圖書(shū)館崗位輪換策略探析——以南開(kāi)大學(xué)圖書(shū)館為例

林紅狀,張伯山

(南開(kāi)大學(xué)圖書(shū)館,天津 300071)

在傳統(tǒng)圖書(shū)館管理模式下,強(qiáng)調(diào)工作崗位相對(duì)穩(wěn)定,強(qiáng)調(diào)圖書(shū)和設(shè)備的重要性,強(qiáng)調(diào)按既定經(jīng)驗(yàn)操作,圖書(shū)館員日復(fù)一日地重復(fù)著單一的工作。組織分工在一定程度上提高了專(zhuān)業(yè)化水平,但是工作人員的積極性和主動(dòng)性卻下降了。崗位輪換是一種與現(xiàn)代圖書(shū)館服務(wù)理念相適應(yīng)的人力資源管理方式,貫徹以人為本的思想,在調(diào)動(dòng)圖書(shū)館員工作積極性、全面提升圖書(shū)館員業(yè)務(wù)水平、開(kāi)發(fā)人力資源潛力等方面發(fā)揮了重要的作用。各種類(lèi)型的圖書(shū)館已不同程度地將崗位輪換運(yùn)用到工作實(shí)踐中,并不斷探索適合各圖書(shū)館實(shí)際的崗位流動(dòng)模式。

1 圖書(shū)館崗位輪換的分析

1.1 圖書(shū)館崗位輪換的優(yōu)勢(shì)

崗位輪換是為了達(dá)到既定目標(biāo),在保持總體崗位相對(duì)穩(wěn)定、保證工作正常開(kāi)展的前提下,有計(jì)劃、有步驟地對(duì)圖書(shū)館員的工作崗位進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)是崗位輪換得以實(shí)施的組織基礎(chǔ)。通常圖書(shū)館只設(shè)有館長(zhǎng)、部門(mén)主任和普通館員三個(gè)層級(jí),組織結(jié)構(gòu)和層級(jí)的相對(duì)簡(jiǎn)單,使崗位輪換的順利推行成為可能。組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,圖書(shū)館員之間利益交織不密切,個(gè)體的調(diào)動(dòng)牽扯到的部門(mén)和人員少,崗位調(diào)動(dòng)受到的阻力小,便于工作的展開(kāi)。層級(jí)的簡(jiǎn)化,便于指令的下達(dá)和建議意見(jiàn)的上傳。

圖書(shū)館的工作性質(zhì)為崗位輪換創(chuàng)造了良好的環(huán)境。圖書(shū)情報(bào)工作實(shí)踐性很強(qiáng),不同崗位對(duì)技能的要求各不相同,但是同部門(mén)或相近部門(mén)之間工作聯(lián)系十分緊密,在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)使圖書(shū)館員能較快地適應(yīng)新崗位的工作。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,新知識(shí)、新信息層出不窮,與時(shí)俱進(jìn)本來(lái)就是圖書(shū)館員應(yīng)當(dāng)具備的優(yōu)良品質(zhì)。對(duì)于圖書(shū)館員來(lái)說(shuō),適度的崗位輪換只是使原來(lái)學(xué)習(xí)的深度推進(jìn)轉(zhuǎn)向了廣度的拓展,具有一定的知識(shí)面能促進(jìn)其工作的專(zhuān)、精。

人員結(jié)構(gòu)的變化為推動(dòng)崗位輪換的開(kāi)展提供了人才條件。近年來(lái),為了滿(mǎn)足讀者多元化的需求,許多圖書(shū)館招聘了一批具有不同專(zhuān)業(yè)背景的年輕人,在人員學(xué)歷層次上較以往有所提高。從 2005年起,南開(kāi)大學(xué)圖書(shū)館提高新進(jìn)人員的學(xué)歷門(mén)檻,陸續(xù)招聘具有研究生及以上學(xué)歷的具有不同專(zhuān)業(yè)背景的圖書(shū)館員。實(shí)踐證明,這些新生力量學(xué)有專(zhuān)長(zhǎng),善于接受新事物,富有創(chuàng)造力,熱衷于學(xué)習(xí)各種新知識(shí)。對(duì)于他們來(lái)說(shuō),崗位輪換既是全面熟悉圖書(shū)館業(yè)務(wù)的重要途徑,又是學(xué)習(xí)和運(yùn)用圖書(shū)情報(bào)理論知識(shí)的好方法。對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō),崗位輪換不僅僅是知識(shí)的傳播和運(yùn)用,而且給圖書(shū)館工作注入了生機(jī)和活力,產(chǎn)生“鯰魚(yú)效應(yīng)”,喚起圖書(shū)館員的危機(jī)意識(shí),使崗位輪換的成效迅速顯現(xiàn)。

1.2 崗位輪換面臨的挑戰(zhàn)

影響圖書(shū)館崗位輪換的問(wèn)題主要集中在兩個(gè)方面:一是來(lái)自部門(mén)和圖書(shū)館員的思想認(rèn)識(shí)。有些圖書(shū)館員習(xí)慣于既有崗位的工作,固守崗位終身制的舊模式,對(duì)崗位變動(dòng)顧慮重重,不愿意輪換。在有些圖書(shū)館員看來(lái),崗位有冷熱之分,給人以或升或降的暗示,易造成心理落差和精神負(fù)擔(dān)。各部門(mén)有本位主義思想,或者擔(dān)心工作效率,或者怕添麻煩,不愿意放走骨干人員,拒收新的人員。二是管理者對(duì)崗位輪換操作尺度的把握。人的精力是有限的,力圖培養(yǎng)“多面手”和“通才”,反而容易造成“樣樣通、樣樣松”,影響服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)步提升,甚至造成倒退。崗位輪換時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、頻度過(guò)高,可能會(huì)給人以不穩(wěn)定的感覺(jué),易使圖書(shū)館員懶散懈怠,工作效率低下。有些技術(shù)含量高或具有管理職能的崗位,需要圖書(shū)館員具有很高的專(zhuān)業(yè)技能或素質(zhì),需經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累才能勝任,這些崗位的輕易輪換會(huì)造成業(yè)務(wù)工作銜接上的斷層,導(dǎo)致工作癱瘓或質(zhì)量下降。崗位交接容易使質(zhì)量管理無(wú)據(jù)可查、責(zé)任不明,影響后續(xù)工作的進(jìn)行。[1]

2 崗位輪換的一般策略

崗位輪換是一項(xiàng)復(fù)雜的管理工作,在付諸實(shí)施之前,要全面規(guī)劃,做好程序過(guò)程控制、崗位類(lèi)型選擇、人員選擇與比例、時(shí)間頻度等工作。

2.1 程序過(guò)程控制

成立以圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的輪崗工作小組,在明確目標(biāo)的前提下,建立科學(xué)的、可操作的計(jì)劃。組織實(shí)施要穩(wěn)步展開(kāi):劃定具體的部門(mén)和對(duì)象;做好相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作,做好輪崗對(duì)象的思想工作,在思想上達(dá)成共識(shí);有針對(duì)性地組織輪崗對(duì)象培訓(xùn)。崗位輪換過(guò)程中要做好交接工作,明確責(zé)任,保證工作的連續(xù)性。加強(qiáng)對(duì)輪換過(guò)程的監(jiān)督,建立健全績(jī)效評(píng)估體系。

2.2 崗位類(lèi)型選擇

要從全局出發(fā)來(lái)考慮參與的輪換崗位,有些關(guān)鍵性崗位的輪換會(huì)對(duì)工作造成重大影響,如技術(shù)含量高的崗位、管理干部崗位等,如果沒(méi)有足夠的后備力量和一定的把握,要保持崗位相對(duì)穩(wěn)定或暫緩換崗。對(duì)于可以參與輪換的崗位,要視具體情況慎重物色好合適人選后再進(jìn)行。[2]

輪換一般要在工作性質(zhì)相近的崗位中進(jìn)行。優(yōu)先選擇部門(mén)內(nèi)部的崗位輪換,再考慮在工作上聯(lián)系密切、性質(zhì)相近的部門(mén)崗位之間的輪換。適當(dāng)鼓勵(lì)具有業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)的圖書(shū)館員到一線(xiàn)崗位工作,提升總體業(yè)務(wù)水平。提供條件讓有發(fā)展?jié)摿Φ墓芾砣藛T到各職能部門(mén)工作,以全面熟悉圖書(shū)館業(yè)務(wù),為管理崗位培養(yǎng)優(yōu)秀的后備人才。

2.3 人員的選擇與配置比例

輪換對(duì)象的選擇要充分考慮個(gè)人特長(zhǎng)、興趣和愛(ài)好等因素。具備一定條件的圖書(shū)館員才是合適的人選:年輕人和學(xué)歷較高的工作人員注重工作的挑戰(zhàn)性和追求自我的發(fā)展;有積極進(jìn)取精神和學(xué)習(xí)沖勁的圖書(shū)館員能在新環(huán)境中克服個(gè)人惰性,以飽滿(mǎn)的熱情投入工作;具備一定的圖書(shū)館情報(bào)學(xué)專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)或圖書(shū)館工作經(jīng)驗(yàn)的圖書(shū)館員能夠根據(jù)崗位需求,適時(shí)地進(jìn)行調(diào)整,縮短適應(yīng)期,提高輪換的效果。[3]

堅(jiān)持整體穩(wěn)定、局部輪換的原則。為避免輪換人員因不適應(yīng)而影響工作效率,相關(guān)崗位圖書(shū)館員應(yīng)該幫助和彌補(bǔ)輪換者不熟悉崗位造成的不適。從這個(gè)角度考慮,輪換人員數(shù)量一般不宜超過(guò)崗位總數(shù)的 20%。而對(duì)到新崗位工作的圖書(shū)館員來(lái)講,面對(duì)新的工作崗位、新的業(yè)務(wù),自然面臨一系列的壓力和新的挑戰(zhàn)。一方面,領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助可以緩解崗位不熟悉所帶來(lái)的壓力;另一方面,促使輪崗人員集中精力投入到工作中去,用最短的時(shí)間,盡快熟悉新的業(yè)務(wù)和新崗位的要求。[4]

2.4 時(shí)間頻度

輪換時(shí)間長(zhǎng)短要適宜。過(guò)長(zhǎng)不能充分發(fā)揮崗位輪換的效用,過(guò)短則會(huì)使崗位輪換流于形式。對(duì)于高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō),崗位輪換最好以學(xué)期或?qū)W年為單位,每學(xué)期之初開(kāi)始輪崗,學(xué)期末結(jié)束,盡可能少地對(duì)工作產(chǎn)生負(fù)面影響。崗位輪換是否結(jié)束主要看圖書(shū)館員是否能得心應(yīng)手地適應(yīng)新崗位的工作。

頻度把握要適中。太過(guò)頻繁輪換圖書(shū)館員的崗位容易不穩(wěn)定,反而會(huì)降低工作效率。最好將人員分成若干批次,分期、分批進(jìn)行,結(jié)束一批,再開(kāi)始一批。由于人的精力是有限的,只有適當(dāng)控制輪換的時(shí)間頻度,才能在確保圖書(shū)館崗位專(zhuān)業(yè)化程度的前提下,培養(yǎng)出“一專(zhuān)多能”的復(fù)合型人才。

3 常見(jiàn)崗位輪換類(lèi)型及策略

崗位輪換作為一項(xiàng)制度已經(jīng)在國(guó)內(nèi)多數(shù)圖書(shū)館得到了不同程度的實(shí)踐。按照輪換對(duì)象和崗位范圍,大體可以分為新入職圖書(shū)館員的輪換、部門(mén)管理層的輪換、部門(mén)內(nèi)部崗位輪換與對(duì)調(diào)、部門(mén)崗位之間的輪換 4大類(lèi)。

3.1 新入職圖書(shū)館員的輪換

崗位輪換是對(duì)新入職圖書(shū)館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的一種方式。新圖書(shū)館員到館后,輪流到每個(gè)部門(mén)工作一段時(shí)間,各個(gè)部門(mén)根據(jù)圖書(shū)館員的表現(xiàn)提出意見(jiàn),并最終決定圖書(shū)館員的崗位安排。新圖書(shū)館員的輪換時(shí)間應(yīng)為三個(gè)月到半年,最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)一年。安排的崗位不應(yīng)局限于圖書(shū)館員的專(zhuān)業(yè),而是盡可能安排到圖書(shū)館內(nèi)的主要業(yè)務(wù)部門(mén)。新圖書(shū)館員的崗位輪換目的不在于要求其對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)精,而是希望他們了解整體業(yè)務(wù)狀況,尋找個(gè)人的興趣點(diǎn)和努力方向。

3.2 部門(mén)管理層的輪換

圖書(shū)館部門(mén)管理層的崗位輪換是為了培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才。優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的培養(yǎng)需要通過(guò)多個(gè)工作崗位的鍛煉,積累經(jīng)驗(yàn),豐富閱歷,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)能力。在具體操作上,各個(gè)部門(mén)設(shè)置正、副主任兩人,一人留任,一人輪崗。輪崗過(guò)程中既充分考慮部門(mén)主任個(gè)人的意愿,又要注意個(gè)人專(zhuān)業(yè)背景和年齡結(jié)構(gòu)的搭配。輪崗期限依各圖書(shū)館的情況而定,一般為一年,待一人輪崗結(jié)束回到原崗位,留守者再輪。如煙臺(tái)大學(xué)圖書(shū)館部門(mén)主任的崗位輪換取得了積極效果,開(kāi)闊了部門(mén)主任的視野,豐富了其工作經(jīng)驗(yàn),提升了部門(mén)主任的綜合能力素質(zhì)。[5]

3.3 部門(mén)內(nèi)部崗位的輪換

部門(mén)內(nèi)部人員進(jìn)行崗位輪換是全面熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)、提高工作效率的好方法。有些部門(mén)規(guī)模大,負(fù)責(zé)的工作種類(lèi)多,工作技術(shù)含量也較高,圖書(shū)館員往往不能勝任其他崗位的工作,一旦遇到某項(xiàng)緊急任務(wù),不能集中部門(mén)力量來(lái)完成。例如,南開(kāi)大學(xué)圖書(shū)館的信息咨詢(xún)部包括讀者咨詢(xún)、館際互借和科技查新三大部分。各自的業(yè)務(wù)高峰期有所不同:新生到校時(shí)需要做大量的讀者培訓(xùn)和咨詢(xún)工作,期中時(shí)館際互借業(yè)務(wù)量較大,期末則往往是科技查新的高峰。如果圖書(shū)館員可勝任本部門(mén)若干崗位的工作,則可在本職業(yè)務(wù)量較少時(shí),兼任其他崗位的工作,大大提高人員利用率,緩解工作壓力。

具體可以參考廣東省中山圖書(shū)館外文部的做法,該部圖書(shū)館員從 2001年 4月起實(shí)行崗位輪換,原則上每位圖書(shū)館員都要輪換到從未做過(guò)的崗位(二線(xiàn)有部分人暫時(shí)不動(dòng)),1年或者 2年輪換一次。換崗時(shí)可以挑選新的崗位,但不允許重復(fù)選擇同一個(gè)崗位。[6]

3.4 部門(mén)崗位之間的輪換

部門(mén)崗位之間的輪換是圖書(shū)館員輪流到圖書(shū)館內(nèi)其他部門(mén)的崗位上工作。挑選年輕、有發(fā)展?jié)摿Φ膱D書(shū)館員到相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)學(xué)習(xí)是培養(yǎng)復(fù)合型人才的重要途徑。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,電子資源和數(shù)據(jù)庫(kù)的重要性日益顯現(xiàn)。高素質(zhì)的圖書(shū)館員輪流到各崗位工作,帶動(dòng)各部門(mén)圖書(shū)館員開(kāi)發(fā)利用電子資源,能起到積極的示范作用,提高整個(gè)圖書(shū)館的工作質(zhì)量和工作效率,是一種操作性強(qiáng)、收效顯著的輪換方式。

4 結(jié) 語(yǔ)

為了保證輪換工作持久、深入開(kāi)展,圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)和全體圖書(shū)館員要從圖書(shū)館的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā),堅(jiān)定信心,切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念,走出認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。

正確對(duì)待崗位輪換中出現(xiàn)的弊端和失誤。作為一項(xiàng)制度創(chuàng)新,崗位輪換走向成熟需要一個(gè)過(guò)程,短期的負(fù)面影響是在所難免的。面對(duì)人員和崗位變動(dòng),部門(mén)和圖書(shū)館員都需要有個(gè)適應(yīng)的過(guò)程,暫時(shí)的服務(wù)質(zhì)量下滑、效率降低應(yīng)在情理之中。有些部門(mén)主任或擔(dān)心效率降低,或者怕麻煩,不愿意放走骨干人員,也不愿意接收輪崗人員。也許缺少個(gè)別業(yè)務(wù)骨干會(huì)造成短期的不便,新手的到來(lái)會(huì)給工作帶來(lái)暫時(shí)的麻煩,但經(jīng)過(guò)幾次輪換后培養(yǎng)出的骨干團(tuán)隊(duì)將會(huì)成倍提高工作效率。短期負(fù)面效應(yīng)并不意味著缺陷,畢竟培養(yǎng)生氣勃勃、充滿(mǎn)活力的團(tuán)隊(duì)比輪換中暫時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題要重要得多。關(guān)鍵在于能夠正確面對(duì)問(wèn)題,將弊端和失誤當(dāng)作投資,不斷調(diào)整和完善崗位輪換制度,采取措施減少輪換產(chǎn)生的負(fù)面影響,真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

正確看待崗位的變動(dòng)。盡管在崗位安排上事先考慮了多方面的因素,圖書(shū)館員每次輪崗仍要面對(duì)不同的職位。出于大局的考慮,原來(lái)處于“較高”崗位的圖書(shū)館員可能被輪換到了技術(shù)含量較低的崗位,相反的情況也可能出現(xiàn)。有人會(huì)將崗位輪換視為“升遷”或“降職”,心理上的波動(dòng)在所難免。崗位輪換向圖書(shū)館員傳達(dá)了這樣的信息:任何崗位都是工作的重要組成部分,不懈地努力方能體現(xiàn)出個(gè)人的價(jià)值和意義。

[1]梁震戈.關(guān)于圖書(shū)館崗位設(shè)計(jì)與管理的思考[J].上海高校圖書(shū)情報(bào)工作研究,2009(1):24—26.

[2]要 紅.論圖書(shū)館崗位輪換——實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館員良性循環(huán)的首選[J].圖書(shū)館建設(shè),2007(3):93—95.

[3]吳晶娥.關(guān)于實(shí)行圖書(shū)館員崗位輪換制的構(gòu)想[J].河南圖書(shū)館學(xué)刊,1998(4):46—48.

[4]盛功平.高校圖書(shū)館實(shí)行崗位輪換制的探索[J].現(xiàn)代情報(bào),2002(4):28—29.

[5]裴玉香.高校圖書(shū)館部主任管理層應(yīng)建立輪崗制度[J].高校圖書(shū)館工作,2009(4):86—87.

[6]李江瓊.公共圖書(shū)館員輪崗探討——以廣東省中山圖書(shū)館外文部輪崗為例[J].圖書(shū)館論壇,2002(4):24—26.