個(gè)空行，輸入表格的總標(biāo)題。至此一張人員資料記錄表已經(jīng)完成（如圖6），最后記得把當(dāng)前文件保存為“人員記錄總表.DOC”就大功告成了。

按以上操作，在匯總成記錄表后各單元格中的段落會(huì)完全消失，比如本例中個(gè)人簡歷中的幾段記錄就會(huì)連在一起合并變成一段。當(dāng)然有時(shí)我們還是希望能在最終得到的記錄表中保有原始單元格中的分段，因此最后介紹一下在匯編中保留分段的方法:

在步驟2消除分段時(shí)把操作改成查找“^p”替換成“AAA”。等最后生成記錄表后再單擊“編輯/替換”打開“查找和替換”窗口，單擊“高級(jí)”按鈕，選中“使用通配符”復(fù)選項(xiàng)。先查找“AAA”替換為空，單擊“全部替換”即可消除所有單元格內(nèi)容后的AAA。然后取消“使用通配符”復(fù)選項(xiàng)，再查找“AAA”替換為段落標(biāo)記“^p”，即可恢復(fù)原單元格中的分段。替換中使用的AAA可以換成任意一串英文字母或漢字，前提是要確保這一串文字在原表格內(nèi)容中絕不會(huì)出現(xiàn)。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文