試析檔案鑒定銷毀的程序

摘要：檔案是組織生產、科研和管理活動的真實記錄和歷史憑證，是組織和社會不可或缺的寶貴財富，其存毀具有不可逆性。檔案鑒定銷毀是一項嚴肅、細致且責任重大的工作，必須嚴格依法、按程序進行。

關鍵詞：檔案鑒定 銷毀 程序

為優化檔案資源配置，適應新時期檔案信息化建設的步伐，搞好檔案的鑒定銷毀工作，提高檔案的質量和效率勢在必行，而加強檔案鑒定銷毀的程序性管理，規范檔案銷毀流程，以程序公正促實體公正，實現檔案的依法鑒定銷毀就顯得尤為重要。

檔案價值鑒定是檔案銷毀的起始環節，是檔案銷毀工作的前提和基礎?！稒n案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》，要求檔案銷毀與檔案鑒定同步進行，因此，除了要建立健全便于操作的檔案銷毀制度外，還必須結合各單位實際，制定《檔案價值鑒定細則》，這個細則要體現本單位檔案的特色，比《文書檔案管理期限表》更加全面具體，更具有可操作性。

一、成立檔案價值鑒定小組

檔案館（室）應定期組織開展館（室）藏檔案鑒定銷毀工作，召開專門會議，成立檔案價值鑒定銷毀小組，負責制定本單位檔案的保管期限，對到期檔案提出存、毀意見，確定保管期限原則等工作。其成員由主管領導、業務職能部門和檔案館負責人組成。

二、檔案價值鑒定小組工作程序

1.實施檔案鑒定

檔案價值鑒定小組應制訂出鑒定工作計劃和鑒定工作制度以及《檔案價值鑒定標準》，依據《檔案價值鑒定標準》和《檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》這兩個細則，按照分工，個人初鑒，集體審查，以全宗為單位，以一個年度和一個項目的檔案材料為基礎，從檔案的內容、來源、形成時間、可靠程度、文件的名稱、文件的外形特點以及檔案的完整程度和社會各方面對檔案的客觀需要，以全面的、歷史的、發展的觀點靈活分析鑒定，并認真做好鑒定記錄，提交檔案鑒定報告。鑒定小組人員均須在鑒定報告上簽字。

2. 編制《檔案銷毀清冊》

檔案鑒定小組鑒定后，編寫《檔案銷毀清冊》，《檔案銷毀清冊》登記所要銷毀的檔案目錄，其編制應貫徹價值判斷標準，以全宗為單位按年度進行編制。一般應編到文件級，內容以表格形式表示。清冊表格項目一般包括序號、文件標題、形成日期、頁數、原定期限、備注等。表格上方應注明年度及案卷號，也可根據實際需要進行增減。清冊的封面應注明檔案館（室）、全宗名稱和編制日期。在清冊編制過程中要密切與各歸檔單位檔案負責人和兼職檔案員的協調溝通，確保《檔案銷毀清冊》編制的體系完整、科學嚴謹，真正作到不漏編、超編。

檔案館（室）負責人要加強對《檔案銷毀清冊》的審核，確認無誤后，由清冊的編制人員、檔案館（室）負責人、相關單位負責人簽字或蓋章，單位主管領導批準，作為檔案銷毀的正式依據。

3.銷毀無價值檔案

經批準應銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不得出售或作其他使用。檔案的銷毀應倡導“綠色”銷毀，避免一燒了之、污染環境的簡單粗暴做法，應根據檔案載體的性質、特點選擇無害化、可再利用的銷毀方法。對于絕密級檔案的銷毀，應采取徹底焚燒方式單獨進行，鑒于絕密檔案的特殊性，銷毀前應將其單獨存放，由監銷人員采用焚燒的方式單獨進行，不與其他檔案混在一起，防止銷毀不徹底，發生失、竊密事件。

檔案銷毀工作必須由二人以上檔案工作人員親臨現場監督銷毀。監銷人員必須負責到底，直到銷毀工作徹底完成，不得中途離開。銷毀完成后，監銷人應在銷毀清冊上注明“已實施銷毀”字樣，并簽上名字和銷毀日期。銷毀檔案必須注意安全保密，必要時可以邀請保密、保衛部門派人參加監銷，并在清冊上簽名或蓋章。

4．收集相關過程文件歸檔

檔案銷毀工作從提出到《檔案銷毀清冊》的編制，再到最終銷毀，應該制作《檔案銷毀工作紀要》，并按要求分類、編目、入庫保管，以備日后查證。

檔案銷毀工作內容復雜，耗時費力。檔案一經錯銷，將無法彌補，因此，必須以高度的政治責任感、求真務實的工作態度，嚴格遵守檔案銷毀的程序性要求，切實做好檔案銷毀工作，優化檔案資源，為單位的經營管理工作服務。

作者單位： 肖金良，張雅琴，李爍，吉林大學檔案館；王希玲，長春市第六醫院