高校采購存在的問題與采購流程優化研究

伍勁宇

華南農業大學 廣東廣州 510642

高校采購存在的問題與采購流程優化研究

伍勁宇

華南農業大學 廣東廣州 510642

基于應用ASME分析方法對當前高校采購存在問題的分析，并應用BPR核心思想與電子化采購手段對高校采購流程進行優化，最后闡述了優化后的采購流程的優點，并提出實際應用中應注意的問題。

高校采購；ASME分析方法；電子化采購；采購效率

采購工作是一項政策性強、專業程度高、牽涉面廣的系統工程,不僅影響著招標投標當事人的合法權益，也關系到高校的黨風廉政建設。近年來隨著教育體制的轉變和辦學規模的不斷擴大，高校的政府采購管理工作也呈現出一些新的特點、面臨著一些新的挑戰：高校政府采購的經濟性、時效性、合理性如何得到保證；如何針對當前的形勢特征，創新管理體系、優化管理方法和提高管理效率等，已成為一項比較重要和緊迫的課題。

1 應用ASME方法分析當前高校采購存在的問題

ASME是美國機械工程師學會(American Society of Mechanical Engineers)的縮寫，ASME方法的最大優點是可以清晰地表達流程中各個活動是否增值活動及所在環節。ASME方法采用表格的方式記錄了活動使用時間、操作對整個流程中的貢獻，包括增值活動、非增值活動、檢查、輸送、耽擱和存儲等項。其中檢查是指對數量和質量的檢查；輸送代表人員、物料、文件及信息的移動；耽擱代表在相繼的操作之間暫時的存放、耽擱或停滯；存貯代表受控存貯，如文件歸檔，這類存儲不屬于耽擱。下面我們采用ASME方法對我校采購總體流程進行分析，找出采購流程中存在等待、反復和障礙的環節，從而以利于對其實行改造和優化。我們借鑒ASME方法思想對采購總體流程做一個分析(見表1)：

表1 采購流程的ASME分析表

表1總結了采購流程中各個環節的ASME特性。時間主要浪費在最佳供應商的選擇、部門之間的信息傳遞、對文件的審核、反復地檢查以及各種非增值活動中；在增值活動中，大部分活動都是串行執行，耽誤了大量時間。使得高校在采購過程中存在著采購周期長，手續繁瑣，效率不高，透明度不高，采購準確性及質量不夠等問題。

2 應用BPR核心思想及電子化采購手段優化采購過程

通過ASME的診斷發現了當前高校中采購存在的問題，為了改造和優化采購過程，提高采購效率，保證高校采購事業的健康發展，在此引入BPR的核心思想與電子化采購手段對高校采購進行采購過程改造和優化。

BPR又稱企業流程重建(Business Process Reengineering)，其基本思想是強調以過程為核心，打破原有的職能界限和任務劃分，盡可能將跨越不同職能部門的不同專業人員完成的工作環節集合起來，合并成單一任務，由1個人或1個小組來完成。BPR思想在組織全過程，尤其在優化營運過程中得到廣泛應用。

電子化采購是電子商務的一類應用，是實施電子商務的基本內容，是近年來發達國家和地區很熱門的議題。其主要是為了適應貿易活動的需要，實現電子商務或電子數據交換，使貿易活動更便捷、更準確、更及時，在大大提高工作效率的同時，又顯著地節省交易費用。所以，電子化采購被廣泛使用。而一個典型采購周期包含以下幾個步驟：提交、分析并確定采購需求、選擇供應商、確定合適的價格、簽署采購合同、跟蹤交貨過程、確保交貨貨物入庫、付款等。用電子化采購來完成整個采購周期，不僅能很好地完成上述步驟，而且還更有效率、更方便、更規范。以下簡述應用BPR思想和電子化采購手段優化后的采購流程(如圖1所示)。

(1)提交采購需求信息。最終用戶通過填寫在線表格提出采購產品的請求，對于經常采購的商品(如協議供貨類的)，可以建立一個特別的目錄供用戶選擇，以方便最終用戶提出采購申請。

(2)采購審批。根據預先規定的采購審批流程，采購申請被依次自動地傳遞給各個責任人請求批準。

(3)網上公布采購信息。通過審批的采購信息，將自動發送到相關網頁并形成采購信息公告，邀請供應商網上議價。未通過的采購信息將需要最終用戶更改后重新提交申請。

(4)供應商管理。從電子化角度對供應商的信息化程度、服務水平、業務能力、技術水平和發展前景等多方面進行綜合評價。合適的供應商就有機會參加網上競標。

(5)網上競價。網上競價是一場優勝劣汰的競爭。是在規定的時間，供應商們紛紛在電子化采購平臺登錄，將自己的每一次競標價鍵入，等待著自己所投出價格的反饋情況。

(6)選擇供應商。一旦采購申請被最終確認，采購人員不僅能從網上得到供應商的價格和數量信息，還可以通過與軟件集成的電子化采購系統瀏覽技術圖紙，這樣就獲得了進行采購決策所需的數量要求、價格要求和功能要求，并且可以在采購系統生成的供應商比較報告的輔助下進行決策。這種方法比從行業雜志、聽推銷員上門推銷，電話聯系供貨商等方法快捷、高效、準確。

(7)合同簽訂。待供貨商中標后，中標供貨商便能從系統中自動生成合同，打印交甲乙雙方簽訂，并實時查詢采購狀態。

(8)送貨并跟蹤訂單。合同簽訂后供應商向采購方發貨，并提出驗收申請，采購人員可以通過合同編號追蹤采購執行情況直至交貨。

(9)驗收。待貨到以后，采購人員從系統打印驗收表，并驗收貨物，核對相關信息和貨物性能。

(10)資產管理與共享。驗收無誤后，用戶登錄系統對采購貨物申報固定資產并領取憑證報賬。此時大型儀器設備的相關信息已自動在校園網上共享。師生可根據情況申請使用儀器。

(11)電子支付。如果連接了銀行系統，則可進行電子支付，完成電子化采購的全過程。

(12)采購評估。一次采購活動完成后要進行供應商評估，包括產品交期、產品質量、服務質量、信息共享等并反饋供應商，改進不足之處，為下次采購做準備。

3 優化后采購體系的優勢

(1)可使高校掌握采購主動權。高校根據自己的實際需求，通過網絡公布采購的物品及其采購的要求，不僅減少了采購的盲目性，同時由于供應商之間價格和質量競爭，使高校獲得質優價廉的商品，還可以通過網絡隨時和供應商進行溝通，及時獲取售后服務。

(2)可使高校降低采購成本。網上采購擴大了供應商范圍，從中選擇報價和服務最優的供應商，突破傳統采購供應商數量的局限性，實現本地化采購向全球化采購的轉變，同時可以實現無紙化辦公。

(3)可使高校提高采購的透明度。優化后的采購流程通過將采購信息在網站公開，采購流程公開，由計算機根據設定標準自動完成供應商的選擇工作，有利于實現實時監控，提高了采購商品和采購價格的透明度。

(4)為采購人員準確驗收提供條件。優化后的采購流程降低了采購人員由于繁瑣的紙質程序和傳統采購模式帶來的巨大工作量，為采購人員進行驗收提供了更多的時間和準確的資料條件，從而保證了采購的質量。

(5)可使高校提高采購效率。首先，高校利用互聯網可快速獲取信息和傳遞信息，節約了尋找所需物品的時間，縮短了采購周期；其次,優化后的采購流程實現了采購信息的數字化、電子化，提高了采購的準確性滿足用戶需求；最后，采購流程的自動化和實時監控有效地提高了采購的管理效率。

(6)規范高校采購過程并提高監管力度。優化后的采購流程使物資采購業務操作程序化。采購業務操作必須按照軟件規定的流程進行，否則無法通過，可以大大減少物資采購過程中的隨意性。有利于規范采購行為和采購市場，建立一種比較良好的經濟環境和社會環境；同時,其促使物資采購管理定量化、科學化，為監管機構提供了實時監控的平臺，從而提高監管力度。

4 實施過程中應注意的問題

(1)物資采購的側重點。物資采購的主要著眼點，應該定位在供應商的管理上。因此不僅要實現觀念上的轉變，更要在工作的內容和重點上進行調整。

(2)優化后采購的流程中電子采購網站的運行安全。鑒于物資采購工作的特殊性，電子化采購網站的設計建設不僅要從網絡技術角度充分考慮安全問題，還要特別強調實行用戶會員制度和對不同角色用戶進行有限授權。對紛繁的供應商群體進行資格篩選審查。

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[4]陳連剛.電子商務企業管理與實訓[M].北京：經濟科學出版社，2008

Abstract: Based on the application of the analytical method of ASME, the process of procurement in universities has been analyzed. Meanwhile it has been optimized by the application of the main idea of the BPR and the E-Procurement. At last the advantages of the optimized process of procurement in universities have been expounded, and some matters need attention in the process of application have been proposed.

Key words: the procurement of universities; the analytical method of ASME; the E-Procurement; the procurement efficiency

Analysis of the problems in procurement of universities and purchasing process optimization

Wu Jingyu
South China agricultural university, Guangzhou, 510642, China

2010-11-19

伍勁宇，碩士，行政干部。