淺析科技檔案的管理

李偉時

（哈爾濱市農業科學院，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當今社會，科技檔案非常重要。科技檔案是科學技術成果的載體,是直接記述和反映科技活動的歷史記錄,是一種科技資源或科技儲備類型的知識形態的生產力。科技檔案的管理是專業性和技術性都很強的工作。

1 健全科技檔案管理網絡

建立健全系統的組織管理網絡，是做好檔案收集工作的組織保證。單位領導可以專門組建檔案管理網，督促檢查本部門應歸檔的科技文件材料，從組織管理上來保證科技檔案的齊全、完整和準確。比如檔案員不直接參與各種門類的科技文件、材料的形成過程，檔案管理的各部門相互配合,配備兼職檔案員,負責各部門各類型科技檔案的收集,檔案員對他們的工作要經常給予監督、檢查、指導、定期辦兼職檔案員培訓班,提高兼職檔案員的業務素質和工作能力,使各部門收集的文件材料能夠齊全、完整,立好的案卷整齊、規范。這樣做不但保證了檔案的數量與質量,而且使分散的文件材料及時歸攏,年終能很快地立卷歸檔，同時還減輕了檔案人員的工作量。

2 開發科技檔案保持技術

造成檔案毀損的不利因素分自然因素和人為因素。平時要以防為主，防治結合,一旦發生檔案毀損,及時采取措施,盡量修復檔案。針對人為因素要注意做到:嚴格借閱登記制度,在調閱時,取放檔案要輕拿輕放,閱檔時應愛護檔案,使其不致被茶水、煙頭損壞,不被涂抹,撕破等等。從自然因素方面來說,檔案制成材料和書寫材料質量低劣導致紙張老化,字跡退色。檔案紙張材料品種繁多,其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好,如鈔票紙、復印紙、文件用紙、工業技術用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差,在光和氧的作用下容易氧化,發黃變脆,如包裝用紙、新聞紙等。因此,檔案用紙要避開新聞紙和劣質紙。在書寫材料方面,要選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍黑墨水,不能用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆或鉛筆。良好的庫房建設與現代化技術相結合是檔案科學管理的要求,檔案種類紛繁復雜,檔案的物質材料在不斷地老化,其壽命是矛盾,檔案保管就是要盡量延長檔案的壽命。檔案室所處的環境和保管條件,對檔案的壽命也有很大影響,庫房溫度應控制在14~24℃之間,濕度保持在45~60%之間,庫房的朝向最好避免東西向,應具備良好的防光、隔熱、防塵、防水、防火、防盜、防有害氣體、防害蟲的條件。

3 提商檔案人員綜合素質

科技檔案人員如果不進入到科技信息集成系統中去，則很難掌握到科技信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。因此，科技檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。檔案人員的素質高低直接影響檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養一批復合型的人才。要加強理論知識和實踐結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，而且要不斷積累檔案信息化管理的實踐技能。理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業務技能的一個重要手段，要加強信息化技術的培訓，熟練地使用檔案管理系統。檔案人員的計算機錄入知識雖已普及，但是在運用網絡、管理軟件的使用操作及數據庫知識掌握程度還有待加強。

4 加快科技檔案信息化建設

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，受網絡信息技術的影響，加快檔案信息化建設成了創新企業檔案工作的重要內容。檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務。加速實現檔案管理現代化的進程，是以計算機技術為核心的現代信息處理。同時，要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統，并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，可防止未受權者進行違規操作。科研檔案工作是一項極為重要的基礎工作,檔案收集工作做得好與壞直接關系到檔案的數量與質量,要把檔案這項基礎工作做好,才能更好地為科技發展服務。隨著市場經濟體制的建立和科研機制轉換的不斷深化,科技檔案管理工作在科研中的地位和作用越來越引起人們的重視。完善科技檔案管理,切實管好、用好科技檔案,為科研工作提供有價值的科技檔案信息資源和高質有效的服務,對提高科研水平有著十分重要的意義。因此，做好科技檔案工作的管理使檔案管理工作起著十分重要的作用。

[1]王曉玲.淺談科技檔案的科學管理和有效利用.西北煤炭，2003-08-15.