忻州市水利檔案管理現狀及對策

李建華

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

忻州市水利檔案管理現狀及對策

李建華

（忻州市水利局，山西 忻州 034000）

水利檔案是對水利建設工作的記錄，是水利事業的重要組成部分。但在目前的水利檔案管理工作中還存在很多問題，亟需改進。結合實際工作經驗，對忻州市水利檔案管理的現狀和重要性進行了分析，并針對性地提出了解決措施。

水利檔案；檔案管理；技術檔案；工程檔案

近年來，隨著國家對水利工作的日益重視，忻州市水利事業取得了長足發展，但由于自然條件差、自然災害頻發、水利基礎設施缺乏等原因，全市水利建設落后的狀況沒有得到根本性的改變，成為制約忻州市經濟社會發展的瓶頸。在今后一段時期內，水利工程建設將成為忻州市工程建設的重中之重。檔案管理作為水利工程建設工作的重要組成部分，目前傳統落后的檔案管理辦法已不能適應現代工程建設管理的需要。如何做好新時期水利工程建設檔案的管理工作，促進忻州市的經濟發展是亟需深入研究的課題。

1 水利檔案現狀及存在問題

忻州市水利工程在灌溉、防洪、發電等方面曾經發揮過巨大作用，有力地促進了工農業生產的發展。但隨著時間的推移，很多水利工程老化失修、帶病運行，灌溉面積逐年減少，工程效益逐年降低。近年來，水利工程除險加固、節水改造等項目日益增多，但由于歷史原因，一些水利工程檔案資料缺失甚至不全，給項目的鑒定和整治帶來了很多困難。

1.1 個別單位和領導對水利檔案工作重視不夠

一項水利工程的完工由建設、勘測、設計、施工、監理等多個單位參與，手續繁多、內容復雜，形成的水利檔案資料也十分龐大。然而很多單位并未真正認識到水利檔案收集工作的重要性，對檔案工作重視不夠，甚至有些檔案資料只掌握在個人手里。而且檔案室大多設備老化、配置不全、資料缺乏，檔案管理極不規范。

1.2 檔案工作人員對檔案工作認識不到位

部分檔案工作人員工作缺乏積極性和主動性：只注重收集紅頭文件、忽視其他材料；只注重收集以單位、組織名義的文件，忽視以個人名義形成的重要文件；只注重收集通過文秘部門發出的文件，忽視其他方面的文件；只注重收集本單位的生產技術檔案，忽視設備、基建等其他技術檔案；只注重收集紙質文件材料，而忽視照片、影像檔案等。由于檔案人員對檔案信息化認識普遍不高，重視不夠，習慣于傳統的手工工作。這種狀況對水利工程的安全鑒定和日常維護極為不利。

1.3 案卷規范整理工作不到位

水利建設工程大都建在比較偏僻的農村。從近幾年全市水利工程項目建設的施工單位檔案管理情況來看，基層檔案管理人員水平參差不齊，人員變動頻繁，而且不注重參加檔案培訓及業務咨詢，不按規范整理，只是靠平時在工作中揣摩，現有收集回來的檔案資料有按實際情況組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的，導致組卷混亂現象比較嚴重，案卷厚薄不一、裝訂規格各異、規范參照不同，檔案管理混亂、毫無章法。

低效率的管理造成水利檔案管理滯后，不能適應時代發展的要求。作為水利工程建設的管理單位，需盡快、科學地解決這些問題，加快檔案信息化建設，使水利檔案真正發揮效益。

2 水利檔案管理措施

利用好水利檔案，可以為水利建設發揮很大的作用。通過對水利檔案資料進行研究，吸取前人的經驗和教訓，取得新的研究成果，為今后開展水利工作提供更為科學的理論指導，為領導決策提供參考，避免不必要的浪費，降低工作成本，提高工作質量。

第一，加強領導，強化單位領導和工作人員的檔案意識。新形勢下，中央把水利工作擺到了一個非常重要的位置，水利事業迎來了新的發展機遇，為水利工程檔案管理帶來了較大的發展機會與空間。檔案管理工作中存在的問題很大程度上是缺乏監督與領導，為此，單位領導必須認識到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。此外，還應成立專業的檔案管理工作領導小組，對管理工作中的問題進行分析研究，及時找到解決辦法。

第二，制訂管理措施，使相關工作人員照章辦事。目前，水利檔案管理工作缺乏制度性的措施，檔案收集、檔案管理及檔案使用不規范。因此，為搞好檔案工作，必須制訂完善規章制度，使有關人員都照章辦事。在檔案工作中，應依照《檔案法》、《中華人民共和國水法》、《保密法》、《科學技術檔案管理暫行規定》等法規制定相關的規章制度。對水利科技檔案資料的收集、立檔、管理、利用、安全保密等方面進行嚴格規定。

第三，加強業務培訓，提高基層水利檔案人員的整體素質。強化檔案業務水平、提高檔案人員自身素質是當前檔案工作的首要任務。隨著新的檔案管理制度與檔案技能方法的出臺，檔案工作又進入了一個新的改革時期。為此，必須學習掌握好檔案基礎知識，利用有限的時間積極參加檔案部門舉辦的各種業務培訓，請檔案主管部門及時給予業務監督和指導，發現問題及時指導改正。在此基礎上提高一線檔案責任領導和專兼職檔案人員的檔案意識和檔案管理水平；制定案卷整編操作規程，規范整編操作程序。檔案管理人員參加工程竣工驗收，特別是竣工初驗時，應對竣工驗收的檔案提出具體要求，嚴格把好竣工檔案的質量關，以確保整個工程檔案的齊全、完整和準確。

G271

C

1004-7042（2011）07-0043-02

李建華（1963-），女，2010年畢業于山西省委黨校經濟管理專業，館員。

2011-05-12；

2011-06-19