應用數(shù)據(jù)分析尋找質(zhì)量管理體系改進的機會

摘 要:本文以中國科學院電工研究所的質(zhì)量管理體系運行經(jīng)驗為例，從確定數(shù)據(jù)來源、應用統(tǒng)計工具、制定改進措施三個方面介紹了科研院所如何結(jié)合自身特點進行數(shù)據(jù)分析，尋找質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的機會，實現(xiàn)自我完善。

關鍵詞:科研院所 質(zhì)量管理 數(shù)據(jù)分析 持續(xù)改進

中圖分類號:TP27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)11(c)-0200-02

數(shù)據(jù)分析，作為證實質(zhì)量管理體系的適宜有效的重要工具，可以描述產(chǎn)品及過程的趨勢，可以對顧客、供方等進行評價，是實現(xiàn)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的切入點。但是，對于生產(chǎn)環(huán)節(jié)相對薄弱的科研院所來說，數(shù)據(jù)存在樣本量小，難以進行統(tǒng)計分析的問題，本文結(jié)合中國科學院電工研究所的質(zhì)量管理體系運行情況，從確定數(shù)據(jù)來源、應用統(tǒng)計工具、制定改進措施三個方面，探討如何結(jié)合自身特點進行數(shù)據(jù)分析，尋找質(zhì)量管理體系改進的機會。

1 尋找數(shù)據(jù)來源、合理收集數(shù)據(jù)

確定數(shù)據(jù)來源，合理收集數(shù)據(jù)是進行數(shù)據(jù)分析的第一步。基于科研院所產(chǎn)品批量小、品種多的特點，易于采集的數(shù)據(jù)類型包括顧客滿意度、項目驗收通過率、不符合項數(shù)量、質(zhì)量目標完成情況、質(zhì)量成本等，一般通過各研究組收集，經(jīng)業(yè)務主管部門匯總的方式進行統(tǒng)計。例如:質(zhì)量成本數(shù)據(jù)可以先由各研究組分類調(diào)查，收集本部門內(nèi)部成本、外部成本等有關數(shù)據(jù)，再由財務主管部門進行匯總。收集數(shù)據(jù)時應注意明確數(shù)據(jù)的起止時間，保證同一批數(shù)據(jù)的有效時間保持一致。

2 選擇統(tǒng)計工具，進行數(shù)據(jù)分析

在完成數(shù)據(jù)收集的基礎上，如何利用統(tǒng)計工具成為進行數(shù)據(jù)分析的關鍵環(huán)節(jié)。應用統(tǒng)計技術不僅可以提高工作效率，減少成本，還能提煉出寶貴有用的信息，是解決問題和管理決策的基礎。在應用統(tǒng)計工具時需根據(jù)不同的目的進行合理地選擇。以中國科學院電工研究所為例，試圖從實施管理體系以來不符合項數(shù)量在標準章節(jié)中的分布分析質(zhì)量管理體系的薄弱環(huán)節(jié)。首先從歷次內(nèi)審、外審審核報告中統(tǒng)計不符合項的數(shù)量。電工研究所質(zhì)量管理體系自2006年開始運行，截止目前，共經(jīng)歷了5次外審，7次內(nèi)審，不符合項數(shù)量共計121個，均為一般不符合。以每一章進行區(qū)分，從第4章至第8章每一章不符合項數(shù)量及分布情況如表1所示。為了更加直觀形象地表示，在Excel中作出餅圖，如圖1所示。由圖1可見，不符合項從多到少依次分布在第7章“產(chǎn)品實現(xiàn)”、第4章“質(zhì)量管理體系”、第8章“測量、分析和改進”、第6章“資源管理”和第5章“管理職責”，其中，排在第一位的是第7章，不符合項數(shù)量是80，占到總數(shù)的66%。由此可見，電工研究所質(zhì)量管理體系的主要問題集中于第7章“產(chǎn)品實現(xiàn)”部分。

為了進一步分析質(zhì)量管理體系的薄弱環(huán)節(jié)，將第7章的不符合項數(shù)量按條款進行統(tǒng)計，數(shù)量分布及累積比率如表2所示，根據(jù)數(shù)據(jù)畫出排列圖，如圖2所示。由圖2可見，不符合項主要分布在7.3“設計和開發(fā)”、7.4“采購”、7.1“產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃”中，合計所占比率為83.8%，符合“關鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的法則。排列圖的主要優(yōu)勢是來確定“關鍵的少數(shù)”，作為降低不符合的依據(jù)，確定改善目標，找出問題點。

3 確定主要原因，制定改進措施

在確定主要問題之后，需要進一步分析，找出產(chǎn)生問題的原因，針對原因制定相應糾正措施及預防措施，實現(xiàn)持續(xù)改進。還是以中國科學院電工研究所不符合項數(shù)量分布為例，由圖2可見，不符合項主要集中在7.3“設計和開發(fā)”條款中，所以將“設計和開發(fā)”判定為質(zhì)量管理體系最薄弱的環(huán)節(jié)，為確定設計和開發(fā)不符合項數(shù)量多的原因，采用因果圖進行分析，如圖3所示。因果圖由日本著名質(zhì)量管理學者石川馨提出，又稱“石川圖”。主要用于清楚地表示影響質(zhì)量的諸因素的因果關系[2]。

從人員、方法、設備、監(jiān)視和測量四個方面分析設計和開發(fā)不符合項數(shù)量多的原因。以方法為例:原因主要集中在環(huán)節(jié)缺失、信息不暢通上，針對環(huán)節(jié)缺失的原因進行分析，發(fā)現(xiàn)表格不合理、流程未細化及職責不明確是導致環(huán)節(jié)有所缺失的原因。其他幾方面的分析可以類推。通過因果圖，能夠清晰看到導致設計和開發(fā)不符合項數(shù)量多的各個可能原因，經(jīng)過有關人員討論、分析，一致認為導致設計和開發(fā)不符合項數(shù)量多的主要原因是人員質(zhì)量意識薄弱及文件規(guī)定不明確。

針對主要原因，制定相應的糾正措施及預防措施如下:

(1)在人員方面，加大培訓力度。通過組織專題研討等方式提高不同層次人員的質(zhì)量意識，加強管理層人員的重視，提高一線科研人員的能力，完善獎勵及溝通機制，調(diào)動內(nèi)審員積極性，穩(wěn)定內(nèi)審員隊伍，營造健康良好的質(zhì)量文化氛圍。

(2)在文件方面，完善制度建設。結(jié)合科研院所特點，修訂程序文件以明確接口職責，細化三層文件以體現(xiàn)產(chǎn)品的不同特點，表格模板實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。

4 結(jié)論與建議

總的來說，應用統(tǒng)計工具進行數(shù)據(jù)分析，能夠提高決策依據(jù)的科學化，在質(zhì)量管理中對于預防差錯、預測未來有著不可替代的優(yōu)勢。但是，數(shù)據(jù)分析目前還是科研院所質(zhì)量管理體系相對薄弱的環(huán)節(jié)，如何更好的發(fā)揮統(tǒng)計工具的優(yōu)勢尋找質(zhì)量管理體系改進的方向，仍然處于探索階段，還需要各相關科研管理人員的參與、討論和實踐，才能逐步完善。

參考文獻

[1]王巧云.GJB 9001B-2009武器裝備質(zhì)量管理體系國家軍用標準解讀.北京:中國標準出版社，2010.

[2]李衛(wèi)紅，楊練根.質(zhì)量統(tǒng)計技術.北京:中國計量出版社，2008.