淺析提高辦公室工作效率的途徑

　　摘要：文章從獨立學院辦公室的職能入手，提出當前獨立學院辦公室管理中存在工作人員責任心不強、積極性不高、分工不明確、工作壓力大和人員素質亟待提高等問題，認為辦公室管理部門應從提高工作人員的思想認識、健全學院規(guī)章制度、鼓勵探索新工作方式、提高管理人員綜合素質和改善辦公條件等方面入手，提高獨立學院辦公室的工作效率。
　　關鍵詞：辦公室；工作效率；獨立學院
　　
　　隨著我國高等教育的改革發(fā)展，獨立學院已成為我國高等教育的一支重要生力軍，承擔著本科人才培養(yǎng)的重任。學院辦公室是整個獨立學院運作的中樞，作為一個綜合性的管理部門，它起著上傳下達、溝通左右、保證學院各項工作正常運作的作用。隨著獨立學院的快速發(fā)展，辦學規(guī)模的擴大，學院辦公室的任務也越來越繁重和復雜，為了更好地發(fā)揮其參謀、督察、協(xié)調和服務的職能，恰當地處理好學院各個部門之間的關系，解決好學院的各項事務，學院辦公室必須改進工作方式，努力提高工作質量與工作效率，以此來滿足獨立學院跨越式發(fā)展的要求。
　　一、獨立學院辦公室的職能
　　要改進工作思路，提高工作效率，必須對學院辦公室的工作職能有一個準確的定位，只有權責明確，才能各司其職，提高效率。雖然不同學院的管理體制不盡相同，導致學院辦公室的職能會有細微的差別，但總的來說，有以下方面：
　　（一）上傳下達、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調
　　學院辦公室既是領導對內開展工作的指揮中心，又是對外接受學校職能部門工作任務的“橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。對于學院領導交辦的事項，辦公室要認真落實，并就任務的實施情況進行檢查監(jiān)督，并及時向領導匯報完成情況，保證各項管理目標的實現；針對學院老師或相關部門提出的意見和建議，辦公室要及時匯總，向學院領導反饋，并將領導的批示傳達給相關部門。由于辦公室的工作量大、事務繁雜、服務對象多種多樣，在繁雜的行政事務中，勢必出現不同意見和各種矛盾，這時辦公室工作人員必須在協(xié)調、溝通上下功夫，協(xié)助領導協(xié)調各個部門間的關系，保證學院各項工作順利開展，保障學院擁有一個寬松的育人環(huán)境。
　?。ǘ┹o助決策，服務領導
　　學院辦公室在執(zhí)行學院領導下達的任務過程中，接觸面廣，信息量大，能夠準確把握學院發(fā)展過程中存在的問題，學生工作的重點和難點。此時，學院辦公室除了協(xié)助院領導處理學院日常黨務、政務工作之外，還應當當好領導的參謀，為領導獻言獻計、出謀劃策，為領導制定合理有效的政策提供信息和建議，促進學院的發(fā)展。
　?。ㄈ┳龊煤笄冢諑熒?br/>　　辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務。除了協(xié)調工作、服務領導之外，辦公室還要承擔會議安排、人事聘任、物資采購、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、組織學院相關活動等事務，如此繁雜的事務就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂，把服務工作做到盡善盡美。
　　（四）營造文化環(huán)境職能
　　教師是學校文化建設的主體，由于教師平時忙于備課、教學、實驗或科研，除了常規(guī)性的學院大會，他們很少有時間會聚在一起。因此，學院辦公室必須在文化建設中起到主導作用，主動承擔起學院文化建設的職能，努力為學院營造一個和諧、健康的工作和學習環(huán)境。
　?。ㄎ澹ν獯翱诼毮?br/>　　學院辦公室還負責學院對內、對外宣傳工作；負責回答學生或家長的疑問；負責編發(fā)簡報，學院網站的建設與監(jiān)管；負責辦公室網站的維護及更新。組織、協(xié)助院領導接待重要來訪，處理信訪等。
　　二、獨立學院辦公室管理中存在的問題
　　（一）工作人員的責任心不強，積極性不高
　　由于辦公室的工作比較零碎，很多人認為這是僅僅是跑腿打雜的事務活，沒有技術含量，誰都可以勝任。正是由于工作人員對學院辦公室工作識上的偏差，致使有些工作人員不能安心工作，責任心不強，成天想著調整到一個更好的職位；另一方面，由于長期“重使用、輕培養(yǎng)”的政策，學院忽視了對工作人員的培訓，導致他們自身能力得不到提高，加之工作繁忙，從事科研時間較少，研究成果有限，職稱晉升也有難度，影響收入，這些現象都會加速辦公室人員的更新，嚴重影響工作的銜接。在工作態(tài)度方面，有些工作人員對自身工作抱著“不求有功，但求無過”的心態(tài)，認為“多做多錯、少做少錯，不做無錯”，工作上只是被動地完成領導交給的事務，積極性不高。
　　（二）管理人員不足，工作壓力大
　　獨立學院具有贏利的性質決定了管理者會從成本上考慮，人為地減少工作人員的數量，節(jié)約學院的運營成本，這就增加了在職工作人員的工作強度。另一方面，全國現有獨立學院326所，在校生達186.6萬人，承擔全國三分之一本科人才培養(yǎng)的重任。隨著辦學規(guī)模的擴大，學院辦公室所承擔的日常管理工作大幅度增加，加上學院辦公室作為學院有關部門任務下達的終端、各項信息收集的初端，工作量大、任務之繁重可見一斑。
　?。ㄈ┕芾砣藛T素質亟待提高
　　目前，獨立學院辦公室存在管理人員素質不高，來源途徑多種多樣，學歷參差不齊的現象。一方面，高校在引進高層次人才的過程中，承諾對于配偶進行合理的安置，部分人員被安排到行政管理機構，如圖書館、辦公室等，而這些人員由于學歷不高，專業(yè)不對口，影響到辦公室工作人員的整體素質；另一方面，學院沒能定期對辦公室管理人員進行相應的技能培訓。諸多原因導致辦公室管理人員的素質不高，無法滿足學院快速發(fā)展對工作人員能力的要求。
　?。ㄋ模┓止げ幻鞔_，權責不清晰且缺乏協(xié)調
　　獨立學院是我國高等教育發(fā)展史上的一種全新的嘗試，它的管理體制與傳統(tǒng)的院校有些差別，因此，不能照搬原先的管理制度；另外，由于國家教育發(fā)展的需要，獨立學院的規(guī)?？焖倥蛎洠合抵饾u增多，內外聯系變得更加頻繁且多變，這導致獨立學院的各項管理權限、職責劃分不夠及時，將嚴重制約辦公室工作管理的有效性。在辦公室工作中，由于分工、工作季節(jié)性等原因，在某一段時間內，經常會出現一部分人工作很忙，而另一部分人卻相對較輕閑的局面。正是由于缺乏協(xié)調，經常會形成抱怨，甚至引發(fā)內部的不團結、工作間的不配合現象。
　　三、提高獨立學院辦公室工作效率的途徑
　　根據本文對辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問題的分析，提高獨立學院辦公室的工作效率，應該從以下方面入手：
　?。ㄒ唬┳儽粍訛橹鲃?，提高服務意識
　　首先，辦公室人員要增強自己的服務意識，要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務體現出來的，要變被動的服務為主動服務，主動承擔起自己的參謀助手職能，認真調查、收集、篩選、分析對學院發(fā)展有價值的信息，供領導研究，為領導獻計獻策。同時，也要主動地為全體老師和全體學生服務。其次，要提高服務的本領，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責的業(yè)務，掌握相應的服務技巧，優(yōu)化服務程序，使服務工作既及時周到又不出差錯。
　?。ǘ┙⒅贫龋纬闪夹赃\作機制
　　辦公室工作要適應高等教育改革的需要，就必須加強制度化建設，使員工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明確權責分配。要做到事事有人管，人人有事干，同時也必須強調協(xié)作精神，做到分工不分家，有事大家?guī)?，員工之間能夠互相支持和幫助。二是制定完備的工作程序，照章辦事。面對如此繁鎖的日常工作，如果沒有一個合理的工作程序，很容易導致事倍功半、效率低下，所以學院必須對辦公室的工作程序有一個明確的規(guī)范，對接待事項、印章使用及管理、文件管理、檔案管理等都要明確其操作程序和流程，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是員工要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識，靈活督察方式。有良好的規(guī)章制度還需要通過有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位，否則再完備的制度也只是一紙空文，所以辦公室負責人要把頒布的學院管理文件落實到位，用制度來約束人。四是鼓勵先進，懲罰落后，調動職工工作積極性。能否調動員工的積極性，是提高整個學院辦事效率的前提，因此領導要善于激勵，賞罰分明，并將它上升到規(guī)章制度，在工作中通過某種外部的激勵，激發(fā)被管理者的工作積極性。
　　
　　（三）鼓勵創(chuàng)新，摸索新的工作思路
　　創(chuàng)新是社會進步的動力，同樣創(chuàng)新也是提高工作效率的有力武器。對于辦公室的工作，工作人員最為了解，如何精簡步驟，化繁為簡，也只有工作人員最熟悉。讓員工提建議，鼓勵他們進行創(chuàng)新，只要能夠更好地促進高校辦公室的工作，就要敢于突破陳規(guī)戒律，放開手腳去干。所以我們可以把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中，建議一經采納，就進行適當獎勵。
　　（四）努力提高管理人員的綜合素質
　　員工的素質直接決定工作效率與質量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質：良好的政治修養(yǎng)，良好的溝通能力和協(xié)調能力，良好的文件管理能力，較強的文字功底，能夠熟練操作計算機，扎實的專業(yè)知識等。目前高校辦公室管理隊伍中高教管理專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應的技能，所以對這些人員進行專業(yè)技能培訓就顯得格外重要，通過培訓補上高等教育理論、行政管理或計算機專業(yè)知識，提高工作人員的整體素質。另外，盡快推廣高校管理職員制度，根據管理干部的資歷和實際工作能力，合理確定管理人員的級別，對不同級別、不同崗位的工作人員，提出不同的崗位要求和工作內容，進行規(guī)范管理。
　?。ㄎ澹败浻布媸?，運用現代化辦公設備
　　辦公現代化是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進了辦公室工作的科學化，也提高了辦公室的工作效率，可為學校節(jié)省大量人力和物力。首先，針對辦公室外來人員較多、容易擁擠的現象，應該合理規(guī)劃與設計辦公室，努力為員工營造一個寬松、舒適的工作環(huán)境。其次，配備現代化的辦公設備，如電腦、復印機、掃描儀等硬件設備，條件允許的情況下還可以引進現代化的辦公軟件。先進的辦公條件可以加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本。最后，辦公室人員要自覺樹立現代管理意識，通過自身的學習，努力適應現代化的辦公手段，推進無紙化辦公，最大限度地提高工作效率。
　　四、結論
　　獨立學院的發(fā)展時間相對較短，各種的機構有待健全，隨著辦學規(guī)模的擴大，機構設置會越來越多，這對學院的綜合管理部門來說是一個挑戰(zhàn)，如何應對這個挑戰(zhàn)，協(xié)調好各個部門之間的關系，做好服務工作是擺在管理者面前的一個難題。本文從辦公室管理中存在的問題入手，有針對性地提出提高工作效率的途徑，希望能為決策者提供一些參考。
　　參考文獻：
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