關于民辦高職院校系部教學秘書工作的幾點思考

　　摘 要： 民辦高職院校系部教學秘書工作范圍可以說是比較寬廣的，日常辦公中涉及的教學事務比較繁瑣，在工作過程中一定要細心，稍有疏漏就可能造成教學事故。
　　關鍵詞： 民辦高職院校 系部教學秘書 工作范圍 教學工作
　　
　　一、民辦高職院校系部教學秘書在教學工作中的作用
　　“教學質量是一個學校的生命線”，教學工作是民辦高職院校的頭等工作。教學管理的水平和質量直接影響著教學工作效果。系部教學秘書是學校教學管理機構和系部教學組織的信息傳遞者，教學秘書的工作有很高的要求，其中高效細致是最重要的。教學秘書工作來不得半點馬虎，因為它對教學秩序的運行起著至關重要的作用。
　　二、民辦高職院校系部教學秘書的主要工作職責
　　1.做好學院與系部教學信息的傳遞者。
　　教學秘書要將學院、教務處等教學管理部門的各項規章制度及相關規定，原原本本地傳達給系主任，以及各教研室、各位輔導員，使教學工作井然有序。比如，學校教學任務落實，學校調、聽課的通知，學校教學檢查的通知，學生選課通知，英語三、四、六級考試通知，補考、重修考試通知，考證通知，期中、期末考試安排等，都必須及時通知教師和學生。
　　2.將系部教學情況準確及時向主任匯報。
　　教師對學校和學院各類通知的疑問，學生對任課老師講課的意見等，教學秘書都要負責將這些信息加以收集、整理，按程序上報給系主任和書記，以便系主任和書記及時采取有效的措施和相應的對策。
　　3.做好系部管理的教學信息整理工作。
　　每學期開學初，教學秘書要協助領導檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況，每學期期中要協助系部領導進行期中教學檢查、調研，如每門課程是否按授課計劃講授、學生對教學方方面面的意見，這些工作大都是在主管領導的指導下進行的，教學秘書是具體的執行者，實施領導的決策，責任重大。
　　4.細致穩妥地完成常規工作。
　　系部的一切教學管理工作都必須圍繞教學活動這個中心進行，既實實在在，又繁重復雜，而且應根據教學進度表做到有計劃地安排，不能出現遺漏和差錯。教師方面：教師課表；教學調、停課；考試、考查安排；教師各學期考試試卷收集；教師工作量統計；教師課堂教學質量評估；教師教學獎申報與審批；教師獲取獎勵的材料等。學生方面：新生名單；選課組織；教材征訂信息的收集；學生課表；學生各學期考試試卷整理、歸檔；補考、重修考試；學生三、四、六級考試；計算機、考證等其他考試；學生期末成績；學籍異動材料；畢業論文整理、歸檔；畢業重修統計；畢業重修試卷；畢業生證書發放；學生座談會記錄等。其他方面：參與教學評估工作；教改、教學會議記錄；期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教學通知下達及歸檔；教學情況通報；教務系統；各類表格，等等。
　　5.系部各種教學類檔案材料管理。
　　檔案資料主要有四類。第一，教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量等信息。第二，教學日歷、教學進度表、教學課表等。第三，學生名冊、學生檔案、學生成績表等。第四，過往的試卷、課程論文、畢業論文等。
　　三、民辦高職院校系部教學秘書的崗位要求
　　從教學秘書的工作范圍來看，工作的綜合性是比較強的，職能也很繁雜，擔負著系部教學協調、教學服務和系辦公室辦公等多項工作。以此看來，系部教學秘書必須具備一定的政治理論水平、計算機應用水平、文字處理能力、組織協調能力等。
　　1.需要具備一定的政治理論水平。
　　教學秘書在系辦公室工作，綜合辦公室崗位的要求，必須有一定的政治理論水平，才能適應教學秘書的工作需要。因此，平時需要注重學習，理解掌握有關省里及學院的教學方針政策。
　　2.需要有一定的計算機應用能力。
　　教學秘書需要負責教學成績的匯總與統計，包括正常的辦公應用，一定要通曉Word、Excel等辦公自動化應用系統軟件的應用操作，此外，能夠熟悉AutoCAD，Photoshop的使用，那就更好?？偠灾?，能夠運用多種軟件并有著豐富的實踐和操作經驗、能充分利用網絡資源盡快搜索所需要的各種教學與辦公信息是系部教學秘書必要的技能條件。
　　3.需要具備一定的文字處理能力。
　　本身要具有一定的文字基礎，熟悉業務知識，如校內報告、請示，通知的起草等，這時就可以知道文字功底和語言表達能力是多么重要，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是工作總結等方面都不得要領。
　　4.需要有一定的組織協調能力。
　　系部的教學工作是貫穿學生在校學習每一天的工作，這就需要多方溝通與協調，與系部領導的溝通來制定新的教學課表，與教師的溝通來協調系部教學的具體方案的草擬，與輔導員的溝通來通知系部最新教學安排等。
　　四、民辦高職院校系部教學秘書的工作方法
　　1.堅持學習，努力提高自身素質。
　　加強政治理論學習和教育科學文化知識學習，努力提高自身的綜合素質。在理論聯系實際，不斷增強理論學習效果，實現理論與實踐的有機統一。在學習態度上突出一個“恒”字。“學貴有恒”，就是說學習要有毅力，貴在堅持，也就是“活到老學到老”。一名年輕的教職員工要增強學習的緊迫感和壓力感，克服惰性，持之以恒，不斷學習。
　　2.努力工作，認真履行崗位職責。
　　一名系部教學秘書在日常工作中除了完成自己的大量日常工作之外，還要協助系主任、專業主任工作，為教學工作服務，為本系教師和學生服務，在工作中要熱愛教育事業，淡泊名利。
　　3.注重工作的科學性。
　　在安排課表時，既要考慮每位老師的工作安排，又要與系部情況相結合，認真細致，反復檢查。任何一個環節出現問題，都會造成教學混亂（教師課表重合，教室沖突，等等），嚴重影響教學秩序。在實際工作中還要考慮個別教師特殊情況下的調課、停課，一定要及時通知相關的輔導員及管理部門，及時補課。
　　民辦高職院校系部教學秘書是系級教學管理的主要力量之一，教學秘書的工作在系部教學管理，以及學院教學活動工作中起著重要的作用。伴隨著民辦高職教育的不斷發展，系部教學秘書的工作內容也將更加豐富，需要學習領會的知識點將會越來越多。
　　
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