高校檔案的信息化建設應該注意的幾個問題

摘 要:高校檔案信息化建設是高校檔案建設的一大進步，也是一項系統工程，它必須與學校信息化建設相結合，也要與高校發展規劃同步推進。同時檔案管理軟件的設計也應與檔案事業的發展趨勢相一致，以最大的兼容性，為社會提供服務。

關鍵詞:高校檔案息化建設注意問題

中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)09(c)-0215-01

我們知道，高校是培養人才的重要基地之一，應該充分利用人才和技術資源優勢進行校園信息化建設。與之相應的檔案信息化建設也應該成為高校檔案建設的重要內容。檔案信息化建設中，基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設是其主要內容，難度之大是可想而知的。基于這種現實，筆者認為，高校進行“數字檔案館”的信息化建設，應該充分結合高校實際，應該注意以下幾個問題。

1 結合學校信息化工作，共同推進檔案信息化建設

隨著高校管理制度的改革，高校信息化建設的推進中，高校檔案的信息化建設應該與學校信息化建設工作相結合，共同推進，整體發展。

首先，高校檔案館的信息化建設應該充分注意到與高校信息化工作的有機結合，要充分利用高校現有資源，走與高校信息化建設共同推進，整體發展的路子。

我們知道，高校的信息化建設的目標是“數字化校園”，而“數字化校園”軟件系統平臺的四個子系統，即信息門戶平臺、統一身份認證平臺、共享數據平臺和部門業務系統。高校檔案信息化建設完全可以利用這個系統平臺，這樣可以減少基礎設施建設的投入，如購買服務器、網絡設備和安全設備，以及檔案館網站的建設、檔案管理軟件的開發等。利用“校園信息發布平臺”建設檔案館網站，在“部門業務系統”設置檔案管理信息系統的連接。這將從多方面彌補高校檔案管理人力、財力、物力不足的缺陷。

其次，高校檔案館的信息化建設應該充分注意到與學校信息化工作有機結合，要充分利用高校現有資源，走與高校信息化建設共享數據之路，整體發展。檔案信息化的文件管理格式是多種多樣的，但多數是建立在原有的管理模式基礎之上的，這在很大程度上存在著使用不方便的困難，不能實現各種用戶對文件格式兼容的需求，不能有效地提高收集、管理和利用檔案信息資源的效率。要達此目的，就要走與高校信息化建設共享數據之路，以實現檔案信息資源共享，更好地為用戶服務。這樣，在高校“數字化校園”軟件中的“共享數據平臺”建設檔案信息的相關連接，為數據共享提供實現的可能。可以打通信息資源共享的技術壁壘，整合高校各個部門的資源，從而實現真正意義上的數據共享。這里需要注意的是建立與教務處、研究生部和科研處等相關部門系統間的對接，這是高校檔案信息化建設最為重要的一部分，也是檔案管理軟件設計的首要任務，因此，高校檔案信息化建設要充分注意信息資源的共享，為檔案信息化鋪平鋪寬道路。

第三，高校檔案信息化建設要確保檔案數據的安全。

在檔案信息化建設中，最為重要的是檔案數據的安全。它是檔案信息化建設得以順利開展的基礎和關鍵之所在。加強檔案數據安全的措施，是多方面的，如數據加密、文件系統加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環境入手，以確保檔案數據的安全。筆者建議從以下諸方面入手，以確保檔案數據的安全。

1.1 強化硬件設備建設，確保檔案數據安全

硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質、網絡設備和安全設備等，都要配置良好性能的設備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數據，以應對意外的發生。

1.2 強化應用軟件的保護，確保檔案數據安全

如果說硬件設備是檔案信息化建設的大環境，那么，應用系統(檔案管理軟件)就是檔案數據所處的“小環境”，它是特定的應用程序，其最大的威脅是來自于內部或外部的非法訪問。高校檔案管理應該采用統一身份認證與統一用戶管理，以保障檔案管理軟件的安全性。

亦可與“校園一卡通”連接，實現虛擬認證與實體認證的結合，以保障檔案管理軟件的安全性。

1.3 加強系統軟件的安全性，保障檔案數據安全

操作系統是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數據運行的最大環境。一要使用正版操作系統，二要安裝正版殺毒軟件，三要及時升級系統，以防操作系統的漏洞被黑客所利用，造成檔案數據受到威脅。

1.4 加強網絡建設，保障檔案數據安全

檔案信息化建設的最大依托就是網絡，其環境更為復雜，檔案數據的安全隱患也主要在網絡。建議檔案信息化建設中要在每一臺電腦上安裝防火墻和殺毒軟件，提升入侵檢測技術，建立一個聯合的病毒防范體系，以保障網絡安全。但是，我們也應該認識到，確保檔案數據安全的最關鍵的因素是人本身，因此，要增強檔案工作人員的安全意識，加強安全管理，規范日常操作，提高安全防護水平，以保障檔案數據安全。

2 按照實際需要，設計檔案管理軟件，有序推進“數字檔案”工程建設

高校的檔案信息化建設應該與“數字化校園”軟件系統平臺有很好的兼容性之外，還要充分注意規范檔案管理軟件的版本，使之與“數字化校園”軟件系統成為一個整體，因此，首先要事先做好規劃和規范管理工作，以避免重復和浪費。如機讀目錄數據交換格式、著錄標引、XML技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數據的查準率和查全率，實現信息資源的充分共享。

其次要正確認識檔案信息化建設。 檔案信息化建設主要是指檔案數字化，是檔案信息化建設中檔案信息資源建設的一個方面，主要是對現有館藏檔案(包括紙質檔案、縮微膠片影像、錄音檔案和錄像檔案等)的數字化。應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。

2.1 確定數字化的范圍

現有館藏檔案中，哪些需要數字化，哪些不必數字化，應以檔案實際利用為參考，從實際出發，確定哪些為永久保存的檔案，但查詢利用率又不高，可以以紙質檔案為主，暫不考慮數字化;那些利用率高，或者已經破損，或者不易保存的檔案，就應首先考慮數字化。

2.2 整理需要數字化的檔案

要對確定要數字化的檔案進行核實查看，若有缺頁，應在相關登記單中填寫清楚，并規范卷內目錄內容，先修復后重新裝訂，再掃描。同時要對檔案進行鑒定，去粗取精，掃描正本不掃描定稿，確保數字化后檔案原件的完整與安全。

參考文獻

[1]彭榮.檔案信息化建設的幾點思考[J]．《檔案學通訊》2004(１).

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