醫(yī)療單位人事檔案管理探討

陳亮

（廉江市人民醫(yī)院，廣東 廉江 524400）

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料。衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案是對(duì)衛(wèi)生人才個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的重要依據(jù)。完善人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理作用，是促進(jìn)衛(wèi)生人事制度改革，有效配置衛(wèi)生人力資源、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的有力保證。

1.當(dāng)前醫(yī)療單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前隨著社會(huì)的發(fā)展,醫(yī)務(wù)人才流動(dòng)頻率的加快,越來(lái)越多的"單位人"變成"社會(huì)人",人檔分離普遍存在,有的人把其檔案轉(zhuǎn)到人才中心后一去不復(fù)返,有的干脆懷揣檔案周游各地,造成人事檔案遺失虛假現(xiàn)象屢屢出現(xiàn),社會(huì)面臨好多信用危機(jī)。究其原因主要有如下幾方面:

1.1 對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作是一項(xiàng)單純并不容易取得明顯成績(jī)的工作。社會(huì)上相當(dāng)一部分人員對(duì)此項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)。認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)的保管性事務(wù)工作,只要"守好攤",不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了,未能從實(shí)質(zhì)上認(rèn)識(shí)其重要性。因此,一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往忽視此項(xiàng)管理工作,未能真正納入議事日程。大多數(shù)人事檔案工作人員身兼數(shù)職,與醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人員相比待遇落后,久而久之,對(duì)此項(xiàng)工作形成應(yīng)付檢查的"一陣風(fēng)"現(xiàn)象,養(yǎng)成了"說(shuō)起來(lái)重要,排起來(lái)次要,忙起來(lái)忘掉,用起來(lái)需要"的狀況,這樣導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài),難以為提高醫(yī)療系統(tǒng)工作者和干部隊(duì)伍的素質(zhì)服務(wù)。

1.2 人事檔整理收集工作存在難度

近年來(lái),隨著社會(huì)的發(fā)展,特別是人才資源配置市場(chǎng)化,醫(yī)療工作者人才流動(dòng)日益頻繁,一方面越來(lái)越多的"單位人"變?yōu)?社會(huì)人",人才的流動(dòng)造成人檔分離,造成人事檔案管理體制與收集整理工作難度越來(lái)越大,棄檔不用的人員越來(lái)越多;另一方面,在人事檔案的收集整理方面存在歸檔的材料不全面,甚至于一些檔案材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。檔案材料不能客觀歷史地記載本人情況。尤其是"三齡一歷"(年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷)虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),截止2008年底,全國(guó)有3多萬(wàn)份醫(yī)療工作者檔案變?yōu)?棄檔"和"死檔",與主人失去聯(lián)系。"三齡一歷"虛假在某些城市存在普遍現(xiàn)象,特別是有些材料在內(nèi)容和形式上如出一轍,如一些鑒定、考核、評(píng)價(jià)材料大多是套話,"千篇一律",不能真實(shí)反映某個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量。

1.3 人事檔案保護(hù)設(shè)施落后

部分醫(yī)衛(wèi)單位,主抓醫(yī)療科研技術(shù),在人事檔案保護(hù)方面設(shè)施陳舊落后。大多數(shù)人事檔案室采取"因陋就簡(jiǎn)",融辦公、倉(cāng)庫(kù)、閱檔為一間,更無(wú)嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)防盜失基本設(shè)施,防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平,調(diào)閱方式原始。有的檔案由于反復(fù)調(diào)用原件經(jīng)多次照射,造成紙張損壞現(xiàn)象嚴(yán)重;有的檔案長(zhǎng)期被子束之高閣,保護(hù)措施落后,變成一文不值的廢紙,直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者,把屬于保密范疇的人事信息也公開(kāi)化,更談不上什么機(jī)密可言,根本上失去了其本身的意義。

2.關(guān)于完善醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理的建議

醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理中存在的各種問(wèn)題,原因是多方面的、深層次的,它是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題。關(guān)鍵是我們要探討解決問(wèn)題的方法,要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的需要,完善醫(yī)衛(wèi)系統(tǒng)人事檔案管理,改革以往弊端,賦予其新的生命力,提升其利用價(jià)值。

2.1 提高認(rèn)識(shí)

根據(jù)當(dāng)前實(shí)際,領(lǐng)導(dǎo)層首先應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案工作,定期對(duì)檔案管理進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、困難及時(shí)給予幫助解決,并建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制,實(shí)行定量定性考核,分類分級(jí)指導(dǎo),等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案規(guī)范化建設(shè)。

2.2 完善隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理是文化水平、專業(yè)知識(shí)要求較高的一門(mén)技術(shù)性工作,培養(yǎng)專業(yè)人才,完善隊(duì)伍建設(shè)是重視和促進(jìn)其發(fā)展的根本。

(1)要定期組織舉辦人事檔案工作者技術(shù)學(xué)習(xí),完善新知識(shí)和有關(guān)知識(shí)的補(bǔ)充;

(2)積極開(kāi)展人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流,參加專家授課輔導(dǎo)或外出參觀學(xué)習(xí),從而提高專業(yè)知識(shí)和管理水平;

(3)建立人事檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制,進(jìn)一步提高人事檔案管理工作者的待遇,從而調(diào)動(dòng)其工作積極性,變被動(dòng)為自覺(jué)做好工作。

2.3 健全管理制度

人事檔案管理制度要以"中華人民共和國(guó)檔案法"為指導(dǎo)原則,建立切合醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)實(shí)際的管理制度。

(1)硬件建設(shè)必須達(dá)標(biāo)。人事檔案室必須設(shè)有專門(mén)庫(kù)房,做到檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室三室分開(kāi),而且嚴(yán)格檔案室調(diào)閱各項(xiàng)程序。要求配備空調(diào)、去濕、監(jiān)控、滅火、防潮、防光、防盜等設(shè)備,并做到設(shè)施運(yùn)行正常。

(2)嚴(yán)格保密原則。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享,保密范圍的檔案信息嚴(yán)格執(zhí)行不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,充分發(fā)揮人事檔案的潛在價(jià)值。

(3)落實(shí)監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,完善重點(diǎn)監(jiān)護(hù),有條件的檔案還可以安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng),保證對(duì)檔案的利用過(guò)程的全方位監(jiān)控。

2.4 改進(jìn)管理方法

采用科學(xué)的理論和方法,遵循人才信息資源工作的發(fā)展規(guī)律,把一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理,是使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作邁向更高水平的有效手段。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使得不保密范圍檔案信息資源經(jīng)得以共享。

(1)建立人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度,并以縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等加以輔助,對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度進(jìn)一步嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔,對(duì)不符合要求的材料及時(shí)進(jìn)行處理,手續(xù)不全材料要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦,保證人事檔案的權(quán)威性與準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

(2)要完善人事檔案案卷的整理工作細(xì)則,使案卷整理更加科學(xué)、全面、完整,為系統(tǒng)考察任用人才提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。如對(duì)檔案內(nèi)涵進(jìn)一步豐富,涉及到養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn),側(cè)重工作業(yè)績(jī)、專業(yè)技能評(píng)價(jià),補(bǔ)充其他有關(guān)的求職者特長(zhǎng)和用人單位需求功能等,以便不斷提高人事檔案的效率與質(zhì)量,達(dá)到"人盡其才"的目的,減少棄檔現(xiàn)象發(fā)生。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務(wù)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項(xiàng)工作，必將推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)參與，超前服務(wù)。醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，注重服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，才能使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

[1]汪紅梅，孟煜.醫(yī)院人事檔案管理的做法[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2006.08.

[2]胡莉.試論如何加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界,2010.12.