文書檔案的科學(xué)化管理探討

隋敏

（格球山農(nóng)場(chǎng)社區(qū)，黑龍江 五大連池 164154）

引言

檔案是社會(huì)發(fā)展的記載器，記錄著社會(huì)發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設(shè)進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學(xué)化管理，并針對(duì)當(dāng)前發(fā)展新形勢(shì)，提出對(duì)文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現(xiàn)代化呈現(xiàn)出的新發(fā)展趨向，具有較有價(jià)值的參考意義。

1 科學(xué)化管理的措施

1.1 文檔一體化

長(zhǎng)期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負(fù)責(zé)，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離由于被操作于不同部分以及不同工作者，就導(dǎo)致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者出現(xiàn)文書檔案管理程序過于復(fù)雜出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)難以修改已管理好的個(gè)別檔案的復(fù)雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務(wù)功能。鑒于此，隨著社會(huì)發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨(dú)立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體去進(jìn)行管理。文檔一體化的科學(xué)化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)生命過程，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務(wù)，文件處理工作質(zhì)量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。因此，文檔一體化真正的實(shí)施將對(duì)文書檔案的科學(xué)化管理帶來嶄新的發(fā)展空間，將使得文書檔案管理進(jìn)行一個(gè)更加科學(xué)，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，即從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)范化。通過對(duì)文書檔案實(shí)行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的前處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而充分發(fā)揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。基于計(jì)算機(jī)的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。再且，基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理也是解決文檔分離，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉(zhuǎn)化，是具有一定查考利用價(jià)值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案形成的工作起點(diǎn)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)有效的關(guān)鍵。電子檔案主要來源于庫(kù)存檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件。庫(kù)存檔案數(shù)字化后的電子原件可以構(gòu)成紙質(zhì)原件的副本，而電子文件所具有的與傳統(tǒng)文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個(gè)交叉操作過程。雖然電子簽署，數(shù)宅簽署等技術(shù)是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對(duì)離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網(wǎng)絡(luò)上傳或復(fù)制，其真實(shí)有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄.動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用.同時(shí)電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人.數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

1.2.2 電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)該提供多種方式，如：數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、目錄存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，用戶根據(jù)實(shí)際建設(shè)從中選擇。電子檔案?jìng)浞?、恢?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障。應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

2 提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)

文書檔案工作由于其工作特點(diǎn)以及環(huán)境的因素，決定了從事該項(xiàng)工作的人員缺乏活力，一般都是長(zhǎng)時(shí)間枯燥乏味地工作，正因?yàn)檫@樣，往往職員從事該項(xiàng)工作時(shí)間不長(zhǎng)，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時(shí)由于麻痹較容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致了以后所用信息的錯(cuò)誤性，影響文書檔案信息的質(zhì)量效果。因此，文書檔案工作的性質(zhì)決定檔案工作者應(yīng)要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應(yīng)耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 擁有專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對(duì)服務(wù)對(duì)象的重要性，以及其較強(qiáng)的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識(shí)，擁有較強(qiáng)的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學(xué)的管理方法并在檔案管理中得到體現(xiàn)，采用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理的深化，如計(jì)算機(jī)在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。

3 結(jié)語

新穎的管理模式、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)等自然而然地成為文書檔案科學(xué)化管理的重點(diǎn)。正是基于這點(diǎn)，本文提出了文檔一體化、基于計(jì)算機(jī)的文書檔案處理等是實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學(xué)化的管理模式，對(duì)文書檔案的管理工作具有較高的參考價(jià)值。

[1]鄭玉清.檔案管理工作現(xiàn)代化的新趨向[J].廣東檔案，2006，20(05):32-33.

[2]高磊.對(duì)文書檔案實(shí)行全面質(zhì)量管理的探討[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2004，14(10):59-60.