企業信息管理系統的實現

郭 欣

GUO Xin

（武漢理工大學 管理學院，武漢 430070）

0 引言

信息科學技術的發展促進了科技、經濟和社會的發展，而科技、經濟的進步又為信息工作實現技術的變革創造了有利條件。近年來，人們不斷的把新技術引入信息領域，使全社會的信息管理、信息檢索、信息分析達到了新的境界，推進了人類文明和經濟的發展，有力地促進了社會的進步。實踐證明，計算機信息系統技術的利用能夠帶來龐大的社會效益和經濟效益，但是開發一個信息系統，必須有一定的基礎，即必須具備一定的條件和合理的應用這些系統的條件。否則的話，這不僅不能提高企業的經濟效益，反而會造成企業資源的極大浪費。對于一個單位來說，尤其是中小企業，這些是必須考慮的。

1 企業需要管理信息系統

信息系統是一種進行組織和管理的手段，它是在信息技術的基礎上建立起來的。信息系統可以從不同側面滿足企業單位各個管理層次的信息需求，以使企業的管理活動更加科學有效。信息是正確經營決策的基礎，管理人員要做出正確的決策，除了憑借個人的經驗和理性判斷外，還需要大量正確、及時、可靠的信息。信息管理系統的應用可以提高管理決策的準確性，而且可以加強預測功能。

首先，我們可以看出信息管理系統的應用可以節省時間成本，時間成本是信息化時代的概念。節省時間成本可以加快資金的周轉，信息系統可以大大壓縮企業單位與市場的時間和空間，能夠提高產出受益。原本要花費幾小時或者幾天的查詢的資料以及分析上千份資料的工作，現在通過信息系統幾秒就能完成。

其次，信息系統可以使企事業單位獲得競爭優勢。近年來許多管理者都意識到信息管理系統可以幫助企業收集到提高銷售和市場技巧方面的數據，幫助企業降低內部成本、防止客戶流失、緊固供應商。信息管理系統是可以使公司具有強力競爭優勢的優勢工具。

再者，信息管理系統改變了人們的工作方式，使管理體制更加合理化。管理者可以直接通過信息系統直接收集數據，減少了不必要的時間花費。而且信息系統提供的數據資料能夠保證質量和數量，增強了決策者的決策能力。信息系統的引入使管理的分散化向集中管理轉化。使得組織的機構扁平化。很明顯的企業部門組織的層次減少了，形成了部門間有機的結合。管理人員的權利再分配，信息系統改變了組織的管理層次，保證高層管理者能夠迅速對決策后果進行評價和取舍。

總的來說，信息系統能夠滿足企業對于信息處理的要求，可以使企業管理人員從繁瑣、重復的事物中解脫出來，去從事信息分析判斷和決策等真正的信息處理工作，其結果必定提高各級管理人員的素質和管理水平。從以上我們可以看出，信息系統可以提高企業的經濟效益和社會效益，雖然有時這些要過好一陣才能反映出來，但是直接的經濟效益是顯著的。

2 企業信息管理系統實現的必要基礎

2.1 企業領導的重視，業務人員對此積極

企業領導人能否對信息管理系統準確認識及對信息系統的重視程度是信息系統開發的關鍵。當然這也是信息系統能否在管理中發揮其真正實效的關鍵所在。信息系統涉及到管理體制，管理方法的改革，人員的調配，機構的調整，各業務部門的協調等等重大問題。如果這些事情沒有企業領導的同意和決定，許多事情是很難決定的。國內外的許多企業實踐表明，如果企業的高層領導直接重視信息系統的開發與應用，那么信息系統便會在企業的各個管理層次發揮作用，企業能得到較好的實效。但是如果僅僅是中層的人員參與，那么這個信息系統只能會淪為作業層的管理工具，很難獲得較大的經濟效益。

業務人員的積極性也是非常重要的因素，系統開發階段需要他們介紹業務，提供數據，積極配合并且他們也是新系統的檢驗者，在新系統建立之后他們將是使用者和操作者。他們的業務水平，工作習慣和對這個新系統的積極性都將直接影響系統的使用效果和生命力。為此必須對業務人員進行培訓和宣傳，使他們能積極配合。

2.2 完整準確的基礎數據和規范化的基礎工作

信息系統將大量的數據進行高速準確的加工處理，變為對企業有用的信息。但是只有準確完整的數據輸入才能反映出企業的客觀情況，得到具有重要意義的結果。如果經營管理不善，數據輸入不準確，不完整，那么輸入的就是一堆垃圾數據，其結果也不會是好的。因此信息管理系統的實現基礎需要管理工作程序化，業務管理的標準化，報表等各項數據格式規范化統一化。不過隨著計算機技術的飛速發展，在信息系統中對于基礎工作的要求也會不斷發展變化，完善和提高。

2.3 專業的高質量技術人才

信息系統的開發需要具有管理知識、情報學知識、計算機知識和系統分析與系統設計能力的專業技術人員。同樣的投資由于開發人員的水平和素質不一樣，得到的系統差別很大。專業技術人員的結構也是很重要的，一般由系統分析員、程序設計員和操作維護人員組成。我國目前的情況是總體分析設計的人員奇缺，多數是由計算機軟件人員承擔系統分析和總體設計工作。這些人缺乏管理專業和情報學方面的知識。因此企業需要自己培養既懂計算機又熟悉專業知識的系統開發人才。但是這種復合型的人才絕非是短期內就能培養起來的。需要在開發建立系統，維護系統的過程中慢慢培養和使之成熟。

2.4 項目資金

實現一個信息管理系統所需要的計算機硬件和軟件及通信設備都是很昂貴的，因此，開發所需資金一定要到位。各種設備的種類繁多，功能各異。因此企業需要根據實際需要和資金條件，然后根據系統的可行性分析以及論證之后再確定購買所需設備。此外還需要考慮的就是計算機設備發展很快，更新換代時間非常短，而信息系統的開發周期比較長，所以系統的投資和設備應該是分期進行投入的，不然會造成購買的設備還未使用便已過時。

2.5 關于項目管理

信息系統的開發是一個具體的軟件產品開發過程，實際表明，大型軟件項目的失敗率是比較高的。其失敗原因有很多，但是組隊模式不合適勢必會造成開發的失敗，所以，一支高效的開發團隊是成功的關鍵。需要有經驗的負責人，他需要整體把握開發的全過程。還需要有團隊精神的組員，這是軟件開發人員所必須的。組隊的時候還不能忘記培訓用戶的角色。要確保所有組隊人員都能夠勝任自己的工作。

3 企業管理信息系統實現的步驟

3.1 可行性研究

軟件項目的重要部分是前期的分析研究等前期工作，代碼的編寫只占整個項目的一部分，前期的可行性和需求分析是非常重要的。

可行性研究的目的是在開發之前對所要開發的項目進行必要性可能性以及對各種方案進行分析和研究。主要任務是了解客戶的要求及實現環境，從經濟、技術和社會等各方面因素論證研究本項目的可行性，編寫初步報告并制定初步的開發計劃。主要步驟：

3.1.1 初步調查

對本系統有關的資源和系統的目標要求和限制條件等進行調查。對于每一個系統都有一個開發目標，要明確了解企業單位的目標，才能把握好系統設計的方向。要調查所開發系統的各種基本要求，包括各種功能、性能、輸入輸出要求、處理流程、和數據流程、安全性以及保密性等各項事宜。還要調查與系統相關的各種資源，系統的各種信息是隨著人、財、物、設備等產生的。當建立業務信息處理系統的時候各種資源都需要用到，而當建立情報檢索系統的時候，則重點調查文獻資源情況。最后是調查企業對系統開發運行的投入，經費投入及限制、軟硬件條件，可利用的信息資源和各種期限。

3.1.2 可行性分析

首先是從經濟上估計是否具有可行性。要進行費用估計和收益估計，要看系統所帶來的經濟效益是否能夠超過其開發和維護所需的費用，還有一部分的社會效益需要憑經驗去估計。還要研究組織機構在系統中的操作方式是否具有可行性。還有基礎數據的可用性分析。技術上的可行性分析。這些都是必須予以考慮的。

3.1.3 制定方案

根據可行性研究分析制定可實行是幾個方案，然后交由專家審核，通過的話進入下一輪的工作。否則，中斷項目。

3.2 需求分析

需求分析，需求分析是解決系統需要做什么的問題。為此系統需求分析是由軟件人員和用戶共同完成的。經過可行性研究確認系統具有可行性條件后，可進入系統需求分析階段，開發的正式工作開始。光靠可行性研究階段的分析調查是不夠的，還需要更多的詳細調查，來完成軟件的具體需求。主要進行的調查分析包括以下幾點：

業務流程的分析，在對調查分析和收集到的材料進行整理后，進一步畫出現行的系統業務處理流程圖。作圖的過程也是系統分析人員理解現行系統的過程，作圖完成后要讓業務人員審核，避免系統分析人員的錯誤理解。然后對現有的業務流程進行系統的分析，分析其有沒有重復的不合理的環節或為了有利于計算機的處理需要修改的工序。同時還必須考慮用戶提出的對現行系統的改進方面。最后確定新系統的業務處理流程。

系統功能的分析，其目的是要通過具體細節分析出本質的東西，功能分析的過程是一個由具體到抽象的過程。用由上而下或者由下而上的功能分析方法畫出現行系統的功能層次結構。然后進行新系統的目標分析，提出改進方案，最后形成新的目標系統。當確定了新系統的功能層次結構之后就可以進行數據流程的分析了。

各層次的功能之間存在著信息數據的交換，每個功能之間不是相互孤立的，而是有著相互聯系的。信息流程分析主要包括對信息的流動、處理、存儲等的分析。我們通常用數據流程圖來表示，它表示我們求解某一問題的數據通路，與此同時規定了處理各階段和所用的數據媒體，所以它能表達系統各功能和信息相關的情況。通過對信息系統的功能和數據流程圖的初步分析，可以得到新系統的功能模塊和數據流程圖。

3.3 模型設計

在通過前期的各種準備分析工作之后是建立新的系統模型。主要進行業務處理功能的設計、存儲設計、輸入輸出的設計、數據流的設計。

業務處理功能的設計主要實現確定計算機處理完成的功能，確定處理功能模塊以及功能模塊的設定。存儲設計進行時有可能對數據流程圖進行修改，這些都是必要的。當然，之后的輸入輸出的設計和數據流的設計自然要根據改動的數據流程圖進行。根據修改后的功能模塊圖和數據流程圖基本確定系統的原始模型。

在得到原始模型之后，要對系統中各要素的命名規則做出規定，方便統一和團隊合作。在此之后就是進行詳細設計，即將總體設計的的各部分組成進行詳細化，其中考慮每一模塊內具體采用什么算法是關鍵。

3.4 系統實施

到最后獲得了軟件的系統設計書，此時才進入程序的編寫階段。程序編寫是將每個模塊上的算法改造成易于閱讀和理解的程序。人們意識到讀程序的時間要比寫程序的時間多。所以這就要求程序員在編寫的過程中要注意思路清晰準確，要有條理，這樣不僅易于讀還利于在編寫過程中發現發現錯誤并及早排除。

然后是軟件開發的最后一個階段，軟件測試，測試階段是為了確認信息系統是否達到了需求說明書的要求。在開發過程中測試工作量占總工作量的百分之四十到百分之五十。測試階段是較花時間的一個階段。

最后是用戶守則和操作手冊的編寫，有了這些，同時經過用戶培訓，使用戶具有使用該系統的能力，到這里開發工作完成。接下來進入運行階段，運行過程中要對系統進行維護，保證系統的正常運行。

4 結束語

在軟件開發的整個過程中，必須經過前期的分析和用戶的需求分析，并進行新系統的基本模型設計。然后是具體的設計階段和實施算法。所以本文大篇幅的進行前期調查和需求分析的說明。

管理信息系統對企事業單位的影響與日俱增。在這個信息時代，各種科技的發展勢必也會引起信息管理系統的變革，當今社會劇烈的商業競爭全球經濟的出現，工業經濟向知識經濟的轉變，以后的信息管理系統將不再是簡單的計算機技術的應用，管理信息系統將面臨一系列新的挑戰。

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