淺談煤機企業銷售過程的內控

　　摘要：做好銷售環節內控，確保企業銷售目標的實現。
　　關鍵詞：銷售內控；壞賬風險
　　
　　煤機企業的生產模式基本是以銷定產的定單生產。有簽定合同、產品工藝設計、組織生產、檢驗入庫、發貨銷售等環節。銷售環節內部控制存在的問題有：合同簽定的不規范、未充分考慮異常情況等，常常會導致以后的經濟糾紛甚至訴訟，企業利益受到損害；應收賬款比重不斷增加，賬齡普遍過長，金額龐大的應收賬款常年掛賬，實際已無法收回仍視為債權；應收賬款壞賬計提不充分，造成虛盈實虧的假象；應收賬款的存在使企業用有限的流動資金用來墊付各種稅金和費用，加大了企業的現金流出，又在一定程度上虛增了收入，夸大了企業經營成果，增加了企業的財務風險。
　　企業如何在銷售環節加強內控措施，保證企業經營活動的效率、效果、資產的真實完整，財務報告的可靠性？
　　一、客戶信用控制
　　業務員在簽訂合同之前，要對客戶的資質條件、資金狀況，經營范圍、商業信譽等情況進行詳細的了解，防止客戶欠錢不還，增加企業的損失。業務員向上級主管提交的客戶信譽情況，客戶信用部門要嚴格審核客戶的具體情況，信譽不好的要求先付貨款后發貨，信譽好的給予的賒銷限額的大小都要嚴格履行審批程序。業務人員不能有賒銷審批權限，以避免業務員為擴大銷售而使企業承受不恰當的信用風險。企業應當建立健全客戶信用檔案，關注重要客戶資信變動情況，采取有效措施，防范信用風險。
　　二、銷售合同控制
　　業務員簽訂合同時要和客戶就商品價格、技術協議、付款方式結算方法、銷售折扣和折讓、交貨驗收、運輸、違約責任與賠償等條款作出明確規定。重要的銷售合同，應當征詢法律顧問或者專家的意見。這些條款為以后的相關內控和貨款催收提供依據。
　　三、發貨及開具發票的控制
　　簽訂合同后，技術工藝部門編制工藝組織生產，成品完成后驗收入庫。銷售部門給倉庫下達發貨指令，倉庫按照發貨通知單所列項目組織發貨，確保貨物安全達到目的地，運輸人員將貨物發送給客戶時要求客戶簽收并將客戶驗收單帶回交給運輸部門的票據結算人員。銷售部門的開發票人員依據銷售合同、銷售單、出庫單、客戶驗收單開據增值稅專用發票，禁止開具虛假發票。
　　四、應收賬款及壞賬的控制
　　開票人員將發票等支持性憑證交財務部門記錄收入和應收賬款明細賬，負責主營業務收入和應收賬款的記賬人員不能經手現金。銷售人員按照合同規定催收貨款，財務人員督促銷售人員加緊催收貨款，達到質保期后質保金仍然收不回來的，要求業務人員說明原因，繼續催收，財務人員要重點關注到期仍然沒有收回的貨款，防止壞賬的發生。對于可能確認為壞賬的應收賬款應當報告有關決策機構，由其進行審查，確定是否確認為壞賬。發生的壞賬應查明原因，明確責任，并在履行規定的審批程序后作出會計處理。對催收無效的愈期應收賬款，可通過法律程序予以解決。企業注銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存，已經注銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成小金庫。收回貨款的要及時記賬，還要關注客戶退貨的情況，及時處理。要建立應收賬款對賬制度，定期和客戶核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來賬目，指定一名不掌管貨幣資金也不記錄主營業務收入和應收賬款主管人員負責按月向客戶寄發對賬單，并要求客戶將任何不符情況直接向指定的未執行記錄銷售交易的會計主管報告，發現問題，查明原因，及時調整。
　　企業應當建立應收賬款賬齡分析制度，密切關注賬齡的變化情況，一般情況下，債務單位撤消、破產、資不抵債、發生嚴重的自然災害等導致的停產而在短期內無法償還債務以及應收賬款愈期3年以上，企業應當合理提取壞賬準備，實際發生壞賬的，一定要有董事會或經理辦公會議等類似機構批準作為壞賬損失，沖銷提取的壞賬準備。
　　企業發生的應收賬款時間有長有短，有的沒有超過收款期，有的超過了收款期，一般來說，拖欠的時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的可能性就越大，企業對應收賬款回收情況的監督，可以通過編制賬齡分析表進行。利用賬齡分析表，企業可以了解以下情況：第一，有多少欠款尚在信用期。這些款項未到付款期，欠款是正常的；但并不意味著到期就一定能夠收回，所以及時的監督仍然是有必要的。第二，有多少欠款超過了信用期，超過時間長短的款項各占多少，有多少會因拖欠時間太久而可能成為壞賬。對不同拖欠時間的欠款，應當采取不通的收賬方法，制定出經濟、可行的收賬政策；對可能發生的壞賬損失，應該提前做出準備，充分估計這一因素對損益的影響。
　　企業應對各種不同過期賬款采取不同的催收方法，對過期過短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場；對過期稍長的顧客，可措詞婉轉地寫信催收；對過期較長的的顧客，頻繁的信件催收并電話催詢，對過期很長的顧客，可在催款時措詞嚴歷，必要時提請有關部門仲裁或提起訴訟等等。企業在催收過期賬款時還要考慮發生催賬費用的多少，催賬發生的費用要低于可收回的賬款。
　　五、貨款回收的控制
　　貨款都要通過銀行，或者匯票的形式回到企業，業務人員不能接觸銷售現款，防止挪用貪污等情況的發生，業務人員接收商業匯票時嚴格審核票據的真實性和合法性，防止票據欺詐。收回的貨款及時入賬，不得設賬外賬。
　　六、結論
　　影響內控效果除了制度、政策、流程外還有人員的素質，管理層的重視程度，企業要根據實際情況，采取適當的措施，杜絕銷售環節的違法行為，使企業資金地運轉，在激烈的市場競爭中保持優勢地位。
　　參考文獻：
　　企業內部控制基本規范[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/b6381e5e312b3169
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