白領必修課 快速搞定合同編輯

辦公中經常碰到各種合同、協議文檔，在編輯這類文檔時經常會為一些煩人的問題所困擾。這些問題說大不大，如果把時間浪費在這里就不值得了。所以小編把平時合同中常碰到的一些問題總結出來，并給出解決方法。

別讓下劃線煩了你

在合同、協議文檔中總要留出一定的空格并設置下劃線供填寫。但是當這些空格正好出現在上一行末和下一行開頭時就會很麻煩。若空格后沒有其它字符，不管你如何按空格行末的空格也不會進入下一行開頭，若空格后有字符則會造成整行文字間距被壓縮或拉開的變形。

其實在Word2010中要解決這個問題是非常簡單的，你只要按“Ctrl+A”鍵選中全文，右擊選擇“段落”，在“段落”窗口的“中文版式”選項卡下，單擊勾選“允許西文在單詞中間換行”（如圖1），確定完成設置。以后在文檔中的行末多出空格就會自動出現在下一行的開頭了。

若編輯的合同中有大量英文單詞，那么允許單詞中間換行可能會造成誤讀。對此可改用“白色漢字+黑下劃線”來實現填空下劃線的效果，因為這空格實際上是漢字，自然就不會出現排版問題了。只要在填空位置隨便輸入些漢字，比如全部輸入“空”字。選中這些“空”字，單擊“開始”選項卡中“下劃線”圖標后的下拉按鈕，選擇“下劃線顏色”并在顏色列表中選擇黑色（如圖2），再設置字體顏色為白色即可。這對打印出來填寫的合同沒什么影響，如果在電腦上填寫，只需把字體顏色改回自動或黑色后才能顯示填寫內容。

空白條款注明不采用

合同中還經常有一些空白條款供填寫附加條件，若最終沒有附加條件可填寫，那么為了確保簽署后不被惡意填寫篡改，這些空位需要逐一填上“本條款不采用”。每次都要逐一填寫也挺麻煩，可以插入文本控件實現自動填寫。

定位到空位處，切換到“開發工具”選項卡，單擊“格式文本內容控件”，插入一個文本控件。單擊“設計模式”進入設計模式，把“單擊此處輸入文字”刪除，改成“本條款不采用”，然后把這些文字設置為“黑色+下劃線”格式（如圖3），然后再次單擊“設計模式”退出設計模式。選中填空區和文本控件再設置一次下劃線即可。最后為了防止控件被刪除，還要選中文本控件，單擊“開發工具”選項卡的“屬性”，在彈出窗口中選中“無法刪除內容控件”復選項，確定，完成設置。

設置以后，填空處默認顯示為“本條款不采用”，在單擊輸入填寫內容后提示就會自動消失，若取消條款刪除填寫內容則又會自動顯示“本條款不采用”。此外，上面介紹的用空格或“白色漢字+下劃線”制作的填空區填寫前都得先刪除空格，這個麻煩也可以用這招解決。你只要把文本控件中的提示換成空格或“白色漢字+下劃線”的漢字，就可以直接輸入填寫內容了，填寫后提示自動消失，相當于自動刪除了原有空格。

分列簽名設置

合同、協議最后的簽名蓋章處一般都分成左右兩列，分別填寫甲乙雙方信息、簽名蓋章。平時大家多用空格來分隔左右兩列內容。這樣不僅填寫時麻煩，在重新排版調整時也很容易錯位。在Word2010中使用分欄可以更好地解決這個問題。

先單擊把輸入光標定位到文檔最后要簽名處。切換到“頁面布局”選項卡，單擊“分欄”并選擇“更多分欄”。在“分欄”窗口中選擇“兩欄”，并在“應用于”的下拉列表中選擇“插入點之后”（如圖4），你還可設置一下兩欄的間距寬度等等，確定后即可把簽名分成左右兩欄。然后回車增加一行，再單擊“分隔符”，在下拉列表中選擇“分欄符”讓輸入光標跳到右列即可。現在簽名已經分成左右兩欄，單擊把輸入光標定位到左邊即可輸入左邊的甲方信息，同樣單擊右邊則可輸入乙方信息，兩欄內容互不干擾。

如果下面還要輸入一些不分列的內容，例如公證簽章信息等，則只要在右邊欄的最后回車插入一個空行，再單擊“分欄”并選擇“更多分欄”，在彈出窗口中選擇“1欄”，同樣應用于“插入點之后”，確定即可。

讓條款自動編號

合同中所有條款都是統一編號的，若增、刪一條則后面的所有條款編號都得逐一修改，最好是一開始就用自動編號設置所有條款。不過合同都有統一范本，更多的是從網上找個范本回來修改，這種合同幾乎都是純文本，自然不會有自動編號格式了。那么要如何快速把所有條款都變成自動編號呢？通常合同條款開頭都是第一條、第二條……根據這特點用Word的查找就能快速實現自動編號。

先在“開始”選項卡“編輯”區單擊“查找”后的下拉按鈕并選擇“高級查找”。在“查找和替換”窗口中單擊“更多”按鈕顯示高級選項，再選中“使用通配符”復選項。然后輸入查找內容為“<第[一二三四五六七八九十]{1，}條”（不含引號），單擊“在以下項中查找”按鈕選擇“主文檔”，即可看到所有在開頭的“第X條”全部被選中了（如圖5）。現在單擊“開始”選項卡的“自動編號”圖標，即可把所有“第X條”全部轉換成自動編號。若有部分條款沒有直接轉成自動編號，而只是在原條款前加上1、2.……這樣的自動編號，只要把單擊“在以下項中查找”按鈕并選擇“主文檔”，再單擊“自動編號”的操作再重復一次即可。

在此，把查找內容改成“<第[一二三四五六七八九十]{1，}條*^13”，還可同時選中所有條款及其標題統一設置格式。建議選中所有標題后單擊“開始”選項卡“樣式”列表中的“標題1”，把所有條款都設置為“標題1”樣式。這樣以后只要選中任意條款標題并修改格式后，右擊選擇“樣式/更新 標題1 以適應所選內容”，即可修改所有條款標題格式。不管是自動編號還是字體格式都可以這樣統一設置。

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