論建筑竣工檔案管理中存在的問題及對策

　　摘 要：建筑工程檔案是建設項目管理活動中形成的檔案文件，它是建筑工程項目管理的一部分，工程竣工檔案管理的好壞，直接關系到建筑工程日后的維修、改建、擴建和管理，影響企業的經濟效益。本文結合自己幾年的檔案管理經驗，對竣工檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了相應對策。
　　關鍵詞：建筑工程 竣工檔案 管理對策
　　中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)08(b)-0161-01
　　
　　市政工程和房屋建筑工程檔案資料是城建檔案的主要部分。隨著社會經濟的不斷發展，許多建筑都在進行改建和擴建，就需要查閱原有建筑的工程竣工檔案，這充分顯示了建筑工程竣工檔案管理的重要性。建筑工程竣工檔案是國家檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實性。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建筑工程檔案就要實時記錄，在建筑工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以做好建筑工程竣工檔案管理十分重要。
　　
　　1 工程竣工檔案管理中存在的問題
　　1.1 材料填寫不真實
　　建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。
　　1.2 忽視檔案的形成與管理
　　國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成多時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建筑工程檔案移交滯后。
　　1.3 竣工檔案移交不及時
　　有些施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都造成了施工檔案移交不及時。
　　2 產生問題的原因分析
　　2.1 日常管理不規范
　　在建筑工程施工過程中，建設單位、施工單位為了滿足日常工作的方便，可能在資料管理方面花費了人力、物力，但是管理人員沒有從建筑工程全局來看待工程竣工資料整理，沒有做好工作竣工檔案管理，造成了日常管理的不規范，最終導致了竣工資料的缺失，工程竣工檔案移交不及時。
　　2.2 建設單位不夠重視
　　重視工程進度輕視檔案管理。在建筑工程施工中，施工單位往往非常注意施工進度，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時間創造效益，在注重工程進度的同時容易忽視材料的驗收和工程施工資料的搜集。當工程完工后，等到檔案面臨驗收時才組織技術人員進行突擊整理，由于施工中資料搜集進度沒有跟上施工進度，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗收。
　　2.3 檔案管理制度不健全
　　施工單位檔案制度不健全，難以保證竣工資料整理和施工進度同步，造成資料缺失，阻礙了檔案資料編制工作的有序進行。如沒有加強資料管理人員的培訓，造成管理人員忽視檔案資料編制的重要性；資料管理人員的責任心不足，造成資料缺失；在工程建設周期長和人員變動時，資料交接不完全，造成資料遺失；文件、技術通知管理方面沒有統一，造成資料編制混亂等。
　　2.4 缺少全面發展的工程技術人員
　　目前，我國的技術管理隊伍素質不高，缺少全面發展的工程技術施工人員，這種情況造成了工程竣工資料管理的不健全。在工程施工單位大部分都是施工技術人員，偶爾有一兩個專門的文檔管理人員，從事檔案管理工作，但是他們對工程施工技術和規范懂的很少，造成了技術和資料管理的脫節，無法正確的編寫工程竣工檔案，而工程技術人員只懂得工程施工，不了解檔案管理的相關規定，沒有資料整理意識。
　　
　　3 提高工程竣工資料管理的對策
　　3.1 加強施工管理，強化檔案材料編制工作
　　在工程施工過程中，要加強管理人員的業務培訓，了解資料編制和管理方面的工作，提高工作責任心。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。
　　3.2 提高工程竣工資料管理意識
　　加強工程檔案基本知識和法律法規建設，開展不同形式的宣傳。在工程開工前，工程施工單位應該加大檔案法規和基本知識的宣傳，可以通過培訓宣傳工程竣工檔案的價值，使工程竣工檔案管理落到實處，要求建設單位、施工單位及監理單位組織人員學習檔案基本知識，增強管理人員的工程資料管理意識，為提高竣工檔案資料質量打下堅實的基礎。
　　3.3 建立健全檔案管理制度
　　健全檔案管理制度，落實責任是完善建筑工程竣工檔案管理工作的有效手段。合理編寫工程竣工檔案管理體系，以檔案管理責任制為核心，讓各個部門了解自己相關的職責和責任，共同做好工程竣工檔案，規范工程竣工資料的管理；對于建設單位和工程監理單位，管理人員要嚴格檢查施工單位的資料，落實驗收簽證的相關制度。當資料符合實際情況時，才予以結算工程量，促進施工單位完善檔案資料管理，編制工程竣工檔案。
　　3.4 嚴格把好竣工驗收檔案質量關
　　工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。
　　合理編制工程竣工檔案管理條例，保證資料整理的質量。要保證工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步，逐步完善工程竣工檔案管理制度，從源頭保證資料整理的質量，為做好工程竣工檔案驗收打下基礎。
　　
　　4 結語
　　增強檔案管理意識，需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系，保證資料整理與工程施工的系統性、同步性和完整性，使其能夠真實的反映工程的實際情況，方便日后建筑的改建和擴建。
　　
　　參考文獻
　　[1]張寶珍.從竣工資料歸檔談竣工資料的過程管