淺談質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核

劉浩

（沈陽黎明航空發(fā)動機（集團）有限責任公司，遼寧 沈陽 110043）

1 前言

在快速發(fā)展的當今時代，企業(yè)面臨更加激烈的全球化市場競爭，本文從理論和實踐兩方面入手，以國際質(zhì)量標準和現(xiàn)代質(zhì)量管理理論為背景，對質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核（簡稱內(nèi)審）的概念和作用進行了簡要闡述，為進一步促進企業(yè)質(zhì)量管理體系的逐步完善和推動企業(yè)質(zhì)量管理水平與產(chǎn)品質(zhì)量的提升提供信息交流平臺。作者通過近兩年策劃和組織內(nèi)部質(zhì)量審核的實踐獲些感悟，淺談一下，與大家分享，以求共勉。

2 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的實施概要

2.1 內(nèi)審的含義

內(nèi)審是為驗證質(zhì)量活動和有關(guān)結(jié)果是否符合組織計劃的安排，確認組織質(zhì)量管理體系是否正確、有效實施以及質(zhì)量管理體系內(nèi)的各項要求是否有助于達成組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，并適時發(fā)掘問題，采取糾正與預(yù)防措施，為受審核部門提供質(zhì)量體系改進的機會，以確保組織的質(zhì)量管理體系得到持續(xù)不斷地改進和完善。

2.2 內(nèi)審的目的

2.2.1 依據(jù)組織制定的質(zhì)量體系標準來評價組織自身的質(zhì)量體系。

2.2.2 驗證組織自身的質(zhì)量體系是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求并且正在有效運行。

2.2.3 作為一種重要的管理手段和自我改進的機制，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正措施或預(yù)防措施，使體系不斷完善，不斷改進。

2.3 內(nèi)審的范圍

在規(guī)定的時間內(nèi)，對質(zhì)量體系要素、場所和活動進行的審核。這里要素、場所和活動是質(zhì)量體系審核范圍的三大主要內(nèi)容。審核要素與審核標準有關(guān)，審核范圍涉及的要素應(yīng)覆蓋標準的全部要素。場所涉及兩個概念，一是部門，二是地區(qū)，凡是與質(zhì)量體系所覆蓋的產(chǎn)品和質(zhì)量活動有關(guān)的部門和地區(qū)均應(yīng)列在審核的范圍內(nèi)。活動是指與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的活動，它主要包括所涉及的產(chǎn)品范圍，無論是正常生產(chǎn)的產(chǎn)品、研制的新產(chǎn)品或某個質(zhì)量計劃生產(chǎn)的特殊產(chǎn)品，均應(yīng)包括在要內(nèi)審的范圍之內(nèi)。

2.4 內(nèi)審的時機和頻次

2.4.1 第一次內(nèi)審核的時機是在質(zhì)量體系文件全部編寫完成、頒布實施，而且運行一段時間，各項質(zhì)量活動均已有記錄可查之時。此時內(nèi)審的主要目的就是對剛剛建立的質(zhì)量體系的有效性作出評價。

2.4.2 正常的內(nèi)部質(zhì)量體系審核一般分為例行的常規(guī)審核和特殊情況下的追加審核。常規(guī)審核是按預(yù)先制定的年度計劃進行,往往是對一個或幾個部門（要素）進行審核，每年應(yīng)覆蓋所有部門一次。在以下情況發(fā)生時，要組織一次特殊追加的質(zhì)量體系審核：

a.組織發(fā)生重大質(zhì)量事故或顧客有關(guān)質(zhì)量抱怨連續(xù)發(fā)生時。

b.公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標需要變化時。

c.質(zhì)量管理體系發(fā)生變化時。

d.內(nèi)部組織機構(gòu)發(fā)生重大變化時。

e.市場需求發(fā)生重大變化時。

2.5 內(nèi)審的實施

內(nèi)審是質(zhì)量體系運行情況的全面審查，它對質(zhì)量體系的改進和產(chǎn)品質(zhì)量的提高都具有重要的意義，因此內(nèi)審需要有一套正規(guī)的做法。為此組織應(yīng)制定一份“內(nèi)審程序”文件，明確內(nèi)審的目的、范圍、執(zhí)行者的職責以及具體的實施方法，并按制定的內(nèi)審程序文件實施。

3 實施內(nèi)審普遍存在的主要問題

外部審核（簡稱外審）也是審核的形式之一，雖然它能夠客觀、公正地進行，但其時間和頻次往往受外部條件的限制。比較而言，內(nèi)審在嚴格遵從外審?fù)纫蟮臈l件下，具有一定的靈活性、隨遇性，組織可根據(jù)體系運行的實際情況適時組織內(nèi)審，從而及時發(fā)現(xiàn)體系運行中的問題。但在實際中，內(nèi)審卻往往不受重視，如果內(nèi)審策劃質(zhì)量不高的話，內(nèi)審的效果就會大打折扣。

目前，能夠有效組織和策劃內(nèi)審活動的內(nèi)審員在數(shù)量上可能不少，但真正能勝任的不多，這跟組織的管理者代表以及各個部門領(lǐng)導(dǎo)對質(zhì)量體系的認識和重視程度不夠有很大關(guān)系。內(nèi)審員不積極參與，審核組織水平不夠，受審核方對審核發(fā)現(xiàn)不重視，整改措施不痛不癢或頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，同樣的不符合反復(fù)發(fā)生，最后會導(dǎo)致組織的質(zhì)量管理體系實際上名存實亡，內(nèi)審成為純粹的形式主義走過場。

4 做好內(nèi)審的方法

4.1 策劃先行，好的開始是成功的一半

審核任務(wù)明確，策劃周密是內(nèi)審成功的先決條件。

內(nèi)審要嚴格按體系標準的要求策劃，全面全方位地按要素制定審核活動檢查點，避免漏項。審核小組應(yīng)事先明確分工，突出審核重點，同時對受審核方以往出現(xiàn)的不符合和潛在的不符合進行內(nèi)部溝通討論，編制內(nèi)審檢查表時內(nèi)容應(yīng)涵蓋驗證體系糾正措施和預(yù)防措施的有效性。內(nèi)審檢查表的編寫需要多渠道的信息輸入：平時顧客的質(zhì)量投訴、抱怨，組織內(nèi)部問題的反饋；新供應(yīng)商資格認證預(yù)審時顧客提出的改進建議和審核發(fā)現(xiàn)；外審方的審核發(fā)現(xiàn)；體系運行中的效率低下或職責不明確事件等等。通過仔細的分析思考，編制針對性和操作性強的內(nèi)審檢查表，內(nèi)審員合理選擇取樣方式和審核方法，突出取樣方法和取樣的代表性。

4.2 方法科學，內(nèi)審目標才能順利實現(xiàn)

組織開展的每一項活動都是一個PDCA（Plan計劃、Do執(zhí)行、Check檢查、Act行動）的循環(huán)過程，將“PDCA”思想運用于組織質(zhì)量管理體系的內(nèi)審，既可以加強體系內(nèi)人員對其認知能力的提升，又在很大程度上提高內(nèi)審的有效性。具體做法是：P：檢查過程活動的策劃是否滿足要求；D：檢查是否按策劃輸出要求實施過程活動；C：確認是否通過自我檢查，對存在的問題采取糾正或糾正措施；A：將行之有效的措施和方法納入工作標準，使體系得以改進。

審核也是一次服務(wù)過程，它本身的質(zhì)量也遵循客觀規(guī)律，要保證審核質(zhì)量，科學合理的方法必不可少。PDCA思想可以很好的指導(dǎo)審核活動的有效實施。

4.3 把握關(guān)鍵，現(xiàn)場審核是內(nèi)審成功的焦點

實施審核要收集客觀證據(jù)，將其與審核準則相比較，評價證據(jù)滿足審核準則的程度。因此，現(xiàn)場審核時，內(nèi)審員應(yīng)堅持四個原則：堅持以“客觀證據(jù)”為依據(jù)原則；緊扣審核準則原則；獨立、公正原則；實事求是的原則。現(xiàn)場審核不要停留在口頭上，應(yīng)保證記錄抽樣的充分性、合理性。內(nèi)審員的所有活動都應(yīng)該遵循客觀獨立的原則，就事論事，發(fā)現(xiàn)證據(jù)，收集證據(jù)，要實事求是，詳細記錄審核過程的細節(jié)（時間、地點、審核對象、取樣標準、方法、記錄文件的名稱版次等）。

4.4 集思廣益，準確判斷質(zhì)量改進的機會之門

在充分討論的基礎(chǔ)上判斷發(fā)現(xiàn)問題的不符合狀態(tài)，判定不符合項條款應(yīng)由表及里，即根據(jù)現(xiàn)象把握本質(zhì)，準確判明產(chǎn)生不符合的原因，發(fā)現(xiàn)問題的核心因素，準確找到提高和改進質(zhì)量體系的機會之門。

內(nèi)審的目的不是挑毛病，更不是為了單純的開不合格項，而是通過內(nèi)審使管理水平得到不斷的提升，及時發(fā)現(xiàn)體系運行中陳舊的弊端及新出現(xiàn)的阻礙組織發(fā)展的滯后項，使體系隨時有效的得到完善和持續(xù)改進。內(nèi)審員在審核過程中應(yīng)與體系內(nèi)人員廣泛接觸，積極交流，讓內(nèi)審起到宣傳、解釋、聯(lián)絡(luò)和溝通的作用，使以往和新出現(xiàn)的問題得到真正的解決，確保管理的實效性和可持續(xù)性，使內(nèi)審成為體系運行的有力保障。內(nèi)審的氛圍一定要是友好和諧建設(shè)性的，旨在創(chuàng)造組織內(nèi)部價值，也是探索質(zhì)量改進的內(nèi)部交流。受審核方要充分配合審核組成員，提供客觀證據(jù)，并及時采取措施，迅速做出對不符合項的預(yù)防措施。

4.5 高層重視，質(zhì)量內(nèi)審的活力源泉

任何組織的活動，高層重視不重視，效果會大相徑庭！假如事情有低級別的人來組織策劃，要同級別的人來配合，效果會大打折扣；如果有高級別的人參與，受審核方的態(tài)度都會變得認真和嚴肅，內(nèi)審員也會精神抖擻，原因就是：權(quán)威的威懾力和監(jiān)控效應(yīng)！任何事，有監(jiān)督和沒有監(jiān)督效果會截然不同。高層的質(zhì)量意識和參與到質(zhì)量審核活動中的程度和頻率，完全可以決定企業(yè)的質(zhì)量管理水平。高層只要重視質(zhì)量，很多內(nèi)審中出現(xiàn)的問題會更容易解決。

[1]Rolls-Royce SABRe 《Business Requirements》