淺議會計電算化工作中的系統(tǒng)管理員

江西《都市家教》雜志社 陳凌

一、系統(tǒng)管理員設(shè)置的必要性

會計電算化可以理解為一個由人、計算機、數(shù)據(jù)和程序組成的較為復(fù)雜的人機系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員負責(zé)整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行，如系統(tǒng)軟件、硬件的維護，系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。

二、系統(tǒng)管理員現(xiàn)狀分析與基本要求

(一)現(xiàn)狀分析

會計電算化工作中，系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負責(zé)人或會計主管擔(dān)任，也可指定專人擔(dān)任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談，造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過大，相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時，有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限。究其原因，主要有兩個方面：(1)某些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限，支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權(quán)力；(2)某些單位混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限，對系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認識不清楚，往往將二者混為一談。

(二)基本要求

會計人員對系統(tǒng)管理員的要求是：出現(xiàn)問題能夠徹底解決。當(dāng)報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機了，應(yīng)用程序出現(xiàn)不干活，會計人員首先想到的不是去問網(wǎng)絡(luò)管理員或其他人員，而是找系統(tǒng)管理員，因為他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因，還是計算機硬件或網(wǎng)絡(luò)方面的原因。這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。這就要求系統(tǒng)管理員首先應(yīng)該熟悉會計業(yè)務(wù)，了解會計軟件的各項功能及其結(jié)構(gòu)、聯(lián)系，尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件的功能設(shè)置。其次，要求系統(tǒng)管理員掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀(jì)律的各項規(guī)定。第三，系統(tǒng)管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識，單機條件下應(yīng)熟悉基本的計算機硬件，出現(xiàn)硬件的小問題知道錯誤在何處及解決辦法；網(wǎng)絡(luò)條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò)方面的基本硬件知識，如需要知道用語名字識別的域名服務(wù)器(NDS)或口令識別的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)器（N15),執(zhí)行系統(tǒng)設(shè)置或關(guān)鍵任務(wù)所使用的任何服務(wù)器，如打印管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)、文件管理服務(wù)器等。第四，系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況，了解主要工作流程。最后，要求系統(tǒng)管理員具有良好的職業(yè)道德、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性，其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、重要工作口令等，故而要求系統(tǒng)管理員應(yīng)忠于職守、誠信自律，具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。

三、系統(tǒng)管理員的職責(zé)與權(quán)限

系統(tǒng)管理員最終是保證計算機軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員的首要任務(wù)是,負責(zé)建立系統(tǒng)軟件的運行環(huán)境、建帳時的各項初始化工作。系統(tǒng)軟件運行環(huán)境的建立包括結(jié)合本單位實際情況建立會計科目、憑證類型、會計核算方式、報表類型、總帳及明細帳的勾對等。值得一提的是,系統(tǒng)管理員非常有必要參與系統(tǒng)建賬等初始化工作，盡早熟悉軟件,結(jié)合本單位實際情況提出適宜的實施方案。系統(tǒng)管理員要監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行，負責(zé)會計軟件日常運行管理工作。計算機病毒對系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴(yán)重得多，預(yù)防與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中應(yīng)加以重視的問題。系統(tǒng)管理員有責(zé)任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力，堅決杜絕病毒可能入侵的機會。系統(tǒng)管理員應(yīng)負責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測,保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的正常運行；負責(zé)在系統(tǒng)發(fā)生故障時，及時組織有關(guān)人員恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行，針對系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)故障原因。對系統(tǒng)各類人員進行分工、管理操作,協(xié)調(diào)他們之間的工作關(guān)系。對用戶的管理，必須及時掌握對新成員的增加注冊、離崗成員的處理操作、人員分工權(quán)限的授權(quán)管理等。系統(tǒng)管理員應(yīng)對系統(tǒng)的安全性負責(zé)，尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難包括數(shù)據(jù)庫受到嚴(yán)重的意外破壞：或者因為意外情況，如火災(zāi)、水災(zāi)、失盜、電源問題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴(yán)重破壞；或者會計數(shù)據(jù)受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改等，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時備份會計數(shù)據(jù)，監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內(nèi)恢復(fù)到系統(tǒng)最近狀況，這應(yīng)當(dāng)作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個重要方面。系統(tǒng)管理員的權(quán)限應(yīng)當(dāng)局限于系統(tǒng)的管理和維護。不過有一點需要著重提出的是：對于自主開發(fā)的專用軟件，系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開發(fā)人員擔(dān)任或兼任的。

四、系統(tǒng)管理員與會計主管的關(guān)系

電算化條件下的會計主管主要負責(zé)組織和管理本單位會計電算化工作，確定會計人員的崗位安排、分工權(quán)限，總體負責(zé)單位會計電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作，本部門工作進度，系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠，數(shù)據(jù)的安全，協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。系統(tǒng)管理員負責(zé)單位會計電算化的具體技術(shù)管理工作，包括會計軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下，會計主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng)；當(dāng)然，在單位會計人員不多、會計業(yè)務(wù)量不大、會計軟件為單機運行時，會計主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責(zé)任等方面來講，會計主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負責(zé)人，系統(tǒng)管理員應(yīng)服從會計主管的工作安排，系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大”的，其所做各項工作都應(yīng)對會計主管負責(zé)。