在文檔中暗藏自動(dòng)提示

在一些文檔中為了讓查看、修改的人能充分理解你的意思，往往需要對(duì)其中的關(guān)鍵文字或?qū)ο笤O(shè)置提示標(biāo)注，但又不能讓這些標(biāo)注影響到原文的顯示、打印效果。那么怎樣才能達(dá)到這種效果呢？

在Word2010中

在Word2010中

說到提示標(biāo)注，大家可能首先會(huì)想到插入批注吧？不過事實(shí)上在Word中的批注不僅會(huì)嚴(yán)重影響頁(yè)面效果，也無法自動(dòng)隱藏。要想達(dá)到要求的效果還得另外想辦法。

鼠標(biāo)靠近提示超鏈接

通常提交給領(lǐng)導(dǎo)查看的報(bào)告文檔中就經(jīng)常需要對(duì)一些關(guān)鍵詞語(yǔ)或圖片添加提示，這類提示一般要求在鼠標(biāo)靠近時(shí)自動(dòng)顯示，鼠標(biāo)移開時(shí)自動(dòng)消失，這點(diǎn)是不是和超鏈接的特性相似呢？

先選中要添加提示的文字（比如圖中的“8個(gè)鎮(zhèn)”三個(gè)字），切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“超鏈接”，在“插入超鏈接”窗口的“地址”輸入框中隨便輸入文字，如A。單擊“屏幕提示”按鈕，在彈出窗口的“屏幕提示文字”中輸入要添加的提示內(nèi)容（如圖1），連續(xù)確定完成設(shè)置。現(xiàn)在把鼠標(biāo)指向“8個(gè)鎮(zhèn)”就會(huì)自動(dòng)顯示添加的提示了（如圖2）。不只是文本，對(duì)圖片、形狀、文本框等對(duì)象也同樣可以選中后插入超鏈接來添加提示。

默認(rèn)情況下，設(shè)置超鏈接后選中文字會(huì)變成藍(lán)色加下劃線格式，若不想在文中特別突出，可通過修改鏈接樣式統(tǒng)一消除。在“開始”選項(xiàng)卡中單擊“樣式”組右下角的斜箭頭圖標(biāo)，打開“樣式”窗格。在“樣式”窗格中右擊“超鏈接”，選擇“修改” ，在彈出窗口中設(shè)置字體顏色為“自動(dòng)”，并單擊下劃線圖標(biāo)取消下劃線。確定后即可讓所有已插入鏈接和后面再插入的鏈接文本格式與正文一致。同樣的操作還可以把鏈接改成其它顏色。

編輯時(shí)提示文本控件

超鏈接提示只對(duì)鼠標(biāo)有反應(yīng)，適合給對(duì)方閱讀的文檔。如果編輯的文檔需要修改填寫，那么別人很可能會(huì)完全使用鍵盤進(jìn)行編輯操作，那就看不到提示了。對(duì)此需要設(shè)置當(dāng)輸入光標(biāo)移動(dòng)到文字上時(shí)顯示的提示。

先選中要添加提示的文字，在此選中“25.6萬(wàn)人”，切換到“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡，單擊“格式文本內(nèi)容控件”，即可把文字轉(zhuǎn)換成文本控件。選中這個(gè)文本控件并單擊“屬性”，在“內(nèi)容控件屬性”窗口的“標(biāo)題”中輸入要設(shè)置的提示內(nèi)容，順便選中“無法刪除內(nèi)容控件”復(fù)選項(xiàng)以防提示被誤刪除，確定完成設(shè)置。現(xiàn)在當(dāng)輸入光標(biāo)移動(dòng)到“25.6萬(wàn)人”內(nèi)時(shí)就會(huì)顯示設(shè)置的提示了（如圖3）。

在Excel2010中

在Excel中編輯的各種報(bào)表、調(diào)查表格中也經(jīng)常需要添加提示，當(dāng)然同樣也會(huì)有鼠標(biāo)提示和編輯提示兩種不同的要求。那么在Excel中又該如何設(shè)置呢？

鼠標(biāo)靠近提示標(biāo)注

和Word不同，在Excel中插入的標(biāo)注就是能自動(dòng)隱藏顯示的提示。只要選中要設(shè)置的單元格，右擊選擇“插入批注”，就會(huì)顯示一個(gè)指向該單元格的批注文本框，直接在文本框中輸入要提示的內(nèi)容，再單擊一下其它單元格完成編輯批注框就會(huì)自動(dòng)隱藏。以后鼠標(biāo)指向這單元格就會(huì)顯示批注提示（如圖4），鼠標(biāo)移開又會(huì)自動(dòng)隱藏。己設(shè)置批注的單元格右上角會(huì)顯示一個(gè)紅色的三角形標(biāo)志，雖然有點(diǎn)影響顯示效果，不過不用擔(dān)心，這標(biāo)志并不會(huì)被打印出來。

編輯時(shí)提示數(shù)據(jù)有效性

同樣的，標(biāo)注只對(duì)靠近的鼠標(biāo)有反應(yīng)，要想在用鍵盤選中單元格編輯時(shí)也能顯示提示，可通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性來實(shí)現(xiàn)。選中要設(shè)置的單元格，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)有效性”圖標(biāo)。在“數(shù)據(jù)有效性”窗口的“輸入信息”選項(xiàng)卡下，勾選“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”，并在下面輸入標(biāo)題和提示信息內(nèi)容（如圖5），確定完成設(shè)置。以后只要選中該單元格就會(huì)顯示提示信息，不管是通過鼠標(biāo)單擊或用鍵盤移動(dòng)選中單元格都一樣。

不管是Excel還是Word，鼠標(biāo)提示和編輯提示兩種效果都是獨(dú)立的，設(shè)置鼠標(biāo)顯示的標(biāo)注在編輯時(shí)是不會(huì)顯示的，同樣編輯時(shí)的提示若只是鼠標(biāo)靠近也不會(huì)顯示，如果想同時(shí)實(shí)現(xiàn)兩種提示效果，可對(duì)同一對(duì)象分別用兩種方法都設(shè)置一下提示。

小編有話說：其實(shí)Word中的超鏈接設(shè)置方法在Excel中也同樣有效，只是不如批注方便罷了。不過在Excel中批注和數(shù)據(jù)有效性都無法為圖形對(duì)象設(shè)置提示，若想為圖形添加提示就只能使用超鏈接的方法了。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文