淺談我國高等學校的檔案管理

◆徐艷玲

(沈陽音樂學院)

淺談我國高等學校的檔案管理

◆徐艷玲

(沈陽音樂學院)

高校檔案是高等院校活動的直接紀錄,高校檔案工作是學校的重要基礎工作之一,是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀錄了學校過去和今天的每一項工作、活動的全過程,而且真實地記錄著成功的經驗和失敗的教訓。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設工作中的重要內容。

一、高校檔案與檔案管理的概述

1.高校檔案管理的內容

高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、產品檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研等內容,通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系,為檔案的現代化管理打下基礎。

2.高校檔案管理的性質和特點

(1)高校檔案管理工作的性質

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理學院各部門檔案的一種獨立的業務工作,是國家科學文化事業的組成部分。與此同時,針對學院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分。

(2)高校檔案管理工作的特點。檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣,包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統。但由于檔案原始記錄性的特點,又使得檔案管理活動區別于圖書、情報等其他文獻信息工作,主要表現在 4個方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動對檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對社會的相對封閉性。

3.高校檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學性要求;規范性要求;經濟性要求;現代化要求。

二、我國高校檔案管理存在的問題

隨著社會主義建設的不斷發展,特別是與發達國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:

1.檔案意識不強,領導重視不夠

檔案意識不強具體表現在:高校對檔案的重要性認識不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認為既沒有經濟地位、沒有社會地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。

2.檔案工作人員素質偏低,隊伍不穩

在安排工作時,一般不會由工作能力強的人員擔任兼職檔案員;檔案管理人員大多數量身兼數職,半路出家,沒有經過業務學習和培訓上崗;有些高校甚至不注重學歷、業務、素質,即使學歷較高,也不是學檔案專業的;有的高校檔案人員是內部調劑上崗,從未給在崗人員進行崗位培訓,更沒有進行正規的進修或學習檔案專業知識。凡此種種,致使檔案人員業務知識缺乏,業務不精通。

3.經費不足、設備不全,硬件建設差

檔案工作要有必不可少的物質基礎,必須安排一定的專項經費,一是用于檔案庫房設施的不斷完善,保障檔案保管的基礎條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調科研建設,科研經費比重大,不重視檔案工作,對于檔案事業的經費投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經費列入規劃中,有的即使列入了規劃,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陳舊,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當今電子技術的飛速發展,特別是網絡技術的發展已覆蓋各行各業,檔案管理技術跟不上時代的步伐,很多高校檔案部門硬件設備落后,軟件還使用單機版,更新不及時。

5.對檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內容、性質、人物、檔案利用產生的社會效益和經濟效益,還沒有被廣大群眾所認識。

三、加強高校檔案管理的措施建議

高校檔案建設面臨挑戰的同時,也面臨著機遇,高校檔案工作也要順應時代的發展變化,制定自己在知識經濟中的戰略對策。

1.更新觀念,提高檔案管理意識

高校檔案界必須及早認識知識經濟、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機遇,解放思想,更新觀念,樹立并強化與知識經濟發展相適應的新的思想觀念和意識形態。

2.轉變高校檔案管理模式

知識經濟時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進檔案管理的轉變。主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉變;由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變。

3.推進高校檔案管理的現代化

面向知識經濟時代的檔案工作必須加快現代化步伐,必須因勢利導,與現代化建設接軌。運用信息技術改造傳統的檔案工作,實現檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數字化,加速檔案應用信息高速公路建設。進一步加強高校檔案管理標準化建設,充分利用檔案信息資源為經濟建設服務。

4.培養適應知識經濟要求的高校檔案人才隊伍

要盡快在高校檔案干部隊伍中普及現代知識教育,改善他們原有知識結構,加強對他們的新思想、新知識、新技術的培養,尤其注重培養他們的創新意識、創新方法,用各種適于檔案工作的新知識和新技術(特別是信息技術)來武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網絡化的趨勢。那么,如何培養高校檔案工作者?途徑和措施主要有:加強高校的檔案人才意識;建立并完善高校檔案人才培養的競爭激勵機制;進行定期或脫產培訓;通過各種途徑提高高校檔案工作者的素質。

四、結語

在知識經濟時代,檔案管理事業作為繼承保護與開發人類文明遺產的一部分,將對科技的發展和社會的進步產生重大影響,占有著舉足輕重的地位。知識經濟時代為檔案事業的發展提供了極好的機遇,但也在思想上,檔案管理的方式、方法、手段上,檔案工作者的素質上提出了嚴峻的挑戰。因此,高校檔案部門應從加強思想意識的轉變,樹立新的觀念入手,以提高人員素質為根本,實現檔案管理的現代化、科學化,大力開發檔案信息資源為知識經濟服務。大刀闊斧地對高校檔案管理進行變革,實現科學管理,找到高校檔案管理與知識經濟的結合點,才能盡快將高校檔案中豐富的科學文化知識和高新技術轉化為生產力,促進社會生產力向前發展,從而促進高校檔案管理在知識經濟時代地位的提高和作用的發揮。