淺談小灣水電工程檔案管理

梁 華

(中國葛洲壩集團第二工程有限公司,成都,610091)

小灣水電站工程位于云南省西部大理州南澗縣與臨滄地區風慶縣交界的瀾滄江中游河段,系瀾滄江中下游河流規劃八個梯級水電站中的第二級,是以發電為主,兼有防洪、灌溉等綜合利用效益的特大型水電工程。

由于工程規模大、工期長,環節多,小灣水電工程檔案管理具有成套性、專業性和動態性的基本建設項目檔案的特點。又因為本工程合同多、施工周期長、檔案數量大、監理和施工單位多,并且施工中存在一個合同多家施工、多家監理的情況,因此項目檔案的匯總、管理難度較大。怎么管理好如此龐大的檔案,采取什么措施?如何做到工程完工、檔案歸檔?是本文著重介紹的重點。

1 工程檔案管理措施

1.1 領導重視,為項目檔案管理提供保障

本工程項目檔案涉及面廣、參建單位多、專業復雜,為此,領導非常重視,充分認識到項目檔案管理工作不僅僅是一項專業性管理工作,而且是工程建設中不可缺少的重要環節。由于對檔案工作認識到位、組織到位、措施到位,并在組織上予以保證,配備了滿足工程需要的專職檔案人員,設置了專門的檔案庫房,硬件設施設備齊全,適應了現代化管理的需要,為檔案工作的順利開展奠定了基礎。

1.2 建立健全項目檔案工作的規章制度是做好檔案工作的基礎

首先,結合工程實際制定工程檔案管理辦法和規定是搞好小灣工程檔案的基礎。小灣主體工程的設計、施工、監理單位,來自全國四面八方,他們都按各自長期形成的習慣進行項目檔案的整理編制,這樣將使形成的項目檔案標準不一、分類混亂、排列不清。為使項目檔案有章可循,有計劃、高標準有序地編制整理,在項目開始時在管理上就以 《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》為準繩,以《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》、《國家重大建設項目檔案驗收辦法》等標準、規范為依據,結合工程建設實際,不斷完善小灣工程檔案管理制度體系,制定了適用性和操作性較強的《小灣水電工程項目文件材料編制、歸檔及檔案整理辦法》、《小灣水電工程檔案分類表》、《小灣水電工程檔案分類細則及說明》、《小灣水電工程竣工檔案驗收歸檔工作規定 (試行)》、《關于加強小灣水電工程設備儀器檔案管理工作的通知》等辦法和規定。通過對項目檔案收集整理、編制質量、歸檔范圍、分類原則上所作的明確規定,使項目檔案做到 “對號入座、一步到位”,檔案工作得以規范、系統地進行,規章制度在整個項目檔案中起到保障的作用。

其次,建立檔案管理體系是保證檔案完整、準確、系統的重要措施。小灣水電工程規模大、周期長,且施工隊伍流動性強,這給檔案的收集歸檔工作帶來一定的困難。針對這種特殊情況,建立檔案管理網絡是非常必要和適用的。小灣水電工程在工程開工時,項目部就成立竣工辦公室,配置專 (兼)職檔案人員,建立覆蓋全項目的檔案管理體系。項目部也在辦公室設置了檔案室,負責小灣工程建設全過程項目文件的編制、歸檔等工作的業務指導、監督、檢查、驗收和接收;質量安全部成立了竣工驗收辦公室,負責對小灣工程的設計、施工、監理、質量監督、調試運行等單位的項目文件編制、歸檔工作的組織、協調,從而在體系上保證了工程檔案的完整性。

再次,加強隊伍建設,提高專兼職檔案人員的素質。加強檔案知識培訓,不斷總結學習檔案知識,開拓進取,適應信息時代快節奏的發展;不斷汲取新知識,學習信息網絡環境下的檔案管理、光盤技術、電子文件的保存等,具備合理的知識結構,提高了檔案兼職人員自身的素質。同時,檔案兼職人員要增強事業心和責任感,對歷史負責,對后人負責,保證檔案材料的準確、完整,重視文件材料的形成和積累,切實做好檔案的收集、管理工作,使工程檔案能夠完整地反映工程建設的全過程,不漏點滴。

1.3 歸檔審核是決定案卷質量的關鍵

在項目文件歸檔前,工程技術人員和檔案人員應嚴格把關,認真審核,把不符合規范要求的文件拒之門外,使歸檔文件的真實性和準確性得到有效控制。首先,對項目歸檔范圍進行審核,采用預立卷的方法,按照小灣水電工程歸檔范圍的內容,先由施工單位對該項目所形成的文件材料逐一進行收集和預立卷,再由監理單位對文件材料的齊全、準確性進行審核,最后報小灣建管局竣工辦和檔案室。在審核過程中,再次對文件材料是否齊全逐條核對,提出該項目的缺項、漏項,應修改補充和完善的內容,提出整改意見,盡量讓施工單位竣工文件一次性通過整改,避免因返工造成的極大工作量。這樣就為合理組卷和案卷的高質量奠定了堅實的基礎。

其次,對編制的案卷質量進行審核。案卷質量的審核包括文件材料內容、案卷編目、文件材料的系統性和成套性、分類的科學性等各方面。文件材料內容的審核主要有文件是否為原件,文件的簽署蓋章手續是否完備,文件內容的真實準確性,文件的書寫材料是否符合要求,各種記錄表格用紙是否規范,裝訂是否符合歸檔要求等。案卷編目的審核主要有卷內文件頁號是否按規定要求填寫,卷內目錄的填寫是否規范清楚,備考表的填寫是否完備,案卷題名是否能簡明、準確的揭示卷內文件內容,案卷封面和卷脊填寫是否正確等。文件材料的系統性和成套性審核。建設項目檔案反映了建設項目活動的全過程,它們之間既以不同的工作階段相區別,又以總體的程序和專業技術內容相銜接,因此在組卷時要遵循項目文件的形成規律和成套性的特點,保持卷內文件的有機聯系,組卷合理,卷內文件排列有序。分類的科學性主要是指按照 《小灣水電工程的項目劃分表和檔案分類表》,將各種項目文件對號入座,杜絕同一檔號內有不相聯系的文件出現。

再次,審核竣工圖的編制是否符合規范要求?？⒐D是工程施工結果在圖紙上的反映,是對工程實體的真實寫照,是項目檔案工最重要的部份,是真實的原始記錄,是竣工驗收以及今后運行維護的依據。項目竣工圖編制必須真實、準確地反映項目竣工時的實際情況。在竣工圖的審核中,重點審核是否做到圖物相符、技術數據可靠。即必須準確反映施工真實狀況,隱蔽工程的真實結構狀況及工程特征、設計變更、結構變更、材料變更等基本情況。包括是否采用新藍圖、圖面是否清晰,標識是否按規范進行,是否逐張加蓋、簽署竣工章,整理符合檔案管理要求等。

另外,對項目檔案中不同載體文件,如照片、磁盤、光盤等,應檢查其存儲格式是否符合國家有關規范要求,以確保今后的有效使用。

1.4 加大指導力度和定期檢查培訓是做好工程檔案的前提

竣工檔案的整理工作,一般都是由工程技術人員編制,他們基本都是第一次接觸檔案,因此可能會對這一工作重視程度不夠,有可能損壞或散失某些非常珍貴的檔案,或不按規范收集整理,等到項目驗收時才進行突擊整理,浪費人力、物力,影響了案卷質量。因此,在建設初期,檔案管理人員就深入現場,使檔案工作一開始就步入正軌,少走彎路。在工程建設過程中,把檔案工作融入到工程建設全過程,與工程實體質量同等重視。結合質量管理的要求,按時會同監理對分部工程項目文件的形成、管理進行檢查,及時掌握文件材料收集、整理的進度,特別是檢查隱蔽記錄整理情況。在檢查指導中,對發現的新情況和問題,都及時進行認真分析,研究解決問題的措施。同時,要求各職能部門對已建成的項目文件,及時立卷,按要求歸檔。

一般來說,參與工程建設的工程管理人員對工程檔案的重要性認識不夠、業務水平參差不齊。為了加強對工程建設各階段檔案工作的有序管理,我們還有計劃、有措施、定期邀請云南省檔案局和瀾滄江公司的專家進行檔案業務知識培訓,詳細介紹項目檔案工作的法規、標準和小灣工程檔案編制的基本要求,學習檔案基礎知識和施工過程原始簽證文件填寫方法,增強他們做好檔案工作的責任感,提高業務水平,為保證竣工檔案的案卷質量打下了良好的專業基礎。

1.5 驗收、考核制度是做好工程檔案的強有力保證

項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的,要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案。積累是基礎,要早抓、勤抓,回憶錄式的檔案是不能作為工程建設各項需要的依據。首先,從工程項目開工時就抓項目檔案工作,從工程開工就設立竣工機構和檔案人員,組織、協調指導參建單位,將項目檔案工作與項目建設同步進行,監督、指導項目文件的編制和項目檔案的整理,并對文件質量進行檢查確認,按照國家有關規定、組織竣工驗收管理工作。針對小灣工程規模龐大、工期長、監理及施工單位多的特點,實行項目文件的編制工作與工程建設 “三同步”的管理。即工程開工與項目文件的收集同步進行,工程建設中要與項目文件的積累、整編、審定工作同步進行,工程完工驗收時要與提交一套合格的竣工檔案的驗收同步進行?？⒐すぷ魅藛T始終直接參與整個工程建設和驗收全過程。

其次,將項目檔案的歸檔工作融入到工程的驗收中。小灣水電工程所有合同項目竣工驗收前,先進行竣工檔案驗收,項目文件驗收通過后,方可進行實體的竣工驗收?？⒐n案未達到歸檔要求的合同項目不予以竣工結算。檢查驗收程序:施工單位竣工檔案收集編制-監理單位審核-小灣建管竣工辦審查-小灣建管局檔案室審定,并對 “小灣水電工程檔案審核簽證單”進行簽署。施工單位必須對竣工檔案進行認真的校核,技術負責人針對竣工檔案的完整性、準確性和系統性進行嚴格的審查后,逐項簽署意見;監理單位對整編過程監督檢查,嚴格核對是否達到歸檔要求,簽署意見;最后建管按相關文件進行審查,確認是否達到歸檔要求。

同時設立了工程檔案保證金制度進行歸檔控制,以建安工程費的2.5%作為檔案保證金,檔案驗收移交后返回參建單位,并設立 “竣工檔案歸檔獎”,對按期優質完成的單位進行獎勵,對不按期完成的單位進行處罰。這樣不但保證了工程檔案的按期歸檔,同時也調動了檔案人員的積極性,為更好的完成工程檔案提供條件。

再次,將項目文件的收集整理工作納入質量管理工作中,建立了月檢查、季考核、年評比制度。要求各單位成立相應的竣工機構,設置專、兼職檔案工作人員,配備必要的檔案管理條件(配備必要的工作力量),相對固定的竣工檔案編制人員,至少有一人參與過項目文件全過程的編制;建立完整規范的臺帳,要求參建單位編制項目的完工驗收、文件的收集整理情況,同時按計劃進行,并按時報送竣工辦備查。把項目文件的收集整理列入監理月考核、小灣水電工程建設管理局在季度質量考核中,對檢查中發現的不符合要求的單位,提出整改措施,并限期整改。項目文件的收集整理將直接影響考核結果。對于一個合同多個單位施工、監理的情況,由最后負責施工和監理的單位進行項目文件的匯總編制工作。

1.6 信息化建設

為適應現代化管理,提高檔案管理效率,瀾滄江公司購置了清華紫光企業檔案管理系統,統一安裝到施工單位。施工單位的歸檔工作必須在該系統中完成,移交歸檔時先在系統中進行,符合要求后再進行檔案實體移交。這樣不僅僅簡化了日常各種目錄的錄入工作,而且對于施工單位內部形成的電子文件和CAD圖紙部份都可作全文瀏覽,提高了工作效率,強化了管理。檔案人員在網上可以隨時檢查各單位編制進程,便于監督和指導。伴隨著數碼相機的使用,項目文件也產生了大量的數碼照片,數碼照片的收集整理、歸檔及存儲也就成為需要急待解決的問題。為了確保這些照片的有效使用,要求施工單位提交一套沖印好的照片外,同時還用不可擦除光盤刻錄一套,采用電子和紙質同步的方法歸檔。

2 管理效果和經驗

小灣水電工程檔案管理,通過采用事前控制、事中介入、驗收把關的全過程控制管理模式,將檔案工作滲透于項目建設的每一個階段、每道工序、每一個工作環節之中,將項目檔案工作貫穿于項目建設的全過程,使項目建設中形成的每一份文件都處于受控狀態。目前,本工程檔案管理做到了工程竣工驗收完后三個月內,施工單位能提交一套完整、準確、系統的項目檔案,從案卷質量和歸檔及時性上都得到了保證,做到了人走檔案在,人走了檔案有人做。

3 結語

通過對小灣工程檔案管理的具體實踐,深刻體會到:要做到創優質工程的同時創一流的工程檔案管理,必須從工程項目立項時就開始抓起,實行 “三同步”的管理。小灣工程加強檔案意識宣傳教育,把工程項目竣工檔案工作列入施工進度計劃,制定切實可行的檔案管理制度,保證了小灣工程竣工項目檔案的完整、準確、系統、齊全,真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程,符合國家對重大建設項目歸檔的要求。